แผนกจัดซื้อมีหน้าที่ในการจัดการกิจกรรมการจัดซื้อสำหรับองค์กร แผนกจัดซื้อหรือแผนกจัดซื้อมีสองประเภท: ส่วนกลางและกระจายอำนาจ ในแบบรวมศูนย์การร้องขอวัสดุหรือสินค้าทั้งหมดเป็นศูนย์กลางของแผนกนี้ ในรูปแบบการกระจายอำนาจแต่ละแผนกสามารถดำเนินการซื้อของตนเอง
ไม่ว่าจะใช้รูปแบบองค์กรแบบใดกิจกรรมการจัดซื้ออาจมีการพิจารณาและตรวจสอบมากกว่ากระบวนการอื่นใด การใช้ทรัพยากรของ บริษัท เพื่อซื้อสินค้าและบริการจะต้องเป็นไปตามการปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนเฉพาะเพื่อลดโอกาสในการถูกฉ้อโกงหรือการโจรกรรม โดยทั่วไปประเภทของกิจกรรมจะถูกตรวจสอบโดยฝ่ายบัญชีและการตรวจสอบภายใน
ในแผนกจัดซื้อผู้อำนวยการรับผิดชอบการวางแผนกลยุทธ์การพัฒนานโยบายและการให้คำแนะนำในการจัดซื้อแก่ผู้บริหารระดับสูง องค์กรส่วนใหญ่มีเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างที่รับผิดชอบในการจัดการการร้องขอสำหรับกระบวนการเสนอซื้อประมูลและกระบวนการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ตำแหน่งที่น้อยที่สุดในแผนกจัดซื้อคือผู้ซื้อ ผู้ซื้อมักจะรับผิดชอบสินค้าเฉพาะหรือประเภทผลิตภัณฑ์ เขาหรือเธอออกใบขอเสนอซื้อและคำสั่งซื้อให้ซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุมัติตามความต้องการภายใน
วัตถุประสงค์หลักของแผนกจัดซื้อคือการจัดการกระบวนการที่ใช้สำหรับการซื้อสินค้าและบริการโดยองค์กร การวางแผนขั้นสูงการซื้อกลุ่มและการกำหนดราคาต่อรองเป็นกลยุทธ์ทั้งหมดที่ใช้ในการลดต้นทุนและเพิ่มผลกำไร ในองค์กรส่วนใหญ่มีการนำกลยุทธ์การจัดซื้อไปใช้เพื่อลดค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการบริการลูกค้า
เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งในแผนกจัดซื้อองค์กรส่วนใหญ่ต้องมีประกาศนียบัตรขั้นต่ำวิทยาลัยในธุรกิจการจัดซื้อบริหารธุรกิจหรือสาขาที่เกี่ยวข้อง ในการเป็นเจ้าหน้าที่จัดซื้อผู้จัดการหรือผู้อำนวยการจำเป็นต้องมีวุฒิการศึกษาระดับมหาวิทยาลัยหรือวิชาชีพ ตำแหน่งเหล่านี้มีระดับความรับผิดชอบที่สูงขึ้นและ บริษัท จำนวนมากต้องการการศึกษาที่มากขึ้น
การใช้เทคโนโลยีที่เพิ่มขึ้นในธุรกิจส่งผลให้เกิดการพัฒนาและการยอมรับการจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์หรือการจัดหาทางอิเล็กทรอนิกส์ การใช้อินเทอร์เน็ต บริษัท สามารถซื้อผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ของซัพพลายเออร์ส่งคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์และรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการนี้ช่วยลดความไร้ประสิทธิภาพลดต้นทุนสำหรับซัพพลายเออร์และลูกค้าและกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น ในหลาย บริษัท การเปลี่ยนแปลงไปสู่การจัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นช้าเนื่องจากความซับซ้อนของเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงอย่างสมบูรณ์ในกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องการ อย่างไรก็ตามการจัดซื้อในพื้นที่นี้คาดว่าจะเติบโตเนื่องจากการประหยัดต้นทุนที่มีศักยภาพและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
