จดหมายแต่งตั้งเป็นเอกสารที่นายจ้างยื่นให้กับพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจดหมายนัดหมายแจ้งผู้สมัครว่าเขาหรือเธอได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งเฉพาะ รวมอยู่ในเนื้อหาของจดหมายเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการนัดหมายเช่นวันที่เริ่มต้นและเงินเดือนที่เสนอ สิทธิประโยชน์เช่นวันประกันและวันหยุดจะถูกกล่าวถึงในจดหมายนัดหมาย คนงานอื่น ๆ เช่นอาสาสมัครหรือฝึกงานอาจได้รับจดหมายแต่งตั้งหลังจากสมัครงานกับองค์กร
ในขณะที่มีส่วนร่วมในกระบวนการจ้างพนักงานนายจ้างมักคัดกรองผู้สมัครหลายคนก่อนที่จะตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะจ้างใคร เมื่อตัดสินใจแล้วนายจ้างจะติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการแต่งตั้งเพื่อขยายข้อเสนอการจ้างงาน ในขณะที่การจ้างงานใหม่มักได้รับแจ้งทางโทรศัพท์เกี่ยวกับการตัดสินใจของนายจ้าง แต่หลายคนได้รับจดหมายนัดพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งแทน ในหลายกรณีการโทรศัพท์นำหน้าจดหมายอย่างเป็นทางการโดยมีการพิจารณาว่าเป็นการแจ้งเตือนที่เป็นทางการหรือเป็นทางการมากกว่า
จดหมายของลักษณะนี้จะขยายไปถึงพนักงานเต็มเวลาและนอกเวลาเช่นเดียวกับเมื่อ บริษัท กำลังจ้างพนักงานชั่วคราว จดหมายนัดพบส่วนใหญ่จะแตกต่างกันไปตามถ้อยคำที่ใช้จริง แต่ทั้งหมดมีการประกาศอย่างเป็นทางการของการจ้างงาน จดหมายมืออาชีพจัดทำขึ้นบนหัวจดหมายของ บริษัท และรวมถึงชื่อเต็มของพนักงานใหม่ เงินเดือนจะระบุไว้ในจดหมายแต่งตั้งรวมถึงวันจ่ายเงินและผลประโยชน์ใด ๆ ที่ได้รับภายใต้เงื่อนไขการจ้างงาน ในขณะที่มันเป็นนายจ้างที่ขยายการนัดหมายไปยังผู้ยื่นคำขอมันเป็นนโยบายธุรกิจของนายจ้างบางคนที่จะไม่พิจารณาการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการจนกว่าผู้รับสัญญาณลงวันที่และส่งกลับจดหมายแม้ว่าการยอมรับทางวาจาได้ทำแล้ว
ในบางกรณีจดหมายนัดหมายอาจถูกขยายไปถึงผู้ฝึกงานหรืออาสาสมัครที่สมัครงานในตำแหน่งเฉพาะ ตัวอย่างเช่นอาสาสมัครที่สมัครเข้าร่วมโครงการให้คำปรึกษาที่อำนวยความสะดวกโดยองค์กรพัฒนาเอกชนหรือหน่วยงานที่ไม่แสวงหาผลกำไรอาจได้รับจดหมายนัดหลังจากส่งใบสมัครและดำเนินการคัดกรองโดยเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานนั้น ในกรณีเช่นนี้จดหมายนัดหมายจะรวมข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งอาสาสมัครเช่นจำนวนชั่วโมงที่ต้องใช้ในแต่ละเดือนและกฎของโปรแกรมนั้น เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจประเภทนี้อาสาสมัครจะลงนามและลงวันที่จดหมายก่อนส่งคืนหากได้รับการยอมรับตำแหน่ง
