บัญชีแยกประเภทเป็นบันทึกที่สมบูรณ์ของบัญชีทั้งหมดที่ใช้ในธุรกิจหรือบันทึกการเงินส่วนบุคคล โดยปกติแล้วคนมักจะเรียกบัญชีแยกประเภทของการบัญชีเป็นบัญชีแยกประเภททั่วไปและนักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีใช้มันร่วมกับวารสารการบัญชี สมุดรายวันเป็นการบันทึกธุรกรรมทางการเงินรายวันและบัญชีแยกประเภททั่วไปแตกต่างกันเนื่องจากผู้ทำบัญชีบันทึกรายการตามชื่อบัญชี โดยทั่วไปบัญชีแยกประเภททั่วไปมีห้าประเภท ได้แก่ สินทรัพย์ค่าใช้จ่ายหนี้สินส่วนของเจ้าของและรายได้
โดยทั่วไปเค้าโครงหน้าสำหรับวารสารและบัญชีแยกประเภทจะแตกต่างกัน บัญชีแยกประเภททั่วไปที่พบมากที่สุดคือการออกแบบสี่คอลัมน์ที่มีคอลัมน์สำหรับธุรกรรมบัตรเดบิตและเครดิตและยอดคงเหลือเดบิตหรือเครดิต คอลัมน์อื่น ๆ บันทึกวันที่ของข้อมูลอ้างอิงการโพสต์ที่ประสานกับรายการบันทึกประจำวันและคำอธิบายของรายการหรือธุรกรรม การอ้างอิงการโพสต์หรือโพสต์ Ref., คือหมายเลขหน้าวารสารที่มีการโพสต์รายการและมีความสำคัญต่อการตรวจสอบรายการ
ข้อดีอย่างหนึ่งของบัญชีแยกประเภทการบัญชีก็คือมันให้ภาพรวมของสถานการณ์ทางการเงิน ซึ่งแตกต่างจากสมุดรายวันบัญชีแยกประเภทรักษาความสมดุลในการทำงาน เจ้าของธุรกิจสามารถดูธุรกรรมบางประเภทโดยไม่ต้องค้นหาผ่านรายการบันทึกประจำวัน ตัวอย่างเช่นหากบุคคลต้องการดูว่ามีลูกค้าจำนวนเท่าใดที่มียอดค้างชำระกับ บริษัท ของตนเขาหรือเธอจะตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ภายใต้หัวข้อสินทรัพย์ในบัญชีแยกประเภท
การผ่านรายการเป็นกระบวนการคัดลอกวันที่คำอธิบายและจำนวนเงินไปยังบัญชีแยกประเภทจากสมุดรายวัน โดยทั่วไปผู้ทำบัญชีใช้การอ้างอิงการโพสต์ของรายการบันทึกประจำวันเป็นตัวบ่งชี้ว่าเขาหรือเธอโพสต์รายการบันทึกประจำวันไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป ตัวอย่างเช่นหากบุคคลหยุดพักดื่มกาแฟในขณะที่โพสต์รายการบันทึกประจำวันไปยังบัญชีแยกประเภทของบัญชีเขาหรือเธอสามารถค้นหาสิ่งที่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างง่ายดายโดยการเปรียบเทียบการอ้างอิงการโพสต์ หากทำอย่างถูกต้องรายการที่สมบูรณ์จะมีการโพสต์ รายการที่ไม่สมบูรณ์จะไม่มีหมายเลขอ้างอิงการโพสต์
สัญลักษณ์ที่สำคัญอื่น ๆ ในบัญชีแยกประเภทของบัญชีรวมถึงการระบุว่าบัญชีถูกปิดและหากมีสถานการณ์อื่นที่นำไปใช้กับบัญชี บางครั้งผู้ทำบัญชีแสดงข้อผิดพลาดในการบัญชีโดยการเขียนการปรับหรือแก้ไขในบัญชีแยกประเภท เมื่อยอดคงเหลือถูกโอนไปยังหน้าอื่นผู้ทำบัญชีจะเขียนยอดคงเหลือในหน้านั้น สัญลักษณ์เหล่านี้มีความสำคัญต่อความสมบูรณ์ของกระบวนการ
