กลุ่มจัดซื้อจัดจ้างเป็นกลุ่มบุคคลภายในองค์กรหรือ บริษัท ที่มีอำนาจและความรับผิดชอบในการจัดหาหรือรับผลิตภัณฑ์หรือชุดผลิตภัณฑ์ที่กำหนด กลุ่มการจัดซื้ออาจประกอบด้วยบุคคลจากแผนกต่างๆภายในองค์กรดังนั้นแต่ละบุคคลสามารถแสดงถึงความต้องการของพนักงานในแผนกนั้นและสามารถช่วยในกระบวนการตัดสินใจ กลุ่มอาจรวมถึงผู้ที่มีอำนาจด้านงบประมาณและผู้ที่มีความเชี่ยวชาญในประเภทของวัสดุที่จัดหา ตัวอย่างเช่นหากมีการซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ตัวแทนจากแผนกที่ใช้คอมพิวเตอร์อาจทำงานร่วมกับแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศของ บริษัท ในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มจัดซื้อ
ความรับผิดชอบของกลุ่มอาจเริ่มต้นด้วยการระบุความต้องการที่จะต้องพบ ตัวอย่างเช่นบางกลุ่มจะประเมินสถานการณ์คอมพิวเตอร์ใน บริษัท เพื่อพิจารณาว่าจะต้องซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่หรือไม่และเมื่อใด ในกรณีอื่น ๆ กลุ่มการจัดซื้อจะไม่รวมตัวกันจนกว่าจะมีการระบุความต้องการและกลุ่มได้รับมอบหมายเพียงแค่เลือกผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองความต้องการของ บริษัท
จากนั้นกลุ่มจัดซื้อจะทำการวิจัยเพื่อพิจารณาว่าผลิตภัณฑ์ใดที่จะตอบสนองความต้องการของ บริษัท ได้ดีที่สุด สิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับการติดต่อกับพนักงานขายรวมถึงการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าหรือสุ่มตัวอย่างผลิตภัณฑ์เพื่อตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์เหล่านั้นมีประสิทธิภาพหรือไม่ นอกจากนี้ยังสามารถเกี่ยวข้องกับการทำวิจัยด้วยตนเองและออนไลน์เกี่ยวกับการกำหนดราคาการบริการลูกค้าคุณภาพของผลิตภัณฑ์และตัวแปรอื่น ๆ ที่มีผลต่อว่าผลิตภัณฑ์ที่กำหนดจะเป็นการซื้อที่ดีหรือไม่
กลุ่มอาจมีงบประมาณที่ตั้งไว้ซึ่งจะต้องใช้งานได้ กลุ่มจะต้องนำสิ่งนี้และพารามิเตอร์อื่น ๆ ที่กำหนดโดยผู้มีอำนาจภายใน บริษัท เข้าบัญชี จากนั้นจะต้องตัดสินใจหรือเสนอแนะบนพื้นฐานของการวิจัยที่ได้ทำไปแล้วและงบประมาณและข้อ จำกัด ที่กำหนดไว้
กลุ่มจัดซื้ออาจรับผิดชอบการซื้อและ / หรือการทำสัญญาซื้อกับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาตามความต้องการ พวกเขาอาจให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ควรจัดหาหรือจัดซื้อและแผนกหรือแผนกอื่นอาจทำการซื้อจริงขั้นสุดท้าย กลุ่มการจัดหาบางกลุ่มมีอำนาจขั้นสุดท้ายในขณะที่คนอื่น ๆ จะต้องปรึกษากับผู้บริหารระดับสูงหรือบุคคลภายใน บริษัท ก่อนที่พวกเขาจะสามารถทำการซื้อหรือการทำสัญญาสำหรับการขายสินค้า
