นโยบายการเดินทางคือการรวบรวมระเบียบและข้อบังคับที่พนักงานจะต้องสังเกตเมื่อมีส่วนร่วมในการเดินทางบางประเภทในนามของนายจ้าง นโยบายการเดินทางของ บริษัท เสียงจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับประเภทของค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจจะรับได้และค่าใช้จ่ายใดเป็นความรับผิดชอบของพนักงาน โดยทั่วไปจะมีการกำหนดวงเงินในรายการโฆษณาบางรายการในนโยบายการเดินทางเพื่อธุรกิจเช่นค่าเผื่อทั้งหมดสำหรับมื้อต่อวันค่าใช้จ่ายของโรงแรมที่พักรถเช่าและอัตราค่าโดยสารเครื่องบินและแม้แต่จำนวนเงินที่สามารถใช้กับลูกค้าที่ให้ความบันเทิง . นโยบายเสียงให้ทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ แต่ก็ยังคงรักษาค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจด้วยเหตุผล
ในหลาย ๆ กรณีนโยบายการเดินทางของ บริษัท นั้นได้กำหนดไว้เป็นลายลักษณ์อักษรและนำเสนอต่อพนักงานก่อนออกเดินทางไปทำธุรกิจ แนวคิดคือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายประเภทใดที่ บริษัท ยินดีที่จะรับและเป็นสิ่งที่ไม่ได้รับอนุญาต นี่เป็นความช่วยเหลือแก่พนักงานที่เดินทางเนื่องจากเขาหรือเธอจะรู้ว่า บริษัท จะจ่ายค่าอาหารที่สั่งจากรูมเซอร์วิสหรือจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการบินในชั้นเฟิร์สคลาสแทนที่จะเป็นเรื่องธุรกิจหรือโค้ช ในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อพนักงานสามารถกำหนดว่าจะไปกับสิ่งอำนวยความสะดวกที่ บริษัท ยินดีที่จะรับประกันหรืออัพเกรดและชำระส่วนต่างจากกระเป๋าของเขาหรือเธอ
นโยบายการเดินทางของ บริษัท อาจรวมถึงความจำเป็นในการใช้ผู้ขายเฉพาะเป็นส่วนหนึ่งของแผนการเดินทาง ตัวอย่างเช่นธุรกิจอาจมีแผนลดราคากับผู้ให้บริการรถเช่าที่กำหนดสายการบินเฉพาะหรือแม้กระทั่งเครือข่ายโรงแรมที่เฉพาะเจาะจง ในกรณีนี้พนักงานอาจจำเป็นต้องใช้ส่วนลดเหล่านั้นเมื่อใดและเท่าที่จะทำได้ การเลือกที่จะไม่ใช้โปรแกรมส่วนลดอาจหมายความว่านายจ้างครอบคลุมเฉพาะค่าใช้จ่ายทางธุรกิจบางส่วน ตัวอย่างเช่นหากพนักงานตัดสินใจที่จะพักในโรงแรมที่ไม่มีข้อตกลงส่วนลดกับนายจ้างเมื่อโรงแรมฝั่งตรงข้ามมีการจัดการแบบนั้นนายจ้างอาจจ่ายค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนคงที่เท่านั้น แทนที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด
บริษัท ต่างๆใช้บัตรเครดิตองค์กรที่ออกให้แก่พนักงานที่เดินทางเป็นประจำ เมื่อเป็นกรณีนี้นโยบายการเดินทางจะรวมรายการซักผ้าของค่าใช้จ่ายประเภทใดที่อาจถูกเรียกเก็บจากบัตรและจะต้องจัดการค่าใช้จ่ายใด ๆ จากกระเป๋าแล้วส่งรายงานค่าใช้จ่ายในภายหลัง วิธีการนี้มักจะให้ประโยชน์แก่ทั้งสองฝ่ายเนื่องจากพนักงานสามารถใช้บัตรองค์กรสำหรับค่าใช้จ่ายหลัก ๆ แทนที่จะใช้เงินสดหรือบัตรเครดิตส่วนบุคคลและรอการชำระเงินคืน ในขณะเดียวกัน บริษัท ได้รับประโยชน์จากความจริงที่ว่าพนักงานบางคนจะมุ่งเน้นที่การใช้บัตรมากขึ้นสำหรับค่าใช้จ่ายที่อนุญาตและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นที่ต้องจ่ายออกจากกระเป๋า
