เรียกอีกอย่างว่าคำขอการเสนอราคาการร้องขอการเสนอราคาเป็นการชักชวนอย่างเป็นทางการสำหรับผู้จัดหาเพื่อส่งการเสนอราคาให้กับลูกค้าที่มีศักยภาพด้วยความหวังว่าจะได้รับธุรกิจของบุคคล บริษัท หรือองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร บางครั้งเรียกว่าเป็นคำขอสำหรับข้อเสนอหรือ RFP คำขอเสนอราคารวมถึงข้อกำหนดและเงื่อนไขที่จะควบคุมความสัมพันธ์ในการทำงานตลอดจนให้การกำหนดราคาที่ผู้ออกมีแนวโน้มที่จะต้องการ ในขณะที่การเสนอราคาสามารถค่อนข้างไม่เป็นทางการ แต่มักจะมีเอกสารที่ดีและมีโครงสร้างในลักษณะที่ทำให้เอนทิตีร้องขอการเสนอราคาเพื่อเปรียบเทียบการส่งทั้งหมดอย่างง่ายดาย
กระบวนการสร้างคำขอเสนอราคาค่อนข้างตรงไปตรงมา นิติบุคคลที่เป็นผู้ออกจะระบุว่าผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่จำเป็นรวมถึงรายละเอียดใด ๆ เกี่ยวกับแอปพลิเคชันพิเศษหรือคุณสมบัติที่จำเป็นจากนั้นเชิญผู้ให้บริการที่เลือกเพื่อส่งการเสนอราคาอย่างเป็นทางการสำหรับธุรกิจ โดยทั่วไปจะมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับวิธีการเสนอราคาและวันที่ครบกำหนดซึ่งผู้ออกจะต้องได้รับการเสนอราคาเพื่อให้ได้รับการพิจารณา ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแนวทางที่วางโดยผู้ออกมักจะนำไปสู่การยกเว้นอัตโนมัติจากการพิจารณาเมื่อการประเมินผลของการเสนอราคาที่ได้รับกำลังดำเนินการอยู่
หัวใจของการเสนอราคาคือการกำหนดราคาสำหรับสินค้าหรือบริการแต่ละอย่างที่จะต้องมีให้ภายใต้เงื่อนไขของสัญญา ราคาเสนอราคาควรชัดเจนรัดกุมและเกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์กับความต้องการที่ระบุไว้โดยนัยของผู้ออกราคาเสนอ แม้ว่าโดยปกติจะมีห้องพักบางส่วนในการตอบสนองสำหรับซัพพลายเออร์ที่จะรวมข้อมูลอื่น ๆ แต่การกำหนดราคาควรจะนำเสนอในเมทริกซ์เดียวโดยเฉพาะอย่างยิ่งในหน้าเดียวหากเป็นไปได้ มันไม่ผิดปกติสำหรับเมทริกซ์ที่จะจัดโครงสร้างเป็นสิ่งที่แนบมากับเนื้อหาหลักของการตอบสนอง
เมื่อตัดสินใจว่าจะตั้งค่าเมทริกซ์การกำหนดราคาและตำแหน่งที่จะรวมข้อมูลในเนื้อหาของการตอบสนองต่อคำขอการเสนอราคาเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใส่ใจกับแผ่นเสนอการเสนอราคาหรือเอกสารอื่น ๆ ที่สร้างขึ้นโดยผู้ออก เมทริกซ์การกำหนดราคาควรได้รับการจัดโครงสร้างในลักษณะที่ช่วยให้ผู้ออกตราสารทำตามขั้นตอนทั่วไปของการร้องขอเมื่อประเมินการตอบ หากมีคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับสถานที่ในการตอบสนองในการวางเมทริกซ์ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทำเสร็จแล้ว การทำเช่นนี้ช่วยในการแสดงรายละเอียดของผู้ผลิตและช่วยให้ผู้ออกสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วในระหว่างกระบวนการเลือกผู้ขายขั้นสุดท้าย
ในสถานการณ์ที่คำขอเสนอราคาเป็นแบบพื้นฐานมากและไม่ได้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างและการจัดวางข้อมูลในการตอบสนองผู้ตอบอาจต้องการใช้ประโยชน์จากข้อเสนอแบบสำเร็จรูปซึ่งเรียกอีกอย่างว่าแม่แบบข้อเสนอ ธุรกิจจำนวนมากบำรุงรักษาต้นแบบที่สามารถปรับแต่งได้อย่างรวดเร็วด้วยการกำหนดราคาและข้อมูลพื้นฐานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับคำขอราคาเสนอที่เฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตข้อเสนอทั่วไปจำนวนมากสำหรับการดาวน์โหลดบางส่วนไม่มีการคิดค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตามแหล่งข้อมูลทั่วไปเหล่านี้ควรใช้เฉพาะเมื่อผู้จัดหาผู้ออกคำขอเสนอราคาไม่ได้เลือกที่จะรวมรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการจัดโครงสร้างการตอบสนอง
