คำขอซื้อคืออะไร?

บางครั้งเรียกง่ายๆว่า RFT การขอประกวดราคาเป็นเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นคำเชิญสำหรับซัพพลายเออร์และผู้ขายประเภทต่างๆเพื่อให้สินค้าและบริการแก่ผู้ออกเอกสาร ส่วนใหญ่การเชิญประเภทนี้ถูกใช้โดยหน่วยงานของรัฐตั้งแต่ระดับท้องถิ่นจนถึงระดับชาติ คำขอประกวดราคาจัดทำหน้าที่คล้ายกับคำขอเสนอหรือ RFP ในภาคเอกชน

หนึ่งในคุณสมบัติที่แตกต่างของการขอประกวดราคาคือไม่ได้มีการส่งคำเชิญไปยังกลุ่มผู้คัดเลือกที่มีศักยภาพ สิ่งนี้แตกต่างจากการขอข้อเสนอซึ่งเอกสารอาจมีความกว้างหรือมีรายละเอียดสูงและนำไปยังผู้ขายที่ บริษัท รู้สึกว่าสามารถตอบสนองความต้องการได้เท่านั้น รัฐบาลมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับประเภทของสินค้าที่พวกเขาต้องการและเชิญผู้ขายที่มีศักยภาพหลากหลายเพื่อจัดหา ธุรกิจหรือบุคคลใด ๆ ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในเนื้อความของเอกสารมีอิสระที่จะใช้และอาจได้รับสถานะของซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุญาต

ในบางประเทศการตอบสนองต่อคำขอประกวดราคาจำเป็นต้องให้ผู้ขายที่มีศักยภาพส่งสิ่งที่เรียกว่าคำขอข้อมูลหรือ RFI เอกสารนี้เป็นข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับผู้ขายที่มีศักยภาพรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนปีในการทำธุรกิจข้อมูลเกี่ยวกับความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจและปัจจัยอื่น ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับการมีคุณสมบัติเป็นซัพพลายเออร์ที่ได้รับอนุญาตจากรัฐบาล สำเนาของเอกสารอาจถูกส่งไปพร้อมกับการส่ง RFT หรือผู้ขายอาจต้องยืนยันว่าได้ส่ง RFI ไปแล้วก่อนหน้าอ้างอิงวันที่และหน่วยงานรัฐบาลที่ได้รับการร้องขอข้อมูล

ไม่มีเทมเพลตมาตรฐานสำหรับเตรียมการประกวดราคา เอกสารขั้นสุดท้ายจะสะท้อนถึงกฎระเบียบและมาตรฐานในปัจจุบันที่รัฐบาลจำเป็นต้องปฏิบัติตาม ซึ่งหมายความว่าร่างสุดท้ายมีแนวโน้มที่จะมีรายละเอียดสูงและให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่ซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพเพื่อพิจารณาว่าควรหรือไม่ควรตอบสนองต่อคำขอ ความต้องการประเภทนี้จะป้องกันผู้ค้าที่ไม่ได้มาตรฐานของรัฐบาลจากการใช้เวลาในการกำหนดเวลาการตอบสนองที่มีแนวโน้มสูงที่จะได้รับการพิจารณาในขณะที่ยังลดจำนวนการตอบกลับที่ต้องได้รับการตรวจสอบโดยหน่วยงานที่ออกคำขอเดิม