คำขอสั่งซื้อเป็นขั้นตอนแรกในการวางคำสั่งซื้อ อาจมีการสร้างคำขอโดยการตรวจสอบสต็อคด้วยตนเองหรือจากใบขอเสนอซื้ออัตโนมัติที่สร้างจากระบบข้อมูลการจัดการ ในการดำเนินการผลิตขนาดใหญ่แผนกจัดซื้ออาจไม่ได้ตั้งอยู่ในอาคารหรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์เดียวกันกับโรงงานดังนั้นต้องมีจดหมายขอใบสั่งซื้อเพื่อรับส่วนประกอบตามคำสั่ง
สำหรับการดำเนินงานขนาดเล็กหรือ "ชายคนหนึ่งแสดงให้เห็น" ระบบสินค้าคงคลังภาพมักจะใช้แทนระบบสินค้าคงคลังคอมพิวเตอร์ราคาแพงกว่า เมื่อสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์โดยเฉพาะลดลงเจ้าของเพียงแค่เรียกผู้จัดจำหน่ายและใส่ในคำขอสั่งซื้อ ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจเจ้าของอาจใช้ระบบ kanban หรือระบบสองถังซึ่งหมายความว่าคำขอสั่งซื้อจะถูกทริกเกอร์เมื่อถังขยะแรกว่างเปล่าและดึงถังที่สอง
ระบบสินค้าคงคลังประเภทนี้ขึ้นอยู่กับการตรวจสอบสินค้าคงคลังด้วยภาพเพื่อทราบว่าจะสั่งซื้อผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมเมื่อใด เมื่อคำขอสั่งซื้อได้รับการยืนยันจากผู้จำหน่ายเจ้าของมักจะให้บัตรเครดิตเพื่อชำระค่าสินค้า อีกวิธีหนึ่งเจ้าของอาจออกคำสั่งซื้อซึ่งเป็นรูปแบบกระดาษที่ระบุผลิตภัณฑ์ที่กำลังซื้อและข้อกำหนดและเงื่อนไขของการชำระเงิน
โดยทั่วไปการดำเนินงานที่ใหญ่กว่าจะใช้ระบบข้อมูลการจัดการหรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เพื่อติดตามความต้องการสินค้าคงคลังและคำสั่งซื้อ ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เหล่านี้ทำงานโดยมีตัวจัดกำหนดการหลักป้อนข้อมูลการพยากรณ์การตลาด จากนั้นระบบจะเปรียบเทียบตารางการสร้างผลิตภัณฑ์ตามแผนกับสินค้าสำเร็จรูปปัจจุบัน, งานระหว่างทำและสินค้าคงคลังดิบ
ระบบคอมพิวเตอร์มีตารางหรือไฟล์ที่มีเวลารอคอยซัพพลายเออร์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่ใช้ในกระบวนการผลิต ในระหว่างการเปรียบเทียบระบบสร้างตารางการสร้างผลิตภัณฑ์เทียบกับสินค้าคงคลังนั้นจะพิจารณาถึงระยะเวลารอคอยสินค้าของซัพพลายเออร์และสร้างคำขอใบสั่งซื้อสำหรับส่วนประกอบใด ๆ ที่จำเป็นต้องสั่งซื้อ สิ่งอำนวยความสะดวกการผลิตส่วนใหญ่ทำงานในสภาพแวดล้อมแบบทันเวลา (JIT) ซึ่งหมายความว่าระบบจะวางแผนสำหรับส่วนประกอบที่จะมาถึงก่อนเวลาที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการผลิต กระบวนการนี้ช่วยลดปริมาณพื้นที่คลังสินค้าที่ต้องการและลดจำนวนเงินทุนที่ผูกติดอยู่กับสินค้าคงคลัง
ใบสั่งซื้อที่เป็นผลลัพธ์จะถูกส่งไปยังผู้จัดหาส่วนประกอบโดยแผนกจัดซื้อ ขณะที่ซัพพลายเออร์ยืนยันการกำหนดราคาส่วนประกอบปริมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำและเวลานำทีมจัดซื้อจะออกคำสั่งซื้อ บริษัท ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันซึ่งรับประกันว่าซัพพลายเออร์จะได้รับเงินเมื่อส่งมอบ
