การวิเคราะห์ช่องว่างการฝึกอบรมเป็นการวัดระดับของทักษะที่พนักงานมีอยู่ ณ เวลาใดก็ตามที่สัมพันธ์กับระดับทักษะที่เหมาะสมที่สุดที่พวกเขาต้องการเพื่อให้ได้ผลผลิตที่ดีที่สุด เหตุผลในการประเมินช่องว่างการฝึกอบรมคือการช่วยให้องค์กรค้นพบความไม่สอดคล้องภายในผลลัพธ์ที่พนักงานมีอยู่ การได้รับความคิดว่าทักษะประเภทใดที่พนักงานของพวกเขามีจะช่วยให้องค์กรเหล่านี้ทราบวิธีจัดการปัญหาการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับพนักงาน
บริษัท ที่มีพนักงานที่ไม่มีทักษะระดับสูงสุดในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดจะเสียเปรียบ แง่มุมนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในตลาดที่มีการแข่งขันซึ่งทุก บริษัท พยายามเอาชนะคู่แข่งในทุกด้านรวมถึงผลิตภาพ วิธีการเริ่มต้นและดำเนินการวิเคราะห์ช่องว่างการฝึกอบรมนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร บริษัท ขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงไม่กี่คนอาจทำการประเมินช่องว่างการฝึกอบรมโดยการสังเกตพนักงาน ตัวอย่างเช่นเจ้าของหรือผู้จัดการของร้านขายของชำขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงสามคนเท่านั้นที่สามารถตรวจสอบพนักงานของเขาหรือเธอได้อย่างง่ายดายเพื่อดูว่าพวกเขามีประสิทธิภาพสูงสุดหรือไม่
งานดังกล่าวจะเป็นเรื่องยากสำหรับการจัดการร้านค้าปลีกขนาดใหญ่ที่มีพนักงานมากกว่า 50 คนในสาขาเดียว การวิเคราะห์ช่องว่างการฝึกอบรมสำหรับพนักงานในองค์กรขนาดใหญ่อาจทำได้ผ่านการใช้แบบสอบถามหรือแบบสำรวจ พนักงานอาจถูกขอให้ตอบคำถามและพวกเขาอาจถูกจัดอันดับเป็นรายบุคคลตามการวิเคราะห์คำตอบของพวกเขา พวกเขาอาจถูกจัดอันดับในระดับหนึ่งถึง 10 ตามการสำรวจ
โดยทั่วไปองค์กรมีดุลยพินิจในการตัดสินใจว่าจะเริ่มการวิเคราะห์ช่องว่างการฝึกอบรมในเวลาใด สิ่งนี้อาจทำได้เมื่อการผลิตล่าช้าหรือคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการต่ำกว่าระดับที่คาดหวัง เมื่อ บริษัท ต้องเผชิญกับการเรียกคืนผลิตภัณฑ์ของพวกเขาพวกเขาอาจตัดสินใจที่จะทำการวิเคราะห์ช่องว่างการฝึกอบรมเป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบของพวกเขาเป็นเหตุผลว่าทำไมผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องสามารถจัดการผ่านแผนกต่างๆและประชาชนทั่วไป ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ผลิตเก้าอี้สูงสำหรับทารกและเด็กเล็กอาจต้องจำผลิตภัณฑ์บางชุดเนื่องจากมีความเสี่ยงในการพลิกคว่ำและทำร้ายเด็กเล็ก บริษัท อาจทำการตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์ชำรุดและยังทำการประเมินช่องว่างการฝึกอบรมเพื่อดูว่าพนักงานทุกคนทำงานอย่างดีที่สุดหรือไม่ การประเมินดังกล่าวอาจเป็นตัวตั้งต้นของการเปลี่ยนแปลงของ บริษัท
