ค่าบริหารคือการประเมินความสำคัญของบันทึกทางธุรกิจต่อการดำเนินงานรายวัน บันทึกที่ถือว่ามีค่าการบริหารถูกเก็บไว้ในไฟล์หรือใช้เป็นประจำในการดำเนินธุรกิจ การจัดหมวดหมู่ของบันทึกทางธุรกิจนี้ผลักดันนโยบายการเก็บรักษาเอกสารของ บริษัท และอาจมีผลกระทบทางกฎหมายในหลาย ๆ สถานการณ์เช่นในการตอบสนองต่อคำขอค้นพบในระหว่างการดำเนินคดีหรือตามการตรวจสอบภาษี
บันทึกทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงาน เอกสารทางธุรกรรมเป็นวิธีที่ บริษัท ปฏิบัติตามพันธกรณีของรัฐบาลในการพิสูจน์การปฏิบัติตามกฎหมาย ธุรกิจจะต้องจัดทำเอกสารการขายเพื่อยืนยันการชำระภาษีรวมถึงบันทึกสถานะของพนักงานเพื่อพิสูจน์คุณสมบัติการทำงานและยืนยันชั่วโมงการทำงาน โดยทั่วไปแล้วนโยบายและกระบวนการต่าง ๆ จะมุ่งมั่นที่จะทำกระดาษซึ่งสร้างบันทึกประวัติศาสตร์ของการเปลี่ยนแปลงนโยบายเมื่อเวลาผ่านไป
ข้อกำหนดเหล่านี้พร้อมกับความต้องการภายในและมาตรฐานอุตสาหกรรมหมายความว่าทุกเร็กคอร์ดที่ บริษัท ผลิตต้องได้รับการประเมินตามมูลค่าการบริหาร บริษัท กำหนดว่าบันทึกเป็นสิ่งที่ต้องหรือควรเก็บไว้ในระยะเวลาหนึ่งหรือถ้ามันสามารถทำลายได้โดยไม่มีผลกระทบ โดยทั่วไปธุรกิจขนาดใหญ่จะสร้างนโยบายการเก็บรักษาเอกสารที่ช่วยให้พนักงานกำหนดมูลค่าของเอกสารเพื่อให้ประเภทของบันทึกทางธุรกิจที่เก็บรักษามีความสม่ำเสมอทั่วทั้ง บริษัท
บริษัท ขนาดเล็กมักไม่ค่อยออกแบบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารอย่างเป็นทางการ แต่การกำหนดค่าการบริหารนั้นไม่สำคัญในสภาพแวดล้อมของ บริษัท ขนาดเล็ก การเก็บบันทึกไม่เพียงพอสามารถทำให้ บริษัท ใด ๆ หลุดออกจากธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่ทำสัญญาการให้บริการมักจะให้สิทธิ์แก่ลูกค้าในการตรวจสอบบันทึกกิจกรรมการบัญชี หากไม่ได้เก็บบันทึกการดูแลระบบที่เหมาะสมลูกค้าสามารถฟ้องร้องเพื่อขอคืนเงินได้ ในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกการป้องกันความสำเร็จของการฟ้องร้องคดีล้มเหลวอาจขึ้นอยู่กับนโยบายและระเบียบปฏิบัติที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่พนักงานได้รับจากการฝึกอบรมเบื้องต้น
ค่าการบริหารยังมีบทบาทในบริบทสาธารณะเพื่อการควบคุมและวัตถุประสงค์ทางประวัติศาสตร์ โดยทั่วไปแล้วประชาชนมีความสนใจในการดำเนินงานประจำวันของเจ้าหน้าที่และสำนักงานของรัฐและบางประเทศมีกฎหมายที่ให้สิทธิ์แก่ประชาชนในการเข้าถึงบันทึกของรัฐบาลเช่นพระราชบัญญัติเสรีภาพในการข้อมูลในสหรัฐอเมริกา การประเมินมูลค่าการบริหารมักจะกำหนดว่าจะต้องเก็บบันทึกใดและอะไรที่สามารถทำลายได้ในขณะที่ปฏิบัติตามกฎหมาย หากไม่มีการเน้นคุณค่าของเอกสารทางธุรกิจจะทำให้ประวัติธุรกิจธุรกรรมหน่วยงานและองค์กรส่วนใหญ่สูญหายไป
