เวิร์กโฟลว์การอนุมัติเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องได้รับการอนุมัติจากพนักงานคนอื่นเช่นผู้จัดการก่อนดำเนินการต่อหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้น ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติรวมถึงการมีสมาชิกของแผนกกฎหมายลงชื่อในโฆษณาใหม่ก่อนที่จะไปพิมพ์หรือต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการสำหรับค่าใช้จ่ายพนักงานที่เกินจำนวนหนึ่ง บริษัท หลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ธุรกิจเพื่ออนุมัติเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติอาจมีความเฉพาะเจาะจงเท่าที่จำเป็น เกณฑ์สำหรับกระบวนการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอาจรวมถึงจำนวนธุรกรรมมูลค่าที่อาจเกิดขึ้นจากการขายและประเภทของพนักงานที่จัดการงาน ปัญหาอื่น ๆ ที่อาจก่อให้เกิดการอนุมัติรวมถึงระยะเวลาที่พนักงานทำงานให้กับ บริษัท หรือลักษณะของงานที่พนักงานกำลังทำงานอยู่ สามารถรวมหลายเกณฑ์เพื่อทริกเกอร์การอนุมัติได้เช่นกัน
ภายในซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถเปิดการเตือนจำนวนหนึ่ง บุคคลที่ต้องให้การอนุมัติอาจได้รับอีเมลข้อความเตือนป๊อปอัพหรือข้อความภายในซอฟต์แวร์เอง งานหรือเอกสารที่ต้องได้รับการอนุมัติอาจถูกแช่แข็งจนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรืออาจมีไว้สำหรับการแก้ไขโดยผู้อื่น ผู้อนุมัติสามารถอนุมัติคำขอปฏิเสธหรือส่งต่อให้กับพนักงานคนอื่นได้ ในบางระบบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติหนึ่งรายการอาจเรียกขอการอนุมัติหลายครั้ง ตัวอย่างเช่นเมื่อผู้จัดการอนุมัติสัญญาก็อาจต้องได้รับการอนุมัติจากทนายความของ บริษัท
ควรพิจารณาถึงเหตุการณ์หลายเหตุการณ์เมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ตัวอย่างเช่นการอนุมัติควรมีกำหนดเวลาหลังจากนั้นจะส่งผ่านการขออนุมัติไปยังผู้อนุมัติที่มีศักยภาพรายอื่น กำหนดเวลาควรคำนึงถึงลำดับความสำคัญของงานและกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นหากกราฟิกต้องอยู่ที่เครื่องพิมพ์ภายในวันศุกร์เพื่อให้พร้อมสำหรับงานแสดงสินค้าที่กำลังจะมาถึงขั้นตอนการอนุมัติที่สมบูรณ์ที่เกี่ยวข้องกับกราฟิกนั้นจะต้องเสร็จสิ้นภายในวันศุกร์ ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ควรทราบถึงวันหยุดพักผ่อนของผู้อนุมัติและวันลาป่วยดังนั้นคำร้องขอการอนุมัติจะไม่อิดโรย
เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับโฆษณาที่มีอยู่หรือเวิร์กโฟลว์ธุรกิจ มันสามารถสร้างความมั่นคงโดยต้องได้รับการอนุมัติเสมอเมื่อตรงตามเงื่อนไขบางอย่างแทนที่จะพึ่งพาหน่วยความจำของมนุษย์ที่จะจำเมื่อใดและจากใครที่จะขออนุมัติ เวิร์กโฟลว์การอนุมัติยังสามารถรับประกันได้ว่าพนักงานใหม่ที่ไม่มีประสบการณ์จะไม่ทำผิดพลาดบางอย่างที่มีค่าใช้จ่ายสูง สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานที่ไร้จริยธรรมไม่สามารถดำเนินการขายปลอมหรือข้ามขั้นตอนที่กำหนดไว้ได้เช่นกัน
