ระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรคือชุดของขั้นตอนและเทคโนโลยีประยุกต์ที่พนักงานทรัพยากรมนุษย์ใช้เพื่อติดตามและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานภายในธุรกิจหรือองค์กร ข้อมูลนี้อาจรวมถึงบันทึกเงินเดือนเอกสารภาษีและบันทึกผลประโยชน์ที่กำหนดเช่นประกันสุขภาพ ข้อมูลพนักงานอื่นมักถูกเก็บไว้ในระบบข้อมูลการบริหารงานบุคคลเพื่อการประเมินประสิทธิภาพเป็นระยะ บันทึกเหล่านี้มักจะดำเนินการต่อและสำเนาใบรับรองอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง การจัดการทรัพยากรมนุษย์ในส่วนนี้มีทั้งการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และการปฏิบัติตามปกติสำหรับการป้อนและปรับปรุงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ธุรกิจที่มีพนักงานจำนวนมากมักต้องการแผนกทรัพยากรบุคคล (HR) แยกต่างหากเพื่อเก็บบันทึกข้อมูลทั้งหมดนี้อย่างถูกต้อง การทำงานกับระบบข้อมูลการบริหารงานบุคคลนั้นต้องการทั้งความเข้าใจด้านเทคโนโลยีและความสามารถในการดึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แพคเกจซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาสำหรับงานทรัพยากรมนุษย์เหล่านี้โดยทั่วไปประกอบด้วยฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงซึ่งมีชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน ฐานข้อมูลหนึ่งอาจมีระเบียนของ paychecks ที่ออกซึ่งเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลอื่นที่มีข้อมูลเกี่ยวกับภาษีถูกระงับตัวอย่างเช่น บุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาข้อมูลพนักงานให้ทันสมัยและถูกต้อง
นอกเหนือจากการบำรุงรักษาข้อมูลในระบบข้อมูลการบริหารงานบุคคลอย่างสม่ำเสมอบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคลยังต้องดำเนินการแบบสอบถามเฉพาะที่ดึงข้อมูลบางอย่าง ขึ้นอยู่กับชนิดของระบบที่ติดตั้งพวกเขาอาจสอบถามข้อมูลนี้ด้วยคำสั่งเช่นคำสั่งในภาษาคิวรีที่มีโครงสร้าง (SQL) หรือภาษาโปรแกรมฐานข้อมูลที่คล้ายกัน ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรมนุษย์ประเภทอื่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้พร้อมคุณสมบัติสำหรับการสร้างและจัดเก็บฟอร์มตารางแผนภูมิและรายงาน เมื่อผู้จัดการฝ่ายบุคคลต้องการเก็บสำเนาการสแกนต่อของพนักงานและเอกสารที่คล้ายกันระบบข้อมูลมักจะมีความสามารถในการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) สำหรับการสร้างสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้
ระบบข้อมูลการจัดการบุคลากรยังมีบทบาทสำคัญในการจ้างงานและการปฏิบัติของธุรกิจ บริษัท หลายแห่งใช้คุณสมบัติ OCR ของโปรแกรมประเภทนี้เพื่อสแกนประวัติย่อของคำหลักที่กำหนด ผู้สมัครที่มีประวัติการทำงานตรงกับคำหลักมักจะมีโอกาสที่ดีกว่าในการได้รับคำเชิญสัมภาษณ์ ธุรกิจบางแห่งใช้เทคโนโลยีนี้เพื่อติดตามและบันทึกการรับรองใหม่ที่พนักงานทำโดยเฉพาะอย่างยิ่งการฝึกอบรมที่ได้รับค่าจ้าง คนงานที่อาจต้องลงโทษทางวินัยหรือมีการให้คำปรึกษามักจะมีการบันทึกข้อมูลนี้ไว้ในไฟล์บุคลากรอิเล็กทรอนิกส์ในแผนกทรัพยากรบุคคล
