จดหมายงานเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ระบุรายละเอียดของงานตกแต่งภายในที่จะต้องทำในพื้นที่เชิงพาณิชย์เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการใช้งานโดยผู้เช่า เจ้าของบ้านบางรายมีสัญญาเช่าเชิงพาณิชย์ตามที่เป็นอยู่และผู้เช่าจะต้องทำการปรับปรุงที่จำเป็น โดยทั่วไปเจ้าของบ้านตกลงที่จะทำการดัดแปลงพื้นที่เพื่อให้สามารถใช้งานได้และจดหมายงานให้ข้อมูลเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนที่เจ้าของบ้านและผู้เช่าเห็นด้วย ในกรณีที่มีข้อพิพาทเอกสารจะแสดงสิ่งที่แต่ละฝ่ายคาดหวังและควรได้รับ
ในจดหมายงานเจ้าของบ้านสามารถระบุลักษณะของงานที่จะทำและอาจพูดคุยว่าใครจะวางแผนงานและดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเข้าใจว่างานจะคืบหน้าอย่างไร จดหมายงานสามารถกำหนดคุณสมบัติเช่นต้องการใช้วัสดุที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมหรือตรงตามข้อกำหนดเฉพาะของรหัสอาคาร นอกจากนี้ยังกล่าวถึงการจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายและบุคคลที่รับผิดชอบค่าใช้จ่ายใด
บางครั้งจดหมายงานเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเช่า มันทำหน้าที่เป็นสิ่งที่แนบมาและมีการเจรจาในเวลาเดียวกันกับส่วนที่เหลือของสัญญาเช่า ในกรณีอื่นเป็นเอกสารทางกฎหมายแยกต่างหาก สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นเมื่อผู้เช่าร้องขอการแก้ไขในพื้นที่ที่เธอครอบครองอยู่แล้วตัวอย่างเช่น เช่นเดียวกับเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ มันกำหนดสิทธิ์และความรับผิดชอบและต้องมีลายเซ็นที่ถูกต้องจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องหรือตัวแทนที่ได้รับอนุญาตเพื่อให้ถูกต้อง
เป็นไปได้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางกฎหมายเพื่อสร้างจดหมายงานหรือใช้แม่แบบทั่วไปที่มีข้อมูลพื้นฐานกรอกไว้แล้วทนายความยังสามารถกำหนดจดหมายงานใหม่เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของโครงการ เขาจะตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดและร่างเอกสารใหม่พร้อมคำสั่งที่เหมาะสมทั้งหมด ขอแนะนำให้ใช้เมื่องานมีความซับซ้อนหรือมีราคาแพงหรือเมื่อข้อตกลงระหว่างผู้ให้เช่าและผู้เช่าผิดปกติ
ทุกฝ่ายควรตรวจสอบจดหมายงานด้วยความระมัดระวังก่อนลงนาม หากมีข้อกังวลใด ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาสิ่งสำคัญคือต้องนำเนื้อหาเหล่านั้นมาให้เร็วที่สุด การแก้ไขใด ๆ ที่จำเป็นจะต้องทำก่อนที่จะลงนาม ในสถานการณ์ที่คู่สัญญาไม่สามารถบรรลุข้อตกลงอาจช่วยนำบุคคลภายนอกเช่นผู้ไกล่เกลี่ยมาพิจารณาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะแก้ไขสถานการณ์ที่เป็นมิตร
