แผนการจัดการโครงการเป็นเอกสารที่มีชีวิตเพื่ออธิบายและควบคุมโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ มันอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างผู้จัดการทีมโครงการและผู้มีส่วนได้เสีย ส่วนสำคัญบางส่วน ได้แก่ คำอธิบายโครงการการจัดระเบียบทีมวันครบกำหนดระดับสูงและบางครั้งก็มีส่วนเพิ่มเติมที่จะอธิบายการทำงานของทีมโครงการ
ในส่วนเบื้องต้นผู้อ่านจะได้พบกับคำอธิบายของโครงการและมาตรฐานการประเมินผล การส่งมอบระดับสูงหรือ "ผลิตภัณฑ์" ที่จะสร้างมักจะพบต่อไป ตัวอย่างของสิ่งที่ส่งมอบรวมถึงเอกสารข้อกำหนดฐานรหัสและเอกสารการประกันคุณภาพ
อีกส่วนของแผนอธิบายถึงองค์กรของทีม ทั้งทรัพยากรภายในและภายนอกจะแสดงรายการ รายการประกอบด้วยนักวิเคราะห์ธุรกิจโปรแกรมเมอร์นักวิเคราะห์การประกันคุณภาพผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านทรัพยากรทางเทคนิคและธุรกิจอื่น ๆ และผู้จัดการโครงการ
วันที่ครบกำหนดส่งมอบแต่ละวันจะต้องกำหนดเวลาเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการโดยรวมสามารถตรงตามกำหนดเวลา ส่วนนี้มักจะรวมถึงการส่งมอบที่สำคัญและวันที่ครบกำหนดของพวกเขา แผนงานเหล่านี้มีความสำคัญต่อการทำให้โครงการตรงต่อเวลา
ผู้จัดการโครงการอาจใช้เทคนิคที่เรียกว่าการควบคุมโครงการเพื่อช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น การควบคุมโครงการเหล่านี้มักจะรวมอยู่ในแผน การควบคุมอาจรวมถึงความถี่ของการอัพเดทสถานะและการยอมรับความแปรปรวนระหว่างผลลัพธ์ตามแผนและตามจริงที่จะทำให้เกิดการเลื่อนระดับ
แผนการจัดการโครงการอาจรวมถึงกระบวนการตรวจสอบด้วย มันอาจจะแสดงรายการวิธีการที่จะใช้ในการติดตามงานจริงและเปรียบเทียบกับงานตามกำหนดเวลา การปฏิบัติตามกำหนดเวลาส่งผลโดยตรงต่องบประมาณซึ่งมีความสำคัญต่อการวางแผนโครงการ แผนอาจระบุวิธีการที่ใช้ในการติดตามต้นทุนจริงและเปรียบเทียบกับต้นทุนที่คาดหวัง
แผนการสื่อสารครอบคลุมว่าจะทำรายงานสถานะของโครงการเมื่อใดอย่างไรและใครและอยู่ในแผนโดยรวม สมมติฐานโครงการข้อ จำกัด หรือการอ้างอิงใด ๆ ก็จะได้รับการอธิบาย การจัดการความเสี่ยงมักจะกล่าวถึงซึ่งจะบันทึกความเสี่ยงและแผนการในการติดตามและจัดการตามความจำเป็น แผนการจัดการโครงการอาจกำหนดวิธีการติดตามและจัดการปัญหาต่างๆ
เครื่องมือทางเทคนิคของทีมอาจแสดงอยู่ในส่วนอื่น ซึ่งอาจรวมถึงวงจรการพัฒนาซอฟต์แวร์และเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำงานของสาขาวิชาต่าง ๆ ตัวอย่างเช่นนักวิเคราะห์ธุรกิจอาจใช้เครื่องมือการจัดการความต้องการนักพัฒนาอาจใช้ซอฟต์แวร์การควบคุมแหล่งและพนักงานประกันคุณภาพอาจใช้เครื่องมือสำหรับการจัดการกรณีทดสอบ อาจมีการบันทึกเครื่องมือการจัดการการกำหนดค่าและเครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์การทำงานที่ถูกต้องเช่นรหัสซอฟต์แวร์จะถูกบันทึกและปล่อยอย่างถูกต้อง
แผนการประกันคุณภาพอธิบายวิธีการและภารกิจที่ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์มีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ความซับซ้อนของแผนประกันคุณภาพขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ ด้วยเหตุนี้จึงอาจใช้เอกสารแยกต่างหากสำหรับรายละเอียดของแผนขนาดใหญ่
ระบบที่มีเอกสารที่ดีสามารถดูแลและสนับสนุนได้ง่ายกว่าดังนั้นเอกสารผู้ใช้จึงถูกสร้างขึ้นบ่อยครั้งเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการ เอกสารนี้อาจรวมถึงคำแนะนำในการติดตั้งไฟล์ช่วยเหลือและคำแนะนำการฝึกอบรม แผนอาจมีส่วนสำหรับการปรับปรุงกระบวนการเช่นกันซึ่งอาจรวมถึงโอกาสสำหรับทีมในการใช้กระบวนการหรือเครื่องมือที่ได้รับการปรับปรุงหรือใหม่
