รหัสนายจ้างระยะมักจะหมายถึงหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ได้รับมอบหมายให้องค์กรธุรกิจหรือ บริษัท โดยทั่วไปหมายเลขนี้จะใช้เพื่อระบุ บริษัท ในแบบฟอร์มภาษีและโดยปกติแล้วจะให้แก่พนักงานในเอกสารที่ใช้ในการยื่นภาษีของตนเอง อย่างไรก็ตามนี่ไม่ใช่รหัสนายจ้างประเภทเดียว ในบางกรณีรหัสนายจ้างเป็นนโยบายของความประพฤติที่ทุกคนใน บริษัท คาดว่าจะปฏิบัติตามหรือนโยบายที่นายจ้างต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจมีจรรยาบรรณที่มีนโยบายต่อต้านการเลือกปฏิบัติและการดำเนินการประเภทอื่น ๆ
ในหลายเขตอำนาจศาลมีกฎหมายที่กำหนดให้นายจ้างต้องยื่นแบบฟอร์มภาษีและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานผู้อื่น เนื่องจากอาจมีธุรกิจมากมายในเขตอำนาจศาลเดียวการติดตามธุรกิจทั้งหมดโดยใช้ชื่ออาจเป็นเรื่องยาก หน่วยงานด้านภาษีบางแห่งมอบหมายรหัสนายจ้างให้กับ บริษัท ที่จ้างคนอื่นรวมทั้งธุรกิจประเภทอื่น ๆ ที่ไม่มีพนักงาน หมายเลขนี้ใช้เพื่อระบุบัญชีภาษีของ บริษัท และมักจะรวมอยู่ในเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีที่มอบให้กับพนักงาน บางครั้งรหัสประเภทนี้สามารถมองเห็นได้แม้ในสตับเช็คเงินเดือน
ในบางแห่งอาจมีการใช้รหัสนายจ้างสำหรับธุรกิจทุกประเภทรวมถึงการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว หากเจ้าของคนเดียวมีรหัสนายจ้างเขาอาจใช้รหัสแทนหมายเลขอื่น ๆ ในแบบฟอร์มภาษีและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจของเขา อย่างไรก็ตามกฎหมายเกี่ยวกับรหัสนายจ้างและวิธีการใช้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ด้วยเหตุนี้บุคคลอาจเรียนรู้กฎหมายที่ไม่เหมือนใครในเขตอำนาจศาลของเขาก่อนที่จะได้รับหนึ่งและพยายามใช้มันแทนตัวระบุอื่น ๆ
บางครั้งคำว่านายจ้างรหัสอาจอ้างถึงนโยบายการดำเนินการที่นายจ้างได้กำหนดไว้สำหรับพนักงาน อาจรวมถึงมาตรฐานสำหรับทุกอย่างตั้งแต่การแต่งตัวให้เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการแสดงความรักทางร่างกายในหมู่เพื่อนร่วมงาน รหัสประเภทนี้มักจะมีหัวข้อเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายของเขตอำนาจศาลเช่นส่วนที่ควบคุมการเลือกปฏิบัติและพฤติกรรมอื่น ๆ ที่อาจผิดกฎหมาย บ่อยครั้งที่เอกสารรหัสนายจ้างรวมถึงส่วนที่กำหนดให้พนักงานหลีกเลี่ยงการทำกิจกรรมส่วนตัวในช่วงเวลาทำงานเช่นการโทรศัพท์ส่วนตัวหรือท่องอินเทอร์เน็ต
ในกรณีอื่นรหัสนายจ้างถูกจัดตั้งขึ้นในเขตอำนาจศาลเพื่อสร้างมาตรฐานการปฏิบัติที่ยอมรับได้สำหรับนายจ้าง เอกสารประเภทนี้อาจแสดงถึงความรับผิดชอบทั่วไปของนายจ้างต่อพนักงานของเขา เช่นเดียวกันอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิ์ของนายจ้าง
