สำนักงานไร้กระดาษเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทำงานกับเอกสารส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในรูปแบบดิจิตอลจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์และเข้าถึงได้ง่าย มันขึ้นอยู่กับแนวคิดที่ว่าก่อนหน้านี้ฟังก์ชั่นที่ใช้กระดาษเป็นหลักของสำนักงานแบบดั้งเดิมได้กลายเป็นดิจิทัล เมื่อคอมพิวเตอร์กลายเป็นที่แพร่หลายในสภาพแวดล้อมการทำงานของตะวันตกผู้นำทางความคิดเริ่มมองเห็นสถานที่ทำงานที่ดำเนินธุรกิจแบบดิจิทัลไม่เพียง แต่ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ แต่ยังช่วยลดความต้องการกระดาษ
แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงานไร้กระดาษคือในกรณีส่วนใหญ่และในอุตสาหกรรมส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสาร ตัวอย่างเช่นสัญญาสามารถสร้างได้ในสำนักงานเดียวส่งอีเมลถึงฝ่ายต่างๆและลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์โดยแต่ละฝ่ายจะมอบสำเนาเอกสารรับรองที่ลงนามแล้ว พิมพ์เขียวสามารถจัดเก็บและเข้าถึงออนไลน์โดยมีการติดตามความคืบหน้าการก่อสร้างด้วยระบบดิจิตอล ร้านอาหารสามารถปรับปรุงการดำเนินงานของพวกเขาและลดข้อผิดพลาดโดยทำให้ระบบการสั่งอาหารเป็นดิจิทัล ธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินธุรกรรมทางการเงินอย่างน้อยบางส่วนทางอิเล็กทรอนิกส์
นอกเหนือจากการลดปริมาณกระดาษในที่ทำงานเพียงอย่างเดียวข้อได้เปรียบที่สำคัญของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคือทุกคนสามารถใช้เวอร์ชันล่าสุดได้ทันที การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยมีความสำคัญอย่างยิ่งในด้านการดูแลสุขภาพซึ่งบันทึกของผู้ป่วยได้รับการเก็บรักษาไว้ในแฟ้มกระดาษในสถานที่ต่าง ๆ โอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจะมีนัยสำคัญเมื่อขึ้นอยู่กับไฟล์ดังกล่าว อย่างไรก็ตามผู้ป่วยบางรายมีข้อมูลทางการแพทย์ที่เกี่ยวข้องบนอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับการปรับปรุงทุกครั้งที่ไปพบแพทย์ อุปกรณ์เหล่านี้สะท้อนโดยบันทึกไว้ในฐานข้อมูลกลางมีส่วนร่วมที่สำคัญในการลดการพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านการดูแลสุขภาพบนกระดาษและความเสี่ยงต่อปัญหาที่เกี่ยวข้องกับมัน
เมื่อเทียบกับระเบียนดิจิทัลกระดาษมีข้อบกพร่องมากมาย เอกสารที่เป็นกระดาษต้องใช้เวลาในการจัดการจำนวนมาก - การสร้างเอกสารจากนั้นจัดเก็บและเรียกคืน การส่งจดหมายเป็นการเพิ่มเวลาและเงินอีกระดับให้กับการจัดการกระดาษ เอกสารที่เป็นกระดาษจะต้องถูกจัดเก็บไม่ว่าจะเป็นตัวอักษรหรือตามวันที่สร้างและวิธีเดียวที่จะดึงเอกสารที่เป็นกระดาษก็คือการรู้ว่ามันถูกเก็บไว้อย่างไร นอกจากนี้ผู้จัดการยังรับทราบอย่างจริงจังว่าเอกสารที่มีการพิมพ์ผิดมักจะเป็นเอกสารที่สูญหาย
หนึ่งในอุปสรรคที่สำคัญที่สุดสำหรับสำนักงานไร้กระดาษคือปัจจัยมนุษย์ - นั่นคือธุรกิจส่วนใหญ่มักจะมุ่งเน้นกระดาษและมันยากที่จะเปลี่ยนนิสัยเก่า ตัวอย่างเช่นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมักจะพิมพ์และยื่นเพียงเรื่องปกติ นอกจากนี้ความซับซ้อนและความสามารถที่เพิ่มขึ้นของเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารทำให้สามารถพิมพ์เอกสารที่มีคุณภาพซึ่งก่อนหน้านี้มีเฉพาะเครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์ แต่มีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย สิ่งนี้นำไปสู่ความบ้าคลั่งในการพิมพ์ทั่วโลก นับตั้งแต่เวลาที่สำนักงานไร้กระดาษได้ถูกต่อเชื่อมเป็นครั้งแรกจนถึงปี 2000 คาดว่าผลผลิตกระดาษทั่วโลกจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า อย่างไรก็ตามตั้งแต่นั้นผลลัพธ์ก็ปรับระดับแล้วเริ่มลดลง
การใช้สำนักงานไร้กระดาษอาจก่อให้เกิดประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมที่พึงประสงค์ การผลิตกระดาษมีส่วนช่วยในการตัดไม้ทำลายป่าและมลภาวะนอกเหนือจากการผลิตก๊าซเรือนกระจกที่กล่าวว่าทำให้โลกร้อนขึ้น นอกจากนี้หมึกที่ใช้ในการผลิตเอกสารนั้นสามารถมีส่วนประกอบที่เป็นอันตรายซึ่งในปริมาณยังมีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม
เอกสารสำคัญจำนวนมากสามารถทำสำเนาดิจิทัลและองค์กรที่ใช้โปรแกรมไร้กระดาษรวมถึงการสแกนบันทึกกระดาษที่มีอยู่เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมเหล่านั้น บริษัท หลายแห่งพบว่าพวกเขาเก็บบันทึกกระดาษจำนวนมากที่ไม่ต้องการเช่นสำเนางบรายเดือนที่ส่งถึงลูกค้า นอกเหนือจากการลดปริมาณกระดาษเอกสารที่จัดเก็บแล้วองค์กรที่มีโปรแกรมแปลงเป็นดิจิทัลแล้วสามารถจัดสรรพื้นที่เพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกเหนือจากที่จัดเก็บเอกสาร
