โดยทั่วไปเรียกว่า RFP การร้องขอข้อเสนอเป็นเอกสารที่องค์กรหลายแห่งใช้เพื่อรับข้อเสนอบริการหรือสินค้าจากผู้ขายที่มีศักยภาพ โครงสร้างที่แน่นอนสำหรับ RFP จะแตกต่างจากสถานการณ์หนึ่งไปอีกสถานการณ์หนึ่ง ซึ่งหมายความว่าสูตรสำหรับวิธีการเขียนคำขอสำหรับข้อเสนอจะขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของหน่วยงานที่ออกคำขอและสิ่งที่พวกเขาหวังว่าจะเรียนรู้จากการตอบสนอง นี่คือตัวอย่างขององค์ประกอบที่พบในคำขอหลายข้อเสนอโดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรมหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง
เช่นเดียวกับความพยายามในการเขียนเชิงธุรกิจจำนวนมากคำขอที่เหมาะสมสำหรับข้อเสนอจะเริ่มต้นด้วยการระบุวัตถุประสงค์ของเอกสาร โดยปกติสามารถสรุปได้ในประโยคเพียงไม่กี่ประโยคและอนุญาตให้ผู้สมัครหรือบุคคลที่ได้รับเชิญให้ยื่นข้อเสนออย่างเป็นทางการเพื่อทราบว่าหน่วยงานผู้ออกบัตรกำลังมองหาวิธีการบริการหรือสินค้า แม้แต่รูปแบบที่ไม่เป็นทางการที่สุดสำหรับ RFP ก็ยังรวมถึงข้อมูลในลักษณะนี้
นอกเหนือจากการระบุวัตถุประสงค์หรือเหตุผลของ RFP แล้วมันไม่ได้ผิดปกติสำหรับข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับเอนทิตีที่จะรวม ข้อมูลมักจะให้รายละเอียดที่ จำกัด เกี่ยวกับขนาดของ บริษัท จำนวนของสถานที่เก็บในปัจจุบันและแผนการใด ๆ ในทันทีสำหรับการขยายตัวที่อาจส่งผลกระทบต่อการตอบสนองของผู้สมัคร โดยทั่วไปรายละเอียดไม่ได้มีความหมายที่ครอบคลุม อย่างไรก็ตามโดยปกติแล้วจะเพียงพอที่จะอนุญาตให้ผู้สมัครทำการวิจัยด้วยตนเองเพื่อขยายความเข้าใจในความต้องการของฝ่ายที่ออกคำขอข้อเสนอ
ในโครงสร้างการร้องขอข้อเสนออาจเป็นแบบกว้างหรือละเอียดมาก คำขอบางอย่างไม่เกินหนึ่งหน้าและมีเพียงแนวทางทั่วไปสำหรับการส่งเช่นพื้นที่เฉพาะบางแห่งไปยังที่อยู่วิธีการส่งข้อเสนอที่เสร็จสมบูรณ์และวันที่ครบกำหนดข้อเสนอทั้งหมด RFP อื่นให้ส่วนที่เฉพาะเจาะจงและรูปแบบที่จะต้องปฏิบัติตามโดยไม่ล้มเหลว
มีข้อดีสำหรับทั้งสองวิธีในการจัดรูปแบบคำขอสำหรับข้อเสนอ รูปแบบที่หลากหลายช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จำเป็นจะอยู่ในเนื้อหาของการตอบกลับ แต่ช่วยให้องค์กรได้รับแนวคิดว่าผู้สมัครแต่ละคนนำเสนอตัวเองอย่างไรเมื่อได้รับอนุญาตให้ใช้เวลามากในการตอบสนอง ในทางตรงกันข้ามรูปแบบที่มีโครงสร้างสูงจะบอกผู้สมัครถึงวิธีการจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่แน่ใจว่ามีความหมายสำหรับกิจการที่ออก ในเวลาเดียวกันโครงสร้างที่ครอบคลุมทำให้สามารถเปรียบเทียบการตอบสนองจากผู้ตอบแบบสอบถามหลายคนแบบเคียงข้างกันได้โดยเรียงลำดับรายการทีละส่วน
ขึ้นอยู่กับประเภทของการบริการหรือสินค้าที่เกี่ยวข้องคำขอสำหรับข้อเสนออาจมีตัวอย่างสถานการณ์ที่แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้เริ่มต้นของการร้องขอต้องการจากผู้ขายในสถานการณ์ประจำและสถานการณ์ฉุกเฉิน ตัวอย่างเช่นหาก RFP ใช้สำหรับการประชุมทางไกลผู้ริเริ่มอาจต้องการทราบว่าผู้ขายสามารถรับประกันความพร้อมใช้งานของพอร์ตหรือสายจำนวนหนึ่งโดยเฉพาะแม้ในช่วงระยะเวลาธุรกิจสูงสุด ผู้ขายอาจแก้ไขปัญหาเฉพาะเช่นการใช้เครือข่ายสนับสนุนสำหรับใช้ในกรณีฉุกเฉินทั่วทั้ง บริษัท หรือหากผู้ขายสามารถจัดการการตั้งเวลาและดำเนินการประชุมทางโทรศัพท์โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
ธุรกิจหรือองค์กรอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องออกเอกสาร RFP แต่ไม่แน่ใจว่าจะจัดโครงสร้างเอกสารอย่างไรเพื่อให้ได้เปรียบที่ดีที่สุดมักจะสามารถเริ่มต้นกระบวนการได้โดยใช้หนึ่งในคำขอฟรีมากมายสำหรับตัวเลือกเทมเพลตข้อเสนอที่พบทางออนไลน์ แม่แบบเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ตามต้องการ ในบางกรณีเทมเพลตจะมาพร้อมกับคำขออย่างน้อยหนึ่งตัวอย่างสำหรับข้อเสนอซึ่งจะทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับบุคคลหรือทีมที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียม RFP
