สำนักงานจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร?

โดยทั่วไปจะมีการจัดสำนักงานหรือแผนกจัดซื้อภายในพอร์ตการเงินของ บริษัท หรือองค์กรขนาดใหญ่ มีโครงสร้างองค์กรสองแบบที่ใช้ในการจัดซื้อ: ส่วนกลางและเฉพาะโรงงาน ในสำนักงานจัดซื้อส่วนกลางการร้องขอและกิจกรรมการจัดซื้อทั้งหมดได้รับการจัดการโดยกลุ่มผู้บริหารส่วนกลาง ในโครงสร้างเฉพาะของโรงงานแต่ละสถานที่ทางกายภาพมีสำนักงานจัดซื้อของตัวเอง

ภายในการจัดซื้อส่วนกลางจะมีห้าบทบาท: ผู้ซื้อเจ้าหน้าที่จัดซื้อผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อผู้อำนวยการและนักวิเคราะห์การจัดซื้อ สมาชิกทั้งห้าของทีมจัดซื้อจัดหาบริการให้กับทุกแผนกภายในโครงสร้างองค์กร ผู้ใช้แผนกสามารถส่งคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางโทรศัพท์โทรสารหรืออีเมล สำนักงานจัดซื้อกลางได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการความต้องการของลูกค้าในขณะที่มั่นใจว่าสอดคล้องกับนโยบายการจัดซื้อ

เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งในการจัดซื้อผู้สมัครทุกคนจะต้องกรอกประกาศนียบัตรวิทยาลัยขั้นต่ำในธุรกิจหรือการจัดซื้อ พนักงานจัดซื้อจัดจ้างมืออาชีพมักจะมีตำแหน่งมืออาชีพเช่น Certified Procurement Professional (CPP & Reg;) ในโมเดลส่วนกลางผู้ซื้อเป็นตำแหน่งเริ่มต้น เจ้าหน้าที่จัดซื้อและนักวิเคราะห์เป็นทั้งตำแหน่งมืออาชีพโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ควบคุมดูแล ผู้อำนวยการฝ่ายจัดซื้อกำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์และมีส่วนร่วมในการเจรจาที่มีมูลค่าสูง

ในโครงสร้างเฉพาะของโรงงานบุคคลที่มีอันดับสูงสุดในสำนักงานมักเป็นผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อแต่ละคนอาจมีเจ้าหน้าที่จัดซื้อหนึ่งหรือสองคนและผู้ซื้อหลายรายสำหรับพนักงาน จำนวนพนักงานทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดของสิ่งอำนวยความสะดวกและปริมาณการซื้อ ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมักจะรายงานไปยังหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงินหรือผู้ควบคุมภายในโรงงานหรือโรงงาน

งานหลักของพนักงานจัดซื้อคือการพิจารณาถึงการผสมผสานระหว่างราคาคุณภาพและบริการที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สมาชิกแต่ละคนของสำนักงานคาดว่าจะให้บริการแก่กลุ่มลูกค้าของเขาหรือเธอเข้าใจข้อกำหนดและสื่อสารกับชุมชนผู้จัดหา การค้นหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดและการทำใบสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์นั้นเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเปิดและเป็นธรรม

การวิเคราะห์การจัดซื้อเป็นหน้าที่หลักและอาจจัดเป็นความรับผิดชอบในการให้บริการทางการเงิน บุคคลนี้สร้างรายงานเพื่อติดตามกิจกรรมการใช้จ่ายกับสัญญาการใช้จ่ายทั่วไปและรับรองการปฏิบัติตามนโยบาย การฝึกอบรมเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถิติและการจัดการข้อมูลมักจำเป็นในบทบาทนี้ โดยทั่วไปแล้วรายงานเหล่านี้จะให้แก่ผู้บริหารระดับสูงทั้งเพื่อติดตามการใช้จ่ายจริงและเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของสำนักงานจัดซื้อจัดจ้าง