กลุ่มศูนย์ต้นทุนเป็นกลุ่มของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องซึ่งเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เฉพาะเจาะจงในบางลักษณะ ธุรกิจจำนวนมากรวมถึงสถาบันการเรียนรู้ระดับสูงใช้ประโยชน์จากกลุ่มต้นทุนเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือแผนกเฉพาะ แนวคิดเบื้องหลังการรวมกลุ่มคือการเชื่อมโยงต้นทุนทางตรงและทางอ้อมกับโปรแกรมควบคุมต้นทุนเฉพาะทำให้ง่ายขึ้นในการกำหนดจำนวนรวมของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของแผนกหรือความสำเร็จของโครงการที่กำหนด
ในขณะที่โครงสร้างที่แน่นอนของกลุ่มต้นทุนแตกต่างกันไปองค์กรส่วนใหญ่ต้องการสร้างลำดับตัวเลขที่สามารถกำหนดให้กับโครงการเฉพาะได้ บ่อยครั้งที่กลุ่มค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลจะมีลำดับสูงสุดสิบหลักโดยมีกลุ่มของตัวเลขเหล่านั้นที่ใช้เพื่อเชื่อมโยงกลับไปยังโครงการ ตัวอย่างเช่นตัวเลขสี่หลักแรกของกลุ่มต้นทุนอาจระบุแผนกเฉพาะที่ทำงานในโครงการในขณะที่อีกสองหลักระบุโครงการเอง ตัวเลขสี่หลักสุดท้ายจะเกี่ยวข้องกับกลุ่มย่อยเฉพาะของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการเช่นค่าใช้จ่ายในการสื่อสาร
การสร้างกลุ่มต้นทุนทำให้สามารถเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายกับแผนกและโครงการที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้จึงไม่ใช่เรื่องผิดปกติที่ลูกค้าธุรกิจจะต้องให้ศูนย์ต้นทุนหรือหมายเลขสระว่ายน้ำแก่ซัพพลายเออร์เพื่ออ้างอิงในใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าหรือบริการที่มีให้ ลำดับของตัวละครที่ประกอบขึ้นเป็นข้อมูลฝ่ายบัญชีที่จำเป็นในการคิดต้นทุนกลับไปยังรายการบรรทัดด้านขวาภายในเรคคอร์ดการบัญชี
สามารถรวมกลุ่มต้นทุนเพื่อติดตามชุดค่าใช้จ่ายที่ต้องการ ตัวอย่างเช่นผู้อำนวยการฝ่ายขายแห่งชาติสามารถกำหนดศูนย์ต้นทุนหรือกลุ่มการขายให้กับแต่ละภูมิภาคการขายภายใต้เขตอำนาจของเขาหรือเธอทำให้สามารถแยกค่าใช้จ่ายในการแบ่งตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ กลุ่มค่าใช้จ่ายยังสามารถใช้เพื่อระบุกลุ่มค่าใช้จ่ายเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับโครงการเดียวทำให้สามารถระบุจำนวนเงินที่ใช้ไปกับวัสดุสิ้นเปลืองได้อย่างง่ายดายสิ่งที่ใช้ในการสื่อสารโทรคมนาคมเช่นการประชุมทางโทรศัพท์และงบประมาณโครงการเป็นเท่าใด ใช้ในการสำรวจผู้บริโภค
เมื่อใช้เพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดกลุ่มต้นทุนจะทำให้งานบัญชีง่ายขึ้นมาก ลำดับของตัวละครทำให้ง่ายต่อการเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายต่างๆกับโครงการที่กำหนดโดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากในการค้นคว้าวิธีการคิดค่าธรรมเนียม ตราบใดที่ฝ่ายบัญชีรู้ว่าศูนย์ใดได้รับมอบหมายให้แผนกหรือโครงการใดคุณสามารถใช้ค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
