ข้อเสนอโครงการเป็นเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อนำเสนอแผนปฏิบัติการร่างเหตุผลว่าทำไมการกระทำมีความจำเป็นและโน้มน้าวให้ผู้อ่านเห็นด้วยและอนุมัติการดำเนินการตามคำแนะนำในเนื้อหาของเอกสาร ในหลายกรณีเอกสารถูกร่างขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) ที่ออกโดยลูกค้าปัจจุบันหรือผู้ที่คาดหวัง อย่างไรก็ตามเอกสารประเภทนี้อาจถูกจัดทำขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ภายในโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนใน บริษัท มีความคิดว่าจะทำให้ บริษัท มีกำไรมากขึ้นหรือมีประสิทธิภาพและต้องการการอนุญาตและการสนับสนุนในการดำเนินการ
ในสถานการณ์ใด ๆ ข้อเสนอโครงการจะถูกจัดเรียงไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้ผู้อ่านสามารถติดตามความก้าวหน้าทางตรรกะของความคิดไปสู่ข้อสรุป ข้อเสนอตัวอย่างจำนวนมากเสนอแนวทางพื้นฐานที่สามารถช่วยแม้แต่ผู้เริ่มหัดเข้าสู่การเขียนข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพ แนวทางมักจะระบุองค์ประกอบหลักห้าส่วนหรือส่วนของข้อเสนอโครงการใด ๆ : การแนะนำภูมิหลังกลยุทธ์การจัดทำงบประมาณหรือการเงินและผลลัพธ์
ด้วยส่วนเกริ่นนำของข้อเสนอโครงการความคิดคือการบอกผู้อ่านว่าโครงการนี้เกี่ยวกับอะไรและเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะสละเวลาในการพิจารณาโครงการตั้งแต่แรก โดยพื้นฐานแล้วส่วนนี้ทำหน้าที่ในการตรวจสอบเวลาและความพยายามในการนำเสนอข้อมูลรวมถึงเวลาที่ต้องใช้ในการอ่านและพิจารณาข้อดีและความเป็นไปได้ของโครงการ การแนะนำไม่ได้เป็นสถานที่ที่จะนำเสนอถั่วและ bolts ของโครงการเพียงเพื่อสร้างศักยภาพและปลูกฝังความสนใจพอที่จะกระตุ้นให้ผู้อ่านเรียนรู้เพิ่มเติม
พื้นหลังจะอธิบายถึงประเด็นพื้นฐานของการแนะนำซึ่งมักจะอ้างถึงเหตุผลที่เฉพาะเจาะจงว่าเหตุใดแผนโครงการจึงเป็นแผนการณ์ที่ดีขึ้นอยู่กับข้อมูลในอดีตการคาดการณ์ความต้องการในอนาคตและผลการดำเนินงาน พื้นหลังช่วยในการสร้างกรณีสำหรับโครงการที่สามารถตอบสนองความต้องการที่เกิดขึ้นเนื่องจากการกระทำในอดีตในขณะที่คาดการณ์ความต้องการในอนาคตและจัดการกับพวกเขาในเวลาที่เหมาะสม ส่วนใหญ่ส่วนพื้นหลังจะสร้างสิ่งที่จะต้องทำและปูทางสำหรับการเรียนรู้ว่าสิ่งที่สามารถทำได้
ด้วยส่วนกลยุทธ์ของข้อเสนอโครงการเป้าหมายคือร่างขั้นตอนทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ บ่อยครั้งที่กลยุทธ์ช่วยในการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวสำหรับโครงการอธิบายวิธีการบรรลุเป้าหมายแต่ละขั้นตอนอย่างเป็นระบบและคาดหวังผลตอบแทนประเภทใดจากความพยายาม ผู้อ่านเริ่มเข้าใจถึงความสำคัญของโครงการและศักยภาพที่จะช่วยให้ บริษัท ใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ให้ดีขึ้นในขณะที่วางตำแหน่งตัวเองสำหรับอนาคต
ส่วนงบประมาณได้รับถึงสิ่งที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจส่วนใหญ่จะต้องรู้ก่อนอนุมัติโครงการใด ๆ : ค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามข้อเสนอโครงการอะไร ในส่วนนี้รายละเอียดจะต้องสำรองด้วยข้อเท็จจริงและตัวเลขที่ได้รับการวิจัยอย่างดีและครอบคลุมทุกแง่มุมของการจัดหาเงินทุนที่จำเป็นในการเปิดตัวและบำรุงรักษาโครงการในช่วงเวลาที่ผ่านมา ข้อเสนอจำนวนมากล้มเหลวที่นี่เนื่องจากขาดรายละเอียดและหลักฐานสนับสนุนสำหรับรายละเอียดที่รวมอยู่
ในที่สุดข้อเสนอโครงการชี้ไปที่ผลลัพธ์ของการดำเนินโครงการ นี่คือส่วนที่สะกดผลประโยชน์ทั้งหมดอย่างชัดเจน ข้อดีอาจรวมถึงรายการต่าง ๆ เช่นการลดต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มโปรไฟล์สาธารณะของธุรกิจสร้างยอดขายเพิ่มขึ้นหรือเพิ่มผลกำไรเนื่องจากการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่นเดียวกับรายละเอียดงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลอื่น ๆ ทุกชื่อจะได้รับการสนับสนุนเพื่อนำมาพิจารณาอย่างจริงจัง
การเขียนข้อเสนอบางครั้งง่ายขึ้นเมื่อมีการให้ RFP อย่างเป็นทางการ บ่อยครั้งที่ RFP จะวางโครงสร้างพื้นฐานของข้อเสนอให้เบาะแสที่ประเมินค่าไม่ได้กับข้อมูลเฉพาะที่เป็นที่สนใจของลูกค้าที่มีศักยภาพและกำหนดลำดับการแสดงข้อมูล เมื่อมีการให้ RFP จำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารตามตัวอักษร มิฉะนั้นจะมีการจัดทำข้อเสนอและผู้ขายรายอื่นที่ทำตามข้อกำหนดอย่างใกล้ชิดจะได้รับรางวัลเป็นธุรกิจ
