สมุดรายวันเงินเดือนเป็นสมุดรายวันการบัญชีพิเศษที่ประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท บริษัท ใช้วารสารบัญชีเงินเดือนในการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างเงินเดือนภาษีเงินเดือนผลประโยชน์และข้อมูลอื่น ๆ วารสารพิเศษช่วยให้ บริษัท สามารถแยกข้อมูลเพื่อตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานของ บริษัท ได้อย่างง่ายดาย บริษัท ที่มีพนักงานหลายโหลหรือร้อยคนอาจใช้วารสารเงินเดือนจำนวนมากเพื่อแยกย่อยข้อมูลตามกลุ่มและ / หรือประเภทข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง
สมุดรายวันเงินเดือนให้ประโยชน์ที่สำคัญสามประการแก่ บริษัท บริษัท สามารถแบ่งชนชั้นแรงงานประหยัดเวลาในการโพสต์ข้อมูลไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล บริษัท หลายแห่งแยกประเภทแรงงานของพวกเขาในวารสารการบัญชีและบัญชีแยกประเภท สิ่งนี้ทำให้ บริษัท สามารถเก็บรักษาบันทึกเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับประเภทและจำนวนพนักงานที่ใช้ในการทำหน้าที่ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง การแยกบันทึกประจำวันขั้นพื้นฐานประกอบด้วยเงินเดือนและพนักงานรายชั่วโมง นอกจากนี้วารสารเหล่านี้ยังสามารถแยกพนักงานตามแผนกแผนกหรือข้อมูลเฉพาะอื่น ๆ
หน่วยงานทรัพยากรมนุษย์มักจะรับผิดชอบในการรักษาข้อมูลบัญชีเงินเดือนของ บริษัท ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และพนักงานติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับชั่วโมงการทำงานของแต่ละคนใน บริษัท ค่าคอมมิชชั่นหรือโบนัสผลประโยชน์และข้อมูลอื่น ๆ การใช้บัญชีเงินเดือนทำให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์สามารถตรวจสอบข้อมูลนี้แยกต่างหากจากข้อมูลบัญชีอื่น ๆ ของ บริษัท แผนกทรัพยากรมนุษย์มักจะเตรียมรายการบันทึกประจำวันสำหรับแต่ละรอบบัญชีเงินเดือนและโพสต์ข้อมูลนี้ลงในสมุดรายวันบัญชีเงินเดือน เมื่อสมุดรายวันเงินเดือนเสร็จสมบูรณ์ตลอดระยะเวลาบัญชีผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะเปลี่ยนข้อมูลนี้ไปยังแผนกบัญชีของพวกเขาเพื่อรวมไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท
ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอาจลดลงโดย บริษัท ที่ใช้วารสารบัญชีเงินเดือน สมุดรายวันเงินเดือนสามารถกระทบยอดแยกต่างหากจากบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท การกระทบยอดนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลเงินเดือนเท่านั้นที่รวมอยู่ในวารสาร บริษัท ที่มีข้อมูลบัญชีปกติกับข้อมูลบัญชีเงินเดือนสามารถสร้างกระบวนการที่ยากและใช้เวลานานในการตรวจสอบข้อมูลบัญชีเงินเดือน เจ้าของธุรกิจกรรมการและผู้จัดการระดับบริหารอาจต้องการตรวจสอบข้อมูลบัญชีเงินเดือนแยกต่างหากจากข้อมูลบัญชีปกติ
ข้อมูลบัญชีเงินเดือนจะรวมอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจากวารสารพิเศษรวมอยู่ในงบการเงินของ บริษัท ข้อมูลเงินเดือนรวมอยู่ในงบกำไรขาดทุนของ บริษัท และงบดุล งบกำไรขาดทุนรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายค่าจ้างสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน งบดุลรวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างจ่ายหรือผลประโยชน์ที่จ่าย ผลประโยชน์ที่จ่ายตามปกติจะอ้างอิงข้อมูลเช่นเงินสมทบจากนายจ้างในการดูแลสุขภาพหรือแผนการเกษียณอายุ
