บัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้คือรายการบัญชีที่มีข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่เป็นหนี้กับผู้ขายผู้จัดหาและธุรกิจอื่น ๆ บริษัท ใช้บัญชีแยกประเภทนี้เพื่อแยกภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้นจากส่วนใหญ่ของบัญชีแยกประเภททั่วไป บริษัท สามารถมีบัญชีการเงินที่แตกต่างกันหลายบัญชีในบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ของพวกเขาขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของพวกเขา บริษัท ขนาดใหญ่มักจะใช้พนักงานบัญชีเพื่อจัดการข้อมูลบัญชีเจ้าหนี้
เจ้าหนี้การค้าเป็นกระบวนการที่เป็นวัฏจักรอย่างมากในระบบบัญชีของ บริษัท เสมียนบัญชีต้องกรองเอกสารจำนวนมากเมื่อจัดการบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ เอกสารภายนอกบัญชีเจ้าหนี้รวมถึงใบแจ้งหนี้ของผู้ขายหรือผู้จำหน่ายตั๋วเงินรายเดือนและเอกสารอื่น ๆ ที่ขอชำระค่าสินค้าหรือบริการ ข้อมูลจากเอกสารภายนอกเหล่านี้มีอยู่ในบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท บริษัท ส่วนใหญ่กำหนดวันที่ครบกำหนดชำระเงินสำหรับเอกสารภายนอกเหล่านี้ ผู้ควบคุมและหัวหน้างานบัญชีจะเรียกใช้ตารางเวลาจากระบบบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท เพื่อพิจารณาว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ต้องการการชำระเงินในปัจจุบัน
บริษัท ยังใช้เอกสารภายในเพื่อจัดการข้อมูลบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารภายในที่ใช้กันทั่วไปมากที่สุดเกี่ยวกับระบบบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท คำสั่งซื้อประกอบด้วยข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการซื้อสินค้าหรือบริการ ข้อมูลนี้มีอยู่ในบัญชีแยกประเภทบัญชีเจ้าหนี้ของ บริษัท เพื่อให้พนักงานบัญชีสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้ของผู้ขายกับใบสั่งซื้อได้ การจับคู่ใบกำกับสินค้าของผู้ขายกับใบสั่งซื้อภายในทำให้แน่ใจว่า บริษัท มีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดในการเปรียบเทียบและตรวจสอบรายการบัญชีเจ้าหนี้ คำสั่งซื้อยังแสดงถึงการควบคุมภายในเพื่อให้ตรงกับปริมาณของรายการที่ได้รับจำนวนเงินดอลลาร์สำหรับผลิตภัณฑ์และข้อมูลอื่น ๆ ที่ตรงกับข้อมูลที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้
บัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท มักจะรวมยอดรวมของบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ บริษัท ข้อมูลในบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ใช้เพื่อสร้างงบการเงินของ บริษัท แทนที่จะรวมถึงข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ บริษัท ต่างๆใช้บัญชีแยกประเภทย่อย (เช่นเจ้าหนี้) เพื่อเก็บข้อมูลรายละเอียดภายนอกบัญชีแยกประเภททั่วไป บริษัท จะจัดทำงบการเงินทุกสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีตามข้อมูลที่มีอยู่ในบัญชีแยกประเภททั่วไป
ข้อมูลบัญชีเจ้าหนี้แสดงอยู่ในงบดุลของ บริษัท เนื่องจากบัญชีเจ้าหนี้เป็นภาระผูกพันทางการเงินโดยปกติบัญชีจะมียอดเครดิตคงเหลือ บัญชีที่มียอดเครดิตในบัญชีได้รวมอยู่ในข้อมูลหนี้สินของ บริษัท ในงบดุล เจ้าหนี้การค้าเป็นหนี้สินระยะสั้นและโดยปกติจะระบุไว้ในหนี้สินหมุนเวียนของ บริษัท ผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจภายนอกมักจะเปรียบเทียบภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้นของ บริษัท กับสินทรัพย์ระยะสั้น การเปรียบเทียบนี้จะช่วยผู้มีส่วนได้เสียในการกำหนดว่า บริษัท มีเงินเพียงพอสำหรับลูกหนี้ที่จะจ่ายสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ของพวกเขา
