บัญชีแยกประเภทลูกหนี้คือหนังสือหรือเอกสารที่มีรายการของยอดเงินคงค้างทั้งหมดที่บุคคลหรือ บริษัท เป็นหนี้ ซึ่งหมายความว่าเป็นหนังสือที่ บริษัท เก็บรายชื่อของทุกคนที่ขายผลิตภัณฑ์เป็นเครดิต หลังจาก บริษัท ทำการขายและส่งใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้บัญชีนั้นจะถือเป็นลูกหนี้
ลูกหนี้การค้าถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนในงบดุล ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไปสู่การประเมินมูลค่าสินทรัพย์ของ บริษัท หาก บริษัท มียอดค้างชำระจำนวน 5,000 ดอลลาร์สหรัฐ (USD) สำหรับค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระทั้งหมดที่ยังไม่ได้ชำระธุรกรรมทั้งหมดที่เพิ่มขึ้นไปที่ $ 5,000 USD จะแสดงอยู่ในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้
บัญชีแยกประเภทดังกล่าวมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ ขั้นแรกให้บัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้อนุญาตให้ บริษัท ติดตามสินทรัพย์ทั้งหมด ดังนั้นเมื่อบัญชีของสินทรัพย์และหนี้สินจะมีรายการของเงินทั้งหมดที่เป็นหนี้ในที่เดียว
บัญชีแยกประเภทบัญชีลูกหนี้ก็มีความสำคัญเช่นกันเพราะช่วยให้ บริษัท สามารถเข้าถึงได้ว่ามีการชำระหนี้หรือไม่และมีหนี้ค้างชำระมากเกินไป หากบัญชีที่แสดงอยู่ในบัญชีแยกประเภทไม่ได้รับการชำระเงินตรงเวลา บริษัท สามารถเห็นสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายเนื่องจากรายการในบัญชีแยกประเภทและสามารถส่งหนังสือแจ้งเตือนการแจ้งเตือนหรือใบเรียกเก็บเงินติดตามผล
บริษัท ป้อนบัญชีเข้าสู่บัญชีแยกประเภทในเวลาที่ต่างกันขึ้นอยู่กับวิธีการบันทึกทางการเงินของพวกเขา บริษัท ส่วนใหญ่ป้อนบัญชีลูกหนี้เข้าสู่บัญชีแยกประเภทเมื่อมีการส่งใบแจ้งหนี้หรือใบแจ้งหนี้ บางคนป้อนหนี้ลงในบัญชีแยกประเภทเมื่อมีการขาย
Ledgers ยังสามารถเก็บไว้ในรูปแบบที่แตกต่างกัน ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีมันกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นสำหรับบัญชีแยกประเภทที่จะเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยให้ลูกค้าและบุคคลทั่วไปสามารถติดตามลูกหนี้ทั้งหมดได้โดยการเข้าไปในโปรแกรมคอมพิวเตอร์อย่างง่ายและการเติมข้อมูลในแบบฟอร์ม
Ledgers สามารถเก็บไว้ในหนังสือสมัยเก่าโดยใช้วิธีการกระดาษและดินสอ บริษัท บางแห่งอาจยังคงเก็บหนังสือของพวกเขาในลักษณะนี้ หนังสือบัญชีแยกประเภทยังคงขายที่ช่วยให้ติดตามบัญชีลูกหนี้ได้ง่ายโดยใช้วิธีการดั้งเดิม
ผู้ดูแลบัญชีหรือแผนกบัญชีนั้นตกเป็นของความรับผิดชอบในการปรับปรุงบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ใน บริษัท ส่วนใหญ่ ข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทสามารถโอนจากบัญชีแยกประเภทไปยังงบดุลเพื่อให้ บริษัท สามารถรับการประเมินมูลค่าสินทรัพย์ที่มีการอัพเดทได้ โดยทั่วไป บริษัท จะอัปเดตงบดุลด้วยข้อมูลจากบัญชีแยกประเภทรายไตรมาสแม้ว่าการปรับปรุงงบดุลรายเดือนก็เป็นเรื่องปกติเช่นกัน
