คำขอข้อมูลหรือ RFI เป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจทั่วไปที่ออกแบบมาเพื่อให้ลูกค้าที่มีศักยภาพในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริการและการสนับสนุนที่เสนอโดยผู้ให้บริการที่มีศักยภาพที่แตกต่างกัน รูปแบบที่แน่นอนของเอกสารจะแตกต่างกันไปตามชนิดและความลึกของข้อมูลที่ลูกค้าต้องการรับ บ่อยครั้งที่การร้องขอข้อมูลเป็นคำถามที่ตรงไปตรงมาและตอบเอกสารที่ต้องการคำตอบที่ง่ายมากทำให้ลูกค้าสามารถส่งคำขอไปยังซัพพลายเออร์หลายรายและเปรียบเทียบการตอบกลับได้ง่าย
ในขณะที่คำขอข้อมูลมีลักษณะบางอย่างกับคำขอข้อเสนอหรือ RFP ลูกค้ามักจะใช้ RFI เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเพื่อเตรียมการตัดสินใจว่าผู้ขายรายใดจะได้รับการเชิญให้ส่งข้อเสนออย่างเป็นทางการ RFI ทั่วไปไม่ได้ให้ความสำคัญกับลูกค้ามากนักและมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับการดำเนินธุรกิจทั่วไปช่วงของสินค้าและบริการที่มีให้จากซัพพลายเออร์และบางครั้งราคามาตรฐานที่เผยแพร่ ในทางตรงกันข้าม RFP มักจะไปเกินกว่าข้อมูลพื้นฐานนี้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าร้องขอราคาตามปริมาณการใช้งานและเชิญซัพพลายเออร์เพื่อตอบสนองกับโซลูชั่นตามความต้องการเฉพาะของลูกค้า
จากมุมมองนี้การร้องขอข้อมูลสามารถดูได้ว่าเป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่ได้รับการประเมินและนำไปใช้เพื่อกำหนดขั้นตอนต่อไปในกระบวนการ หากแนวคิดคือการหาผู้ขายในที่สุดเพื่อจัดตั้งข้อตกลงระยะยาวลูกค้าอาจส่ง RFI ออกไปยังหลายธุรกิจที่เสนอผลิตภัณฑ์พื้นฐานที่ต้องการ เมื่อได้รับคำตอบทั้งหมดแล้วลูกค้าจะเปรียบเทียบข้อดีของการตอบกลับแต่ละรายการในที่สุดก็ จำกัด รายการของผู้สมัคร RFP ให้แคบลงและเลือกน้อย ณ จุดนั้นผู้ขายที่ผ่านขั้นตอนเบื้องต้นนี้ได้รับเชิญให้ส่งข้อเสนอโดยทั่วไปจะใช้การร้องขอและรูปแบบที่ระบุซึ่งลูกค้าที่มีศักยภาพจัดทำ
การร้องขอข้อมูลสามารถใช้เป็นกระบวนการทางธุรกิจขั้นพื้นฐานเพื่อประเมินผู้ขายที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่มีข้อตกลงสัญญาระยะยาวที่สามารถนำไปใช้ได้จริง ในสถานการณ์นี้ RFI ให้บริการเพื่อระบุผู้ขายที่เสนอราคามาตรฐานที่แข่งขันได้มากที่สุดสำหรับสินค้าและบริการที่ลูกค้าอาจต้องการเป็นครั้งคราว ตัวอย่างเช่นธุรกิจในท้องถิ่นอาจส่ง RFI ไปยังร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานในท้องถิ่นทั้งหมดเพื่อหาว่าร้านใดมีราคาต่ำสุดสำหรับเครื่องใช้สำนักงานทั่วไปซึ่งเสนอส่วนลดตามปริมาณหากสั่งซื้อเกินจำนวนที่กำหนดและ ผู้ส่งคำสั่งซื้อโดยมีหรือไม่มีค่าธรรมเนียมการจัดส่ง ข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถตัดสินใจได้ว่าจะซื้อเครื่องใช้สำนักงานเมื่อใดที่มีความจำเป็นเกิดขึ้น
