ตัวอย่างการเสนอราคาเป็นเอกสารตัวแทนที่สรุปว่าผู้ขายหรือผู้จัดหาสามารถตอบสนองความต้องการของ บริษัท ได้อย่างไร การเสนอราคาเป็นกระบวนการทั่วไปในอุตสาหกรรมการผลิตการก่อสร้างและการผลิต ผู้ขายและผู้จัดหารวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวัสดุและแรงงานที่ บริษัท ใช้ในการผลิตสินค้าและบริการผู้บริโภค การเสนอราคาตัวอย่างจะพบได้ในโครงการของรัฐบาล รัฐบาลหลายแห่งทำสัญญากับธุรกิจเอกชนเพื่อทำโครงสร้างพื้นฐานการป้องกันหรือโครงการสำคัญอื่น ๆ ให้สมบูรณ์ กระบวนการเสนอราคาสามารถให้รัฐบาลและธุรกิจด้วยผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดสำหรับทรัพยากรหรือบริการทางเศรษฐกิจ
ผู้ขายและซัพพลายเออร์ใช้การเสนอราคาตัวอย่างเพื่อก้าวเข้ามาใกล้ประตูของหน่วยงานราชการและธุรกิจอื่น ๆ การเสนอราคาเหล่านี้มักจะไม่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการเฉพาะ ผู้ขายและซัพพลายเออร์ให้รายชื่อ บริษัท เกี่ยวกับราคาของวัสดุหรือแรงงานที่เกี่ยวข้องที่มีอยู่เพื่อใช้งาน องค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ยังสามารถเสนอราคาตัวอย่างไปยังต่างประเทศและตลาดเศรษฐกิจระหว่างประเทศ
การเสนอราคาตัวอย่างสามารถพูดหรือเขียน เจ้าของธุรกิจมักใช้การเสนอราคาด้วยวาจาเมื่อพบกับ บริษัท ต่างๆเพื่อเสนอทรัพยากรทางเศรษฐกิจหรือบริการอื่น ๆ การเสนอราคาด้วยวาจามีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าการเขียน ธุรกิจหลายหน่วยงานราชการและต่างประเทศขอเสนอราคาตัวอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ขายและซัพพลายเออร์ การเสนอราคาที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้เอกสารที่มีราคาที่กำหนดซึ่งผู้ขายและซัพพลายเออร์ไม่สามารถแปรเปลี่ยนได้ ธุรกิจและหน่วยงานราชการอาจเปรียบเทียบการเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรกับผู้ขายและซัพพลายเออร์ปัจจุบันเพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด
ตัวอย่างการเสนอราคามักจะไม่เป็นไปตามรูปแบบเฉพาะ ผู้ขายและซัพพลายเออร์สามารถแสดงรายการข้อมูลในลักษณะที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ที่ได้รับการเสนอราคา ผู้ขายและซัพพลายเออร์อาจตัดสินใจเสนอตัวอย่างการเสนอราคาในรูปแบบที่คุ้นเคยกับธุรกิจและหน่วยงานราชการ อุตสาหกรรมและภาคธุรกิจส่วนใหญ่ใช้รูปแบบมาตรฐานสำหรับกระบวนการเสนอราคาตัวอย่าง
ธุรกิจที่ประทับใจกับการเสนอราคาตัวอย่างมักจะให้คำเชิญให้ผู้ขายและซัพพลายเออร์เสนอราคา คำเชิญให้เสนอราคาช่วยให้ผู้ขายและซัพพลายเออร์สามารถแสดงการเสนอราคาในโครงการเฉพาะ อีกครั้งคำเชิญให้เสนอราคาไม่ใช่ข้อเสนอเฉพาะจากธุรกิจที่ขอทรัพยากรหรือบริการพิเศษจากผู้ขายหรือผู้จัดหา กระบวนการเสนอราคาช่วยให้ผู้ขายและซัพพลายเออร์สามารถแข่งขันกับ บริษัท อื่น ๆ เพื่อให้บรรลุธุรกิจ ธุรกิจอาจขอข้อมูลเพิ่มเติมจากการเสนอราคาตัวอย่างหรือคำเชิญให้เสนอราคา กระบวนการเจรจาค่อนข้างทั่วไปในอุตสาหกรรมธุรกิจหรือภาคโดยใช้กระบวนการเสนอราคา
