คำแถลงขอบเขตเป็นเอกสารที่จัดทำโดยผู้จัดการโครงการเมื่อเริ่มต้นธุรกิจสำคัญหรือโครงการก่อสร้างใด ๆ เอกสารนี้ควรใช้ร่วมกับลูกค้าหากเป็นงานภายนอกหรือสปอนเซอร์หากโครงการมีความตั้งใจที่จะดำเนินการภายใน บริษัท เป้าหมายหลักของคำแถลงขอบเขตคือจัดทำบัญชีโดยละเอียดเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการขั้นตอนที่นำไปสู่เป้าหมายเหล่านั้นและอุปสรรคและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทั้งหมด ด้วยวิธีนี้สามารถให้รายการตรวจสอบที่กำหนดว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือไม่เมื่อดำเนินการเสร็จ
หน้าที่ของผู้จัดการโครงการคือทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลในทุกแง่มุมที่แตกต่างกันของโครงการประเภทใดก็ตามที่ บริษัท ของเขาได้รับการว่าจ้าง ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการสิ่งนี้อาจเป็นงานที่หนักหนาสาหัสโดยไม่มีคำแถลงเป้าหมายและวัตถุประสงค์บางประการที่สามารถปรึกษาได้ในระหว่างกระบวนการ คำสั่งขอบเขตให้บริการวัตถุประสงค์นี้และเป็นสิ่งสำคัญไม่เพียง แต่กับผู้จัดการโครงการ แต่ยังรวมถึงลูกค้าที่ต้องการงานที่ทำ
หลายรายการควรรวมอยู่ในคำชี้แจงขอบเขต ก่อนอื่นควรระบุสาเหตุที่โครงการนี้กำลังดำเนินการโดยตั้งเป็นปัญหาที่โครงการจะแก้ไข ที่ควรจะติดตามด้วยผลิตภัณฑ์ใด ๆ ที่โครงการมีขึ้นเพื่อทำ ผลิตภัณฑ์นี้เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ระบุไว้ในส่วนแรก
จากจุดนั้นคำสั่งขอบเขตควรได้รับรายละเอียดเพิ่มเติมในคำอธิบายเกี่ยวกับความจำเป็นและความเป็นจริงของโครงการ คำสั่งควรให้ภาพที่ชัดเจนว่าทีมผู้จัดการโครงการสามารถส่งมอบให้กับกระบวนการได้อย่างไรและสิ่งใดที่อยู่นอกเหนือการเข้าถึงของพวกเขา ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการสามารถกำหนดสิ่งที่คาดหวังของพนักงานของเขาในระหว่างโครงการ
อีกส่วนหนึ่งของคำแถลงการณ์ขอบเขตควรจะนำไปใช้กับค่าใช้จ่ายทั้งในแง่ของจำนวนโครงการที่จะต้องเสียค่าใช้จ่ายและหากเป็นข้อตกลงทางธุรกิจบางประเภทจำนวนเงินที่ควรสร้าง เมื่อเสร็จสิ้นโครงการการให้คำปรึกษาอย่างรวดเร็วของข้อความต้นฉบับไม่ต้องสงสัยเลยว่าภารกิจของโครงการนั้นสำเร็จหรือไม่ มันทำหน้าที่เป็นสัญญาระหว่างผู้จัดการโครงการและลูกค้าและถ้าทำถูกต้องกำจัดความไม่แน่นอนที่อาจเป็นอันตรายต่อทั้งสองฝ่าย
