คำขอข้อมูลคืออะไร?

คำขอข้อมูลหรือ RFI เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจทั่วไปที่ออกแบบมาเพื่อให้ลูกค้าที่มีศักยภาพรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริการและการสนับสนุนที่นำเสนอโดยผู้ให้บริการที่มีศักยภาพที่แตกต่างกันรูปแบบที่แน่นอนของเอกสารจะแตกต่างกันไปตามประเภทและความลึกของข้อมูลที่ลูกค้าต้องการได้รับบ่อยครั้งที่การร้องขอข้อมูลเป็นคำถามและคำตอบที่ตรงไปตรงมาซึ่งต้องการคำตอบที่ง่ายมากทำให้ลูกค้าสามารถส่งคำขอไปยังซัพพลายเออร์หลายรายและเปรียบเทียบการตอบกลับได้อย่างง่ายดาย

ในขณะที่การร้องขอข้อมูลข้อมูลบางอย่างร่วมกับการร้องขอข้อเสนอหรือ RFP ลูกค้ามักจะใช้ RFI เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการตัดสินใจว่าผู้ขายรายใดจะได้รับคำเชิญให้ส่งข้อเสนออย่างเป็นทางการRFI ทั่วไปไม่ได้ให้ความเป็นพื้นหลังกับลูกค้ามากนักและมีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจทั่วไปช่วงของสินค้าและบริการที่มีอยู่จากซัพพลายเออร์และบางครั้งการกำหนดราคาที่เผยแพร่มาตรฐานในทางตรงกันข้าม RFP มักจะไปไกลกว่าข้อมูลพื้นฐานนี้โดยให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าขอการกำหนดราคาตามการใช้ปริมาณและเชิญซัพพลายเออร์ให้ตอบสนองด้วยการแก้ปัญหาตามความต้องการเฉพาะของลูกค้า

จากมุมมองนี้การร้องขอข้อมูลสามารถดูได้ว่าเป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่ได้รับการประเมินและใช้เพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไปในกระบวนการหากความคิดคือการค้นหาผู้ขายในการจัดตั้งข้อตกลงระยะยาวตามสัญญาลูกค้าอาจส่ง RFI ออกไปยังหลายธุรกิจที่เสนอผลิตภัณฑ์พื้นฐานที่ต้องการเมื่อได้รับการตอบกลับทั้งหมดลูกค้าจะเปรียบเทียบข้อดีของการตอบสนองแต่ละครั้งในที่สุดก็ลดรายชื่อผู้สมัคร RFP ให้เลือกน้อยณ จุดนั้นผู้ขายที่ผ่านขั้นตอนเบื้องต้นนี้ประสบความสำเร็จได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนอโดยทั่วไปใช้คำขอและรูปแบบที่ระบุที่จัดทำโดยลูกค้าที่มีศักยภาพ

คำขอข้อมูลสามารถใช้เป็นกระบวนการทางธุรกิจขั้นพื้นฐานเพื่อประเมินผู้ขายที่มีศักยภาพซึ่งไม่มีข้อตกลงตามสัญญาระยะยาวในสถานการณ์นี้ RFI มีวัตถุประสงค์เพื่อระบุผู้ขายที่เสนอราคามาตรฐานที่มีการแข่งขันสูงที่สุดสำหรับสินค้าและบริการที่ลูกค้าอาจต้องการเป็นครั้งคราวตัวอย่างเช่นธุรกิจในท้องถิ่นอาจส่ง RFI ไปยังร้านขายของสำนักงานในท้องถิ่นทั้งหมดเพื่อค้นหาว่าหนึ่งมีราคาต่ำสุดสำหรับอุปกรณ์สำนักงานทั่วไปซึ่งเสนอส่วนลดปริมาณหากคำสั่งซื้อมากกว่าจำนวนที่กำหนดและผู้ที่ให้คำสั่งซื้อโดยมีหรือไม่มีค่าจัดส่งข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถตัดสินใจได้ว่าจะซื้ออุปกรณ์สำนักงานเมื่อมีความต้องการเกิดขึ้นได้ที่ไหน