จดหมายรับรองคือจดหมายจากหัวหน้างานผู้สอนหรือหน่วยงานที่มีอำนาจใกล้เคียงกันซึ่งแนะนำผู้สมัครที่เฉพาะเจาะจงสำหรับตำแหน่งงาน คุณอาจได้ยินจดหมายแนะนำที่เรียกว่าจดหมายอ้างอิง จดหมายดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสมัครเข้าเรียนในวิทยาลัยและพวกเขาสามารถสนับสนุนการสมัครงานเช่นกัน จดหมายแนะนำตัวที่เขียนขึ้นอย่างดีนั้นถูกกำหนดให้กับบุคคลที่ได้รับการแนะนำโดยเฉพาะและประเภทของตำแหน่งที่บุคคลนั้นสมัครแม้ว่ามันจะเป็นไปได้ที่จะเห็นตัวอักษรทั่วไปของคำแนะนำซึ่งสามารถนำมาใช้ซ้ำได้
จดหมายรับรองได้กลายเป็นส่วนร่วมของขั้นตอนการสมัครบางอย่างที่วิทยาลัยบางแห่งดูแลห้องสมุดของจดหมายดังกล่าวในไฟล์นักเรียน ตัวอย่างเช่นหากแมรี่เจนร้องขอจดหมายจากศาสตราจารย์แมคนามาร่าจดหมายนั้นจะถูกส่งไปยังแฟ้มนักเรียนของเธอเพื่อให้เธอต้องการมันอีกครั้งเธอสามารถขอสำเนาผนึกจากโรงเรียนแทนที่จะขอสำเนาศาสตราจารย์ใหม่ . ผู้คนอาจได้รับจดหมายอ้างอิงสากลเมื่อออกจากงานในระยะยาวเพื่อแสดงความปรารถนาดีจากอดีตนายจ้าง
การขอจดหมายรับรองอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยทั่วไปเมื่อคุณรู้ว่าคุณจะต้องมีหนังสือรับรองสำหรับบางสิ่งคุณควรถามคนที่เหมาะสมที่สุดในการเขียนจดหมาย คำขอส่วนใหญ่ควรใช้คำพูดในลักษณะที่ผู้แนะนำรู้สึกสบายใจที่จะปฏิเสธคำขอหากเธอหรือเธอไม่มีเวลาเพียงพอหรือไม่รู้สึกว่าเขาหรือเธอสามารถเขียนจดหมายที่เที่ยงตรงและถูกต้องได้ ในคำขอผู้คนควรแน่ใจว่าได้ระบุว่าเมื่อใดที่พวกเขาต้องการการตอบรับที่จะยอมรับหรือปฏิเสธคำขอและเมื่อจำเป็นต้องใช้จดหมายจริงๆ ในการเตรียมตัวสำหรับคนที่อาจปฏิเสธคำขอหรือส่งจดหมายช้าเกินไปคุณควรขอตัวอักษรมากกว่าที่คุณต้องการ หากได้รับการร้องขอทั้งหมดก็จะทำให้ใบสมัครของคุณดูดีขึ้น
ขึ้นอยู่กับลักษณะของตำแหน่งที่สมัครผู้สมัครอาจถูกขอให้เปลี่ยนเป็นจดหมายแนะนำตัวซึ่งระบุว่าเขาหรือเธอยังไม่ได้อ่านจดหมาย สิ่งนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อกระตุ้นการตอบสนองอย่างตรงไปตรงมาจากผู้แนะนำและเพื่อให้แน่ใจว่าผู้สมัครจะไม่ลบจดหมายที่ไม่พึงประสงค์ออกไปอย่างเงียบ ๆ หากมีคนคิดว่าเขาหรือเธอจะเขียนจดหมายแนะนำที่ไม่ดีสิ่งที่ต้องรับผิดชอบคือการปฏิเสธคำขอ
เมื่อเขียนจดหมายรับรองผู้แนะนำควรคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ผู้สมัครไม่เหมือนใครและจุดแข็งของเขาหรือเธอคืออะไร เป็นความคิดที่ดีที่จะพูดถึงระยะเวลาที่ผู้แนะนำรู้จักผู้สมัครและในเนื้อหาเช่นเดียวกับใน“ แมรี่เจนใช้ภาษาอังกฤษกับฉันเป็นเวลาสองปีที่ผ่านมา” หรือ“ โจบ็อบได้ทำงานในแผนกของฉัน 10 ปีที่ผ่านมา” การอ้างอิงรางวัลหรือความแตกต่างในส่วนของผู้สมัครมักได้รับการส่งเสริมเช่นเดียวกับการบอกเล่าเรื่องราวส่วนตัวที่ทำให้ผู้สมัครเป็นมนุษย์และทำให้เขาหรือเธอน่าจดจำยิ่งขึ้น หากผู้แนะนำมีการเชื่อมต่อส่วนบุคคลกับองค์กรหรือสถาบันที่ผู้สมัครใช้นั้นก็เหมาะสมที่จะพูดถึงเรื่องนี้เช่นกัน
