คำแถลงการแจกจ่ายจะรวมอยู่ในเอกสารอย่างเป็นทางการเพื่อแสดงถึงระดับความปลอดภัยขั้นต่ำที่จำเป็นในการอ่าน ในขณะที่คนส่วนใหญ่จะถือว่าคำแถลงการแจกจ่ายจะพบได้เฉพาะในเอกสารทางทหารหรือรัฐบาล แต่นี่ไม่ใช่กรณี องค์กรเอกชนจำนวนมากโดยเฉพาะ บริษัท ขนาดใหญ่ธนาคารและ บริษัท วิจัยใช้งบเหล่านี้เช่นกัน ในขณะที่วิธีการต่าง ๆ ของการรักษาความปลอดภัยข้อมูลมีอยู่ระบบส่วนใหญ่ใช้ระบบทหารอเมริกันห้าระดับระบบธุรกิจสี่ระดับหรือระบบระหว่างองค์กรสี่ระดับ
โดยทั่วไปคำสั่งการแจกจ่ายนั้นโดดเด่นมากในเอกสาร หากมีใบปะหน้ามันไม่ใช่เรื่องแปลกที่ข้อความจะพิมพ์ทั้งที่ด้านบนและด้านล่างของหน้า ภายในเอกสารโดยทั่วไปคำสั่งการแจกจ่ายจะอยู่ที่ด้านบนของหน้าแรกท่ามกลางข้อมูลส่วนหัว ตำแหน่งที่โดดเด่นเหล่านี้รับรองเจ้าของว่าทุกคนที่อ่านเอกสารจะมีการกวาดล้างที่เหมาะสมหรือไม่สนใจคำสั่ง
หนึ่งในคำแถลงการจัดจำหน่ายที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดคือระดับห้าระดับที่ทหารอเมริกันใช้รวมถึงกลุ่มทหารตะวันตกอื่น ๆ อีกมากมาย ระดับสูงสุดคือความลับสูงสุดหมายถึงเฉพาะผู้ที่มีระดับการกวาดล้างสูงสุดสามารถอ่านเอกสารได้ จากนั้นจะลงมาถึงระดับความปลอดภัย: ความลับความลับข้อ จำกัด และความละเอียดอ่อน แต่ไม่ได้จำแนกประเภท ระดับสุดท้ายคือไม่ได้จัดประเภทและทุกคนสามารถใช้ได้
ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบคำแถลงการแจกจ่ายที่คล้ายกัน ระบบพื้นฐานมีความลับในระดับสูงสุดตามด้วยส่วนตัว, ละเอียดอ่อนและสาธารณะ ในหลายกรณีระบบนี้มีความผ่อนคลายมากกว่ารุ่นรัฐบาล ในทางตรงกันข้ามเมื่อธุรกิจทำงานอย่างหนักกับรัฐบาลหรือทหารมันไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับพวกเขาที่จะใช้ระบบรักษาความปลอดภัยที่คล้ายกัน นี่เป็นเรื่องธรรมดาโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคนใน บริษัท มีความมั่นคงของรัฐบาลเป็นส่วนหนึ่งของงานปกติของพวกเขา
ระบบทั่วไปล่าสุดเป็นที่รู้จักกันดีที่สุดในเรื่องความปลอดภัยของสัญญาณไฟจราจร ระบบนี้ทำงานบนหลักการที่คนส่วนใหญ่มีมุมมองที่ฝังแน่นของสีบางอย่าง ในระบบนี้เอกสารสีแดงใช้ได้เฉพาะในระดับสูงสุดเท่านั้น สีเหลืองมีกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้นและมีเอกสารสีเขียวสำหรับทุกคนในองค์กร สีสุดท้ายเป็นสีขาวเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าชม
ระบบนี้เป็นเรื่องธรรมดาเมื่อองค์กรต่าง ๆ ทำงานร่วมกันในโครงการ แทนที่จะพยายามรวมระบบรักษาความปลอดภัยที่แตกต่างกันสองตัวเลือกสัญญาณไฟจราจรจะถูกใช้แทน ระบบนี้ยังใช้งานได้ดีเมื่อองค์กรที่ให้ความร่วมมือไม่พูดภาษาเดียวกันเนื่องจากคำแถลงการแจกจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรอาจตีความผิด ข้อ จำกัด เพียงอย่างเดียวคือการรับรู้สีที่ต่างกันของแต่ละประเทศ
