เลขานุการอัตโนมัติเป็นอุปกรณ์ที่กำหนดเส้นทางการโทรในสำนักงาน อุปกรณ์เหล่านี้มักถูกใช้งานโดยธุรกิจขนาดเล็กเพื่อเป็นตัวกรองพื้นฐานระหว่างสำนักงานและโทรศัพท์ที่ไม่พึงประสงค์เช่น telemarketers หรือหมายเลขที่ไม่ถูกต้อง ธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีเลขาในชีวิตจริงเพื่อทำหน้าที่นี้ทำให้เลขานุการอัตโนมัติซ้ำซ้อน คำนี้มักจะใช้ตรงกันกับเลขานุการเสมือนจริง แต่ทั้งสองแตกต่างกันมาก เลขานุการเสมือนเป็นบุคคลที่แท้จริงไม่ใช่เพียงคนเดียวที่อยู่ในธุรกิจของตัวเอง
ในกรณีส่วนใหญ่เลขานุการอัตโนมัติเป็นกล่องขนาดเล็กที่เสียบเข้ากับสายโทรศัพท์ระหว่างโทรศัพท์กับผนัง เมื่อหมายเลขที่รู้จักและได้รับการอนุมัติเรียกสายเลขานุการจะอนุญาตให้โทรไปยังโทรศัพท์โดยตรง หากไม่ได้รับการอนุมัติไม่ทราบหรือ จำกัด การโทรเลขานุการอัตโนมัติจะดักจับมัน
โดยทั่วไปการสกัดกั้นชนิดนี้หมายความว่าระบบอัตโนมัติรับสายและขอข้อมูลพื้นฐานจากผู้โทร หลังจากได้รับคำตอบของคำถามอุปกรณ์จะโทรหาโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อและส่งต่อข้อมูลนั้นไปยังผู้รับ - ใครจะมีตัวเลือกในการรับสาย หากหมายเลขเรียกว่าไม่ดีหรือผู้รับปฏิเสธการรับสายการโทรจะถูกส่งไปที่วอยซ์เมลหรือตัดการเชื่อมต่อ
ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการสมมติว่าเสมือนและเลขานุการอัตโนมัติเป็นสิ่งเดียวกัน เลขานุการเสมือนเป็นผู้รับเหมาอิสระที่ทำหน้าที่เป็นเลขานุการจากสถานที่ห่างไกล โดยทั่วไปแล้วคนงานเหล่านี้จะมีสำนักงานที่บ้านและทำงานเลขานุการทั่วไปซึ่งมักจะเป็น บริษัท ที่แตกต่างกันหลายแห่ง งานทั่วไป ได้แก่ การตอบรับโทรศัพท์ถอดความตัวอักษรหรือคำพูดที่บันทึกไว้และจัดเตรียมการเดินทาง
แม้ว่าเลขานุการทั้งสองประเภทจะแตกต่างกันมาก แต่ก็มีวิธีการโดยรวมที่คล้ายกัน โดยการลบทั้งพื้นที่และค่าใช้จ่ายของเลขานุการดั้งเดิมธุรกิจสามารถดำเนินการได้ด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ามาก สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจสามารถทำงานได้ในระดับที่อาจล้มละลายภายใต้ระบบดั้งเดิม นอกจากนี้การใช้คุณสมบัติโทรศัพท์อัตโนมัติของเลขานุการเสมือนมักจะทำให้ธุรกิจมีขนาดใหญ่ขึ้นและจัดระเบียบได้ดีขึ้น
ในกรณีของเลขานุการเสมือนการจ้างงานให้ผลประโยชน์เพิ่มเติม คนงานคนเดียวสามารถทำงานให้กับ บริษัท หลายแห่งพร้อมกันแทนที่จะถูกบังคับให้ทำงานนอกเวลาเดียว นอกจากนี้การทำงานจากที่บ้านช่วยให้คนที่มีเด็กเล็กคนพิการหรือตารางเวลาที่คาดเดาไม่ได้สามารถทำงานในทีมงานต่อไปได้
