การตรวจสอบการพิมพ์มักดำเนินการโดยองค์กรขนาดใหญ่เพื่อรอการร้องขอบริการพิมพ์สำหรับข้อเสนอหรือการต่ออายุสัญญา วัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบการพิมพ์คือการรวบรวมตัวชี้วัดเกี่ยวกับการใช้เครื่องพิมพ์ในปัจจุบันวิธีการต่าง ๆ ในการเข้าถึงทรัพยากรการพิมพ์และกำหนดต้นทุนการดำเนินงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการพิมพ์ การตรวจสอบคำมักจะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบทางการเงินโดยละเอียด อย่างไรก็ตามจุดประสงค์หลักของการตรวจสอบคือเพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญที่เป็นกลางในการรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานอย่างเป็นทางการเพื่อช่วยในการตัดสินใจในระดับผู้บริหาร
ขอบเขตของการตรวจสอบการพิมพ์จะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนที่จุดเริ่มต้นของกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าการตอบสนองที่มีศักยภาพ คำจำกัดความของฟังก์ชั่นการพิมพ์หรืองานที่เกี่ยวข้องมีความสำคัญเนื่องจากข้อสันนิษฐานอาจส่งผลให้ข้อสรุปที่ผิดพลาด ตัวอย่างเช่นการตรวจสอบการพิมพ์อาจรวมถึงสำเนาเอกสารการสแกนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และงานพิมพ์หรือการผสมผสานของตัวเลือกเหล่านี้ ใน บริษัท หรืออุตสาหกรรมอื่น ๆ การพิมพ์อาจรวมซัพพลายเออร์การพิมพ์ภายนอกหรือสัญญาสำหรับรายการเช่นแผ่นพับแผ่นพับและรายการที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนแรกในการตรวจสอบการพิมพ์คือการรวบรวมการวัดการใช้งาน เครื่องพิมพ์ทั้งหมดมีตัวคัดลอกและหน่วยดิจิตอลเก็บข้อมูลนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องพิมพ์บางรุ่นเรียกว่าหน่วยมัลติฟังก์ชั่นและมีความสามารถในการพิมพ์สแกนและถ่ายเอกสาร ตัวชี้วัดสำหรับแต่ละงานเหล่านี้ถูกจัดเก็บแยกกัน หน่วยที่มีทั้งตัวเลือกสีและขาวดำก็แยกงานทั้งสองนี้ออกเพื่อความแม่นยำที่มากขึ้น
การตรวจสอบการพิมพ์ที่ครอบคลุมต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงทรัพยากรการพิมพ์ มักจะมีหลายกระบวนการภายในองค์กรเดียวกันและอาจขึ้นอยู่กับประเภทของบริการที่มีการเข้าถึง ตัวอย่างเช่นสำนักงานที่ทันสมัยมีเครื่องพิมพ์ในเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันโดยกลุ่มบุคคล สิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆ อาจมีเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องอยู่ที่แต่ละเวิร์กสเตชัน งานพิมพ์ขนาดใหญ่หรือคำขอพิเศษสามารถส่งไปยังรายชื่อผู้ขายที่เลือกหรือหนึ่งรายการที่สุ่มเลือกจากสมุดโทรศัพท์
ค่าใช้จ่ายโดยรวมสำหรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ทั้งหมดเป็นส่วนสำคัญของการตรวจสอบการพิมพ์ใด ๆ ข้อมูลนี้จะต้องรวมถึงค่าอุปกรณ์คงที่, วัสดุสิ้นเปลือง, บริการซ่อม, ต้นทุนการพิมพ์ภายนอก, ไฟฟ้าและข้อกำหนดด้านพื้นที่ สำหรับ บริษัท ส่วนใหญ่ค่าใช้จ่ายโดยรวมของกิจกรรมการพิมพ์ค่อนข้างสูงและเป็นสถานที่ที่ดีในการแนะนำมาตรการประหยัดค่าใช้จ่าย เมื่อทำการวัดค่าใช้จ่ายทั้งหมด, เวลาของพนักงานที่อุทิศให้กับการบำรุงรักษาและการสนับสนุนของหน่วยเหล่านี้จะต้องรวมอยู่ด้วย
