สำหรับธุรกิจจำนวนมากการค้นหาหรือย้ายสำนักงานไปยังพื้นที่สำนักงานที่เหมาะสมนั้นเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตามมีผู้เช่าอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ไม่มากนักที่มีประสบการณ์ในการประหยัดเวลาและยังคงเจรจาต่อรองเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีที่สุด ตัวแทนผู้เช่าหรือ "ตัวแทนผู้เช่า" สามารถให้บริการที่มีคุณค่าแก่ผู้เช่าอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ ตัวแทนผู้เช่ามักจะเป็นนายหน้าซื้อขายอสังหาริมทรัพย์มืออาชีพที่ทำงานเฉพาะสำหรับผู้เช่า
ก่อนที่ผู้เช่าเชิงพาณิชย์จะได้รับการว่าจ้างตัวแทนผู้เช่าเขาควรมีความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เช่าทำ หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของตัวแทนผู้เช่าคือการวิเคราะห์สถานที่ หากรายได้ของเจ้าของธุรกิจประสบเนื่องจากธุรกิจอยู่ในระดับต่ำตัวแทนสามารถวิเคราะห์ธุรกิจและที่ตั้งและแนะนำให้ย้ายหรือเปลี่ยนวิธีการใช้พื้นที่ การวิเคราะห์สภาพอาคารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของงาน ความกังวลด้านความปลอดภัยอาจได้รับการชดเชยโดยตัวแทนผู้เช่าหรือเขาอาจแนะนำการซ่อมแซมหรือการย้ายที่แน่นอน
ในกรณีที่การย้ายถิ่นฐานเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับผู้เช่าเชิงพาณิชย์ตัวแทนผู้เช่าสามารถทำหน้าที่เป็นผู้สนับสนุนให้กับเจ้าของธุรกิจในการเจรจากับเจ้าของพื้นที่สำนักงานใหม่ ตัวแทนในอุดมคติจะมีทักษะการเจรจาต่อรองโดยผู้เชี่ยวชาญซึ่งจะส่งเสริมผลลัพธ์ที่น่าพอใจ ข้อเท็จจริงของการมีตัวแทนสามารถให้ประโยชน์แก่ผู้เช่าในการเจรจาซึ่งเขาน่าจะไม่เป็นอย่างอื่น นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ว่าตัวแทนผู้เช่าที่มีประสบการณ์จะคุ้นเคยกับเจ้าของบ้านซึ่งจะช่วยเพิ่มประโยชน์ที่จะได้รับจากการเป็นตัวแทนเพิ่มเติม
เอกสารการเช่ามักจะมีความซับซ้อนโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เช่าที่ไม่มีความรู้ภาษาสัญญาดังนั้นลักษณะที่แน่นอนของเอกสารเอง ตัวแทนผู้เช่าจะมีความรู้อย่างถี่ถ้วนว่าเอกสารใดที่จำเป็นต้องใช้วิธีการปรับแต่งและสิ่งที่ควรและไม่ควรตกลง
เพื่อประโยชน์ทั้งหมดของการทำงานกับตัวแทนผู้เช่ามีข้อควรระวังเล็กน้อยในการเลือกตัวแทนเพื่อเป็นตัวแทนของคุณ เขาจะต้องเป็นอิสระจากความขัดแย้งทางผลประโยชน์ใด ๆ เมื่อทำงานกับผู้เช่า ประการที่สองผู้เช่าจะต้องเข้าใจว่าตัวแทนคาดว่าจะได้รับเงินและโดยใคร ตัวแทนจะต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าเขามีความรู้เกี่ยวกับสภาพตลาดในปัจจุบันและมีชื่อเสียงที่ดีในหมู่อุตสาหกรรมเดียวกัน หากผู้เช่าทำตามขั้นตอนเหล่านี้ก่อนที่จะทำงานกับใครบางคนอย่างใกล้ชิดจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดราคาแพง
