ข้อกำหนดการออกแบบเป็นเอกสารรายละเอียดที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับลักษณะของโครงการเพื่อกำหนดเกณฑ์ที่นักพัฒนาจะต้องปฏิบัติตาม ข้อกำหนดการออกแบบใช้สำหรับทุกสิ่งตั้งแต่การวางแผนสำหรับยานอวกาศใหม่ไปจนถึงการจัดการกับข้อกังวลในการออกแบบของที่ใส่ดินสอ เอกสารนี้ให้คำแนะนำกับทีมพัฒนาและช่วยให้ลูกค้ามีการป้อนข้อมูลที่ชัดเจนในกระบวนการออกแบบ ด้วยความคาดหวังที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนในตอนเริ่มต้นความสับสนของทั้งสองฝ่ายจะถูกขจัดออกไป
ส่วนหนึ่งของข้อกำหนดการออกแบบกล่าวถึงการใช้งานตามวัตถุประสงค์และลักษณะของการใช้งานนั้น ตัวอย่างเช่นนักพัฒนาที่ทำงานบนทางหลวงสายใหม่จะพูดคุยกันว่าถนนจะวิ่งไปที่ใดมีถนนหนทางเท่าไหร่และกี่คันที่ควรเห็นในแต่ละวันโดยอ้างอิงจากการวิจัยเบื้องต้น วัตถุประสงค์ของโครงการควรมีความชัดเจนในส่วนนี้ของข้อกำหนดการออกแบบเพื่อขจัดปัญหาการออกแบบเช่นความล้มเหลวในการเตรียมการสำหรับการใช้งานที่คาดการณ์ไว้
ข้อกำหนดการออกแบบจะรวมถึงคำอธิบายโดยละเอียดของข้อมูลจำเพาะรวมถึงขนาดน้ำหนักราคาโดยรวมและอื่น ๆ ควรพูดถึงน้ำหนักที่ว่างและน้ำหนักเปล่ารวมถึงหัวข้ออื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้อง ยิ่งรายละเอียดมากเท่าไหร่ก็จะยิ่งง่ายขึ้นสำหรับทีมพัฒนาในการส่งมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการอย่างแม่นยำ รายละเอียดอาจมีความสำคัญในกรณีที่มีข้อพิพาท ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท สั่งซื้อชั้นหนังสือขนาดเฉพาะและผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปไม่ถูกต้องก็สามารถชี้ไปที่บรรทัดในข้อกำหนดการออกแบบและขอให้ชั้นวางทำขึ้นอีกครั้ง
เอกสารนี้สร้างรูบริกที่มีประโยชน์สำหรับการประเมินประสิทธิภาพ ในช่วงเวลาของการส่งมอบลูกค้าและทีมพัฒนาสามารถตรวจสอบเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามเงื่อนไขทั้งหมด หากทีมไม่สามารถระบุข้อกำหนดเฉพาะได้พวกเขาจำเป็นต้องให้ข้อมูลเกี่ยวกับสาเหตุและควรติดต่อลูกค้าในระหว่างการพัฒนาเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานการณ์และพูดคุยเกี่ยวกับตัวเลือกต่าง ๆ เพื่อจัดการกับปัญหา ตัวอย่างเช่นหากไม่สามารถใส่หกที่นั่งในรถยนต์ได้การย้ายลำตัวอาจแก้ไขปัญหาได้
ทั้งสองฝ่ายควรอ่านข้อกำหนดการออกแบบอย่างรอบคอบก่อนที่จะอนุมัติขั้นตอนต่อไปในการพัฒนา ลูกค้าจำเป็นต้องอ่านเพื่อดูว่ามีการแสดงคุณสมบัติที่ต้องการหรือไม่ หากมีบางอย่างขาดหายไปหรือไม่เป็นไปตามเกณฑ์ที่ต้องการก็ควรขอแก้ไข ทีมพัฒนาอ่านเอกสารเพื่อวางแผนกระบวนการพัฒนาและหากพวกเขาระบุสิ่งที่พวกเขารู้ว่าจะไม่เป็นไปได้หรือที่อาจสร้างความขัดแย้งพวกเขาควรพูดคุยเรื่องนี้ก่อนที่จะยอมรับสัญญา
