การอนุมัติการส่งคืนสินค้าเป็นการอนุมัติจากผู้ขายสินค้าที่ช่วยให้ผู้ซื้อจัดส่งไปยังผู้ขายเพื่อทำการซ่อมแซมเปลี่ยนเครดิตหรือคืนเงิน อนุญาตให้ลูกค้าส่งคืนสินค้าและหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกันซึ่งเขียนไว้บนฉลากการจัดส่งอนุญาตให้แผนกจัดส่งและรับของผู้ขายยอมรับการส่งมอบบรรจุภัณฑ์ที่มีการส่งคืน การทำธุรกรรมสั่งซื้อทางไปรษณีย์เป็นระยะเวลานานการอนุมัติการส่งคืนสินค้า (RMA) เรียกว่าการอนุมัติการส่งคืนสินค้า (RGA) ในบางตลาดกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในช่วงปลายศตวรรษที่ 20 เนื่องจากผู้ค้าปลีกเข้าสู่โลกของการค้าออนไลน์มากขึ้น การขายทางไกลที่เกิดขึ้นทำให้การส่งมอบและส่งคืนสินค้ามากขึ้นโดยขึ้นอยู่กับบริการจัดส่งและไปรษณีย์
ในกรณีส่วนใหญ่เมื่อมีการขายสินค้าผู้ซื้อมีสิทธิ์คืนสินค้าได้ ในการตั้งค่าการค้าปลีกแบบดั้งเดิมส่วนใหญ่ผู้ค้าปลีกมีนโยบายเฉพาะเกี่ยวกับการคืนสินค้าโดยปกติจะ จำกัด ให้อยู่ในช่วงเวลาสั้น ๆ หลังจากการซื้อและระบุมาตรฐานขั้นต่ำสำหรับเงื่อนไขของสินค้าที่ส่งคืนเพื่อขอเงินคืนหรือเครดิต ลูกค้านำสินค้ากลับไปที่ร้านค้าปลีกพร้อมเอกสารการซื้อโดยปกติจะเป็นใบเสร็จรับเงินและนำเสนอเพื่อส่งคืน หากสถานการณ์สอดคล้องกับนโยบายการคืนสินค้าของผู้ขายผู้ขายยอมรับสินค้าที่ส่งคืนและออกเงินคืนหรือเครดิต สินค้ามักจะถูกใส่เข้าไปใหม่ในสินค้าคงคลังของผู้ขายและเตรียมพร้อมสำหรับการขาย
ผู้ซื้อสินค้าจากแหล่งสั่งซื้อทางไปรษณีย์และออนไลน์มีสิทธิ์เหมือนกันในการคืนสินค้า แต่กระบวนการดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงความท้าทายด้านลอจิสติกส์ให้กับผู้ขายมากขึ้น ในสภาพแวดล้อมดั้งเดิมเช่นส่งคืนจะได้รับการจัดการทีละคนและมักจะตรวจสอบในจุดโดยผู้ขาย เอกสารทั้งหมดได้รับการจัดการในจุดเช่นเดียวกับการคืนเงินหรือเครดิตและการทำธุรกรรมจะเสร็จสมบูรณ์เมื่อลูกค้าเดินออกไป เมื่อลูกค้าสั่งซื้อทางไปรษณีย์หรือออนไลน์เริ่มต้นกระบวนการส่งคืนหากคำขอเป็นไปตามนโยบายการคืนสินค้าของผู้ขายจะมีการอนุมัติการส่งคืนสินค้า ในหลายกรณีเพื่อประโยชน์ในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพรวมถึงความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมการอนุมัติการส่งคืนจะรวมอยู่ในฉลากการจัดส่งที่ใช้ในการจัดส่งสินค้าจากนั้นลูกค้าสามารถนำฉลากการจัดส่งกลับมาใช้เพื่อส่งคืนสินค้า มิฉะนั้นเมื่อลูกค้าจัดเตรียมฉลากการจัดส่งสำหรับการส่งคืนเขาเพียงแค่เขียนหมายเลขอนุมัติการส่งคืนสินค้าที่ไหนสักแห่งบนฉลาก
กระบวนการส่งคืนทางไกลนั้นเหมือนกับกระบวนการในห้าง โดยทั่วไปแล้วการอนุมัติการส่งคืนสินค้าจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จะถูกบันทึกไว้ในร้านและมักจะพิมพ์บนเอกสารเดียวกันกับที่ผู้ขายมอบให้กับลูกค้าเป็นป้ายกำกับการจัดส่งดังนั้นข้อมูลที่เกี่ยวข้องสามารถอ่านหรือสแกนฉลากได้โดยไม่ต้อง เพื่อเปิดแพคเกจเมื่อได้รับอำนวยความสะดวกในการส่งมอบแพคเกจกลับไปยังสถานที่ที่เหมาะสม เมื่อเปิดแพคเกจการส่งคืนจะมีการตรวจสอบเงื่อนไขของสินค้าที่ส่งคืนและหากเป็นที่ยอมรับจะมีการคืนเงินหรือเครดิต
การอนุมัติการส่งคืนสินค้านั้นเป็นเพียงการลดขั้นตอนการส่งคืนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่ออำนวยความสะดวกในขั้นตอนการคืนสินค้าทางไกลเพื่อขอเงินคืน กระบวนการเดียวกันนี้มักใช้กับการจัดส่งสินค้าไปยังผู้ขายเพื่อซ่อมแซมหรือเปลี่ยนใหม่ ในทุกกรณีกระบวนการอนุมัติการส่งคืนสินค้าจะทำตามกระบวนการเมื่อลูกค้าส่งสินค้ามือไปยังสถานประกอบการของผู้ขายเพื่อส่งคืน
