สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

หรือที่เรียกว่า e-office สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เป็นคำที่หมายถึงสภาพแวดล้อมของสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในการดำเนินงาน คำประกาศเกียรติคุณเป็นครั้งแรกในช่วงกลางของศตวรรษที่ 20 และเริ่มเข้ามาใช้งานร่วมกันในช่วงทศวรรษทศวรรษ 1980 เป็นสภาพแวดล้อมสำนักงานมากกว่าที่จ่ายด้วยวิธีการด้วยตนเองและเริ่มพึ่งพามากขึ้นในการรวมกันของคอมพิวเตอร์เดสก์ทอปเมนเฟรมและเซิร์ฟเวอร์ เพื่อจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับงานจำนวนมาก ปัจจุบันสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์มีการติดตั้งสำนักงานเสมือนจริงมากกว่าปกติซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีไร้สายเพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานได้จากทุกที่ด้วยแล็ปท็อปหรือโน้ตบุ๊กที่เหมาะสมและการเชื่อมต่อไร้สายที่เชื่อถือได้

หนึ่งในประโยชน์หลักของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์คือความสามารถในการใช้เอกสารที่น้อยลงในการจัดการงานธุรกิจที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีหรือการเรียกเก็บเงินจะสามารถลดการใช้หนังสือบัญชีการทำสำเนาแบบดั้งเดิมได้อย่างมีนัยสำคัญโดยการใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีเพื่อเรียกเก็บเงินสร้างใบแจ้งหนี้และแม้กระทั่งการผ่านรายการชำระเงินที่ได้รับในใบแจ้งหนี้คงค้าง ในทำนองเดียวกันพนักงานขายสามารถได้รับประโยชน์จากการใช้สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ฐานข้อมูลการขายมากกว่าการเก็บรักษาไฟล์กระดาษในแต่ละลูกค้าและลูกค้า แม้แต่งานธุรการหลายอย่างเช่นการเขียนจดหมายหรือการเตรียมงานนำเสนอสามารถทำได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ลดการใช้กระดาษในขณะเดียวกันก็ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบข้อมูลและดึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น

นอกเหนือจากการลดการใช้กระดาษที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานต่าง ๆ แล้วสภาพแวดล้อมสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ยังให้ความปลอดภัยในระดับที่สูงขึ้น ผู้ใช้สามารถใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันเอกสารต่าง ๆ จำกัด การเข้าถึงฐานข้อมูลด้วยรหัสผ่านและแม้แต่ล็อคการเข้าถึงไฟล์ที่วางไว้ในโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระยะไกลโดยการเข้ารหัสการเข้าถึงในบางลักษณะ ในขณะที่ไม่สามารถป้องกันความผิดพลาดได้ระดับความปลอดภัยนี้มักจะถูกพิจารณาว่าเป็นการปรับปรุงมากกว่าการใช้ตู้เก็บเอกสารที่ถูกล็อกตู้นิรภัยและห้องใต้ดินที่ใช้กันทั่วไปก่อนที่จะมีคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

ในขณะที่สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้กำจัดการใช้กระดาษในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์และเครือข่ายของ บริษัท อย่างรับผิดชอบช่วยลดความจำเป็นในการดูแลรักษาเอกสารสำเนา เนื่องจากเอกสารสามารถพิมพ์ได้ทุกเวลาและตามความจำเป็นพื้นที่ที่จำเป็นในการติดตั้งสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์จึงมีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัดข้อดีที่มีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อพื้นที่มีค่าพรีเมี่ยม ในบางอุตสาหกรรมการใช้สำนักงานเสมือนช่วยให้พนักงานสามารถทำงานจากระยะไกลได้มากกว่าที่ตั้งอยู่ใจกลางเมืองซึ่งเป็นประโยชน์ที่สามารถลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลงได้อย่างมาก