ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาวุโสเป็นมืออาชีพด้านการบริหารที่ช่วยเหลือสมาชิกผู้บริหารหนึ่งคนขึ้นไปภายในองค์กรและอาจดูแลเจ้าหน้าที่ธุรการระดับเริ่มต้น เมื่อองค์กรเติบโตขึ้นพวกเขาสามารถเห็นปริมาณงานการดูแลที่เพิ่มขึ้นและต้องการมากกว่าหนึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหาร โดยทั่วไปบทบาทระดับสูงจะต้องใช้ในองค์กรเช่นนี้เพื่อทำงานอย่างใกล้ชิดกับฝ่ายบริหารและทำหน้าที่บริหารที่มีระดับความรับผิดชอบสูงกว่าของพนักงานระดับต้น
ผู้บริหารหรือผู้จัดการขององค์กรมักต้องการผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาวุโสหรือผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงเพื่อทำหน้าที่เป็น“ ผู้รักษาประตู” หรือตัวแทนของพวกเขา ในขณะที่พนักงานต้อนรับขององค์กรหรือพนักงานต้อนรับอาจต้อนรับผู้โทรและผู้เยี่ยมชมผู้ดูแลระบบอาวุโสมักจะเป็นจุดติดต่อต่อไปสำหรับผู้ที่ต้องการติดต่อฝ่ายจัดการ บุคคลเหล่านี้มักจะจัดการตารางเวลากำหนดการเดินทางและการนัดหมายอื่น ๆ สำหรับผู้จัดการในแผนกต่างๆไม่ว่าจะเป็นด้านการตลาดไอทีหรือทรัพยากรมนุษย์
เนื่องจากพวกเขามีแนวโน้มที่จะเป็นตัวแทนของการจัดการขององค์กรทั้งในการเขียนและการติดต่อทางวาจาคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดสำหรับคนในตำแหน่งนี้คือพวกเขามีทักษะการสื่อสารที่ดี ในความสามารถนี้ความรับผิดชอบของพวกเขาอาจรวมถึงการร่างจดหมายและอีเมลการโทรศัพท์และการจดชวเลข ผู้ช่วยฝ่ายบริหารอาวุโสควรมีความรู้การทำงานทั่วไปของทุกแผนกภายในองค์กร สิ่งนี้จะเตรียมเขาหรือเธอให้จัดการกับคำถามทั่วไปที่เขาหรือเธออาจได้รับหรือส่งพวกเขาไปยังเจ้าหน้าที่แผนกที่เหมาะสม
เพื่อที่จะเป็นผู้ช่วยผู้บริหารระดับสูงเราควรมีประสบการณ์ผสมผสานทั้งในการบริหารสำนักงานทั่วไปรวมถึงอุตสาหกรรมเฉพาะขององค์กร ในแง่นี้ผู้สมัครในอุดมคติมักจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารระดับต้นที่มีอยู่ในองค์กรที่กำลังมองหาการส่งเสริม ขึ้นอยู่กับค่านิยมขององค์กรบทบาทอาวุโสบางคนอาจให้ความสำคัญกับข้อมูลรับรองทางวิชาการในขณะที่คนอื่น ๆ อาจให้ความสนใจในภูมิหลังทางวิชาชีพของผู้สมัคร ผู้สมัครที่ไม่มีประสบการณ์ด้านการบริหารมืออาชีพ แต่มีประสบการณ์ด้านวิชาการในสาขาที่เกี่ยวข้องเช่นหลักสูตรการพิมพ์หรือเลขานุการอาจเหมาะกว่าสำหรับการเข้าทำงานระดับบริหารขั้นต้นก่อนที่จะสมัครงานตำแหน่งอาวุโส
