บันทึกย่อคำแนะนำเป็นเอกสารทางธุรกิจประเภทหนึ่งที่ยืนยันว่าคำสั่งซื้อที่ลูกค้าส่งไปนั้นได้รับจริงและได้รับการเคลียร์สินค้าสำหรับการจัดส่งแล้วและขณะนี้อยู่ในระหว่างการดำเนินการ บางครั้งเรียกว่าคำแนะนำในการจัดส่งความตั้งใจของเอกสารคือเพื่อให้ลูกค้าทราบสถานะปัจจุบันของการสั่งซื้อและเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าทราบล่วงหน้าเมื่อคาดว่าคำสั่งจะมาถึง เมื่อให้แก่ลูกค้าในรูปแบบของจดหมายธุรกิจที่ส่งทางไปรษณีย์หลาย บริษัท ในปัจจุบันใช้ประโยชน์จากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือกระบวนการแจ้งเตือนออนไลน์ที่คล้ายกันเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามีการดำเนินการตามคำสั่งซื้อและส่งมอบแล้วและแจ้งให้ลูกค้าทราบโดยประมาณว่า จะมาถึงที่หมายปลายทาง
คำแนะนำในการบันทึกค่อนข้างคล้ายกับสิ่งที่เรียกว่าคำแนะนำในการยอมรับ เอกสารนี้มักใช้ในแวดวงการเงินเพื่อยืนยันการขยายวงเงินเครดิตให้กับลูกค้าไม่ว่าจะโดยผู้ขายหรือจากสถาบันการเงินเช่นธนาคาร ในขณะที่วัตถุประสงค์แตกต่างกันเล็กน้อยทั้งคำแนะนำและคำแนะนำในการตอบรับนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคำขอที่เขาส่งได้รับการอนุมัติแล้วและจะพร้อมใช้งานสำหรับลูกค้ารายนั้นในไม่ช้า
จำนวนรายละเอียดที่รวมอยู่ในบันทึกคำแนะนำจะแตกต่างกันไปบางครั้งขึ้นอยู่กับประเพณีท้องถิ่นและเวลาอื่น ๆ ตามกฎหมายการค้าที่ใช้ในเขตอำนาจศาลที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการตั้งอยู่ โน้ตส่วนใหญ่จะมีการอ้างอิงไปยังหมายเลขคำสั่งซื้อ หมายเลขใบสั่งซื้อใด ๆ ที่ลูกค้าแจ้งไว้; คำอธิบายที่มีประเภทและปริมาณของสินค้าที่รวมอยู่ในการสั่งซื้อ และรวมถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดรวมถึงค่าจัดส่งใด ๆ ที่ประเมินโดยผู้ขาย โหมดการจัดส่งรวมถึงชื่อของผู้จัดส่งมักจะเป็นส่วนหนึ่งของรายละเอียดที่รวมอยู่ด้วย หากการจัดส่งเป็นการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของลูกค้าบางส่วนรายละเอียดอาจระบุว่ารายการใดจะถูกจัดส่งในภายหลัง เมื่อรายละเอียดในบันทึกคำแนะนำนั้นค่อนข้างครอบคลุมลูกค้าสามารถใช้รายละเอียดเพื่อจับคู่กับคำสั่งซื้อเดิมและมีความคิดที่ดีว่าควรคาดหวังรายการแต่ละรายการที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อนั้นเมื่อใด
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าหมายเหตุคำแนะนำไม่ได้แทนที่ใบตราส่งสินค้าจริงที่มาพร้อมกับการจัดส่งและไม่เป็นเอกสารที่ทำหน้าที่เป็นรายการบรรจุหีบห่อสำหรับการสั่งซื้อ เอกสารทางธุรกิจประเภทนี้เป็นข้อมูลที่ใช้เพื่อแจ้งเตือนลูกค้าเมื่อมีคำสั่งซื้อจัดส่งวิธีการจัดส่งที่ใช้รายการที่รวมอยู่ในการจัดส่งและวันส่งมอบที่คาดการณ์ไว้ ลูกค้าควรรอจนกว่าจะได้รับคำสั่งซื้อตรวจสอบความถูกต้องและประเมินความเสียหายระหว่างการขนส่งก่อนส่งเงินหากเป็นไปได้
