บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าคืออะไร?

บันทึกการจัดส่งล่วงหน้า (ASN) เป็นหนังสือแจ้งการจัดส่งพัสดุภัณฑ์ใกล้เข้ามา เป็นที่รู้จักกันว่าประกาศการจัดส่งล่วงหน้าการแจ้งเตือนการจัดส่งหรือบันทึกการจัดส่งล่วงหน้า โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะถูกส่งโดยอัตโนมัติด้วยวิธีอิเล็กทรอนิกส์เมื่อมีการสร้างสลิปการบรรจุ บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าโดยทั่วไปจะมีรายการรายละเอียดของสินค้าที่ถูกส่งนอกเหนือจากเวลาและวิธีการจัดส่งที่คาดหวัง

เป็นเรื่องปกติสำหรับบันทึกการจัดส่งล่วงหน้าเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีการบรรจุหีบห่ออย่างไรนอกเหนือจากที่บรรจุอยู่ โดยปกติจะเป็นการตอบกลับหรือยืนยันคำสั่งที่ลูกค้าให้กับผู้ขายในขณะที่ทำการสั่งซื้อ ผู้ค้าหลายรายมีแนวทางเฉพาะสำหรับการบรรจุและเตรียม ASN ตามแนวทางของ บริษัท และข้อกำหนดของลูกค้าบางราย

บันทึกการจัดส่งล่วงหน้าส่วนใหญ่จะถูกส่งผ่านการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ซึ่งเป็นระบบการส่งข้อความที่คล้ายกับอีเมล โดยทั่วไประบบประเภทนี้จะตั้งค่าระหว่างลูกค้าและผู้ขายเพื่อเร่งการถ่ายโอนข้อมูลประเภทต่างๆ เพื่อให้ระบบทำงานได้ผู้ขายและลูกค้าจะต้องยอมรับข้อตกลงเกี่ยวกับชนิดของระบบที่ใช้และวิธีใช้ ระบบ EDI ที่ได้รับความนิยมสูงสุดสองระบบคือ UN / EDIFACT และ ANSI X.12 แม้ว่าจะมีความคล้ายคลึงกันมากในระบบ EDI แต่ก็เป็นเรื่องปกติสำหรับแต่ละ บริษัท ที่ใช้พวกเขาก็จะมีแนวทางเฉพาะเกี่ยวกับวิธีใช้พวกเขาในการส่งข้อมูลเช่น ASN

โดยทั่วไปจะมีการสร้างบันทึกการจัดส่งล่วงหน้าเมื่อมีการสร้างบันทึกการจัดส่งโดยระบบของผู้ขาย นี่เป็นวิธีที่จะทำให้ลูกค้าทราบว่าพัสดุอยู่ในระหว่างการจัดส่ง อาจมีการรวบรวมสลิปการบรรจุเป็นส่วนหนึ่งของการรวบรวมคำสั่งซื้อเช่นในคลังสินค้า รายการการหยิบสินค้าซึ่งสร้างขึ้นจากข้อมูลในคำสั่งซื้อของลูกค้าช่วยให้พนักงานจัดทำแพคเกจทราบว่าจะรวมรายการใด ข้อมูลจากรายการนี้มักจะถูกถ่ายโอนโดยตรงไปยัง ASN

หนึ่งในรายการบรรจุภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้บ่อยที่สุดคือ EDI 856 เอกสารนี้แสดงรายการทุกอย่างที่จะปรากฏในรายการที่พิมพ์ซึ่งลูกค้าจะได้รับพร้อมกับบรรจุภัณฑ์ ASN ส่วนใหญ่จะมีข้อมูลลูกค้าเช่นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อรวมถึงการกำหนดราคาปริมาณและหมายเลขผู้ขาย