เวิร์กโฟลว์ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆที่ธุรกิจหรือพนักงานต้องดำเนินการเพื่อให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการแก่ลูกค้า เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือเมื่อขั้นตอนเหล่านี้ได้รับความช่วยเหลือจากคอมพิวเตอร์หรือเครื่องอื่น ๆ เพื่อให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติขั้นแรกต้องแบ่งขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการ หลังจากที่ธุรกิจเข้าใจในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเวิร์กโฟลว์แล้วการสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเกี่ยวข้องกับการป้อนกระบวนการเวิร์กโฟลว์ลงในซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ซึ่งจะทำให้กระบวนการอัตโนมัติ
ประโยชน์หลักของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติคือช่วยประหยัดเวลาในการทำงานของพนักงานและช่วยประหยัดเงินของ บริษัท ซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีความสามารถในการรายงานดังนั้น บริษัท สามารถระบุได้เมื่อต้องการพนักงานเพิ่มเติมเพื่อจัดการปริมาณงานหรือเมื่อธุรกิจมีจำนวนพนักงานมากกว่าที่จะทำงาน เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติกำจัดขั้นตอนการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือส่งไฟล์ไปยังบุคคลถัดไปที่ต้องการทำงานกับไฟล์ แต่หลังจากงานแรกเสร็จสมบูรณ์ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะแจ้งเตือนบุคคลต่อไปของงานถัดไปและทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้
ตัวอย่างหนึ่งของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ใช้คือของโรงพยาบาล ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเมื่อพนักงานต้อนรับตรวจสอบผู้ป่วยเข้าสู่ระบบในห้องรอพยาบาลได้รับการแจ้งเตือนบนคอมพิวเตอร์ว่าผู้ป่วยรอและอยู่ในห้องไหน หลังจากพยาบาลรวบรวมข้อมูลจากผู้ป่วยและป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์แพทย์จะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับผู้ป่วยและในห้องที่ผู้ป่วยรออยู่ เมื่อพยาบาลและแพทย์ป้อนข้อมูลเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจะสร้างข้อมูลกลับไปที่พนักงานต้อนรับซึ่งกำลังจัดการโหลดผู้ป่วย
ในตัวอย่างนี้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติบันทึกพนักงานจากการป้อนข้อมูลผู้ป่วยลงในระบบคอมพิวเตอร์หรือไฟล์ผู้ป่วยหลายครั้ง - เมื่อพนักงานต้อนรับตรวจสอบในผู้ป่วยเมื่อพยาบาลเห็นผู้ป่วยและอีกครั้งเมื่อแพทย์เห็นผู้ป่วย สิ่งนี้จะช่วยลดเวลาในการรอผู้ป่วยเนื่องจากหลังจากพนักงานต้อนรับป้อนข้อมูลผู้ป่วยเมื่อทำการเช็คอินข้อมูลจะถูกส่งไปยังคอมพิวเตอร์ของพยาบาลโดยอัตโนมัติและจะไปหาแพทย์อีกครั้ง เวิร์กโฟลว์อัตโนมัตินี้ช่วยให้โรงพยาบาลมีประสิทธิภาพมากขึ้นและท้ายที่สุดจะช่วยให้การดูแลผู้ป่วยดีขึ้น
