การประชุมแจ้งกำหนดการเป็นการประชุมที่สมาชิกในทีมที่รับผิดชอบทั้งหมดได้รับฟังการบรรยายสรุปเกี่ยวกับโครงการใหม่ กิจกรรมอาจรวมถึงการอภิปรายเกี่ยวกับความตั้งใจของโครงการการกำหนดระยะเวลาการแบ่งปันค่าใช้จ่ายและข้อ จำกัด งบประมาณและการมอบหมายหน้าที่ของโครงการ การประชุมแจ้งกำหนดการมักจะรวมถึงสมาชิกในทีมในหลาย ๆ หน้าที่และในบางครั้งอาจรวมถึงตัวแทนลูกค้าด้วย
จุดประสงค์ของการประชุมกำหนดการเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยทำให้สมาชิกในทีมทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน การประชุมดังกล่าวเป็นโอกาสสำหรับผู้จัดการโครงการในการแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ยากเช่นวันครบกำหนดของโครงการข้อกำหนดและงบประมาณ แต่ยังสามารถรวมข้อมูลที่อ่อนนุ่มเช่นนิสัยใจคอของลูกค้าและการตั้งค่า
ผู้จัดการโครงการมักรับผิดชอบในการจัดกำหนดการประชุม เธอมักจะเป็นเจ้าของการจัดตั้งและติดตามวาระ ซึ่งรวมถึงการกำหนดเวลาที่ทุกฝ่ายที่ต้องการสามารถพบปะได้ จองสถานที่; และในกรณีของการประชุมระยะยาวที่เกิดขึ้นในช่วงพักกลางวันให้สั่งอาหารกลางวันสำหรับสมาชิกในทีม
ในระหว่างการประชุมผู้จัดการโครงการจะจดบันทึกอย่างระมัดระวังเกี่ยวกับรายการทั้งหมดที่กล่าวถึงการตัดสินใจและคำถามที่จะตอบในภายหลัง เธอจะต้องรับผิดชอบในการสร้างความมั่นใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเห็นด้วยกับข้อตกลงระยะเวลาและค่าใช้จ่ายและพวกเขาเข้าใจในสิ่งที่พวกเขาต้องการ หลังจากนั้นผู้จัดการโครงการควรแจกจ่ายบันทึกย่อการประชุมที่ชัดเจนและรัดกุมทันที
หนึ่งในฟังก์ชั่นที่สำคัญที่สุดของการประชุมแจ้งกำหนดการคือการตั้งค่ารายการส่งมอบ นี่คือรายการของรายการทั้งหมดเนื่องจากลูกค้าและการดำเนินการเฉพาะที่จำเป็นเพื่อตอบสนองการส่งมอบแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่นลูกค้าที่ส่งมอบอาจจะผลิตสัญญาณ entryway สำหรับสถานที่ค้าปลีก เพื่อให้บรรลุผลนี้ต้องมีการออกแบบเครื่องหมาย, วัสดุต้องได้รับการจัดหาและสั่งซื้อ, จะต้องมีการผลิต, คุณภาพต้องได้รับการตรวจสอบ, และต้องส่งสัญญาณและ / หรือติดตั้ง ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อไม่สามารถสั่งซื้อวัสดุได้จนกว่าผู้ออกแบบจะออกแบบเครื่องหมายและหากขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งไม่เสร็จตามกำหนดเวลาผู้ติดตั้งจะไม่สามารถตรงตามกำหนดเวลาได้
การมอบหมายงานมีความสำคัญต่อกระบวนการดังนั้นบันทึกการประชุมสำหรับการประชุมกำหนดการควรมีรายการของรายการการกระทำวันที่ครบกำหนดและผู้รับผิดชอบ หากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมีปัญหากับวันครบกำหนดข้อมูลจำเพาะหรือราคาการประชุมกำหนดการเป็นเวลาที่จะนำมันขึ้นมา การประชุมนี้จัดให้มีฟอรัมเปิดสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับสิ่งที่ต้องการเพื่อผลิตโครงการที่ประสบความสำเร็จ
