จดหมายอ้างอิงการจ้างงานเป็นจดหมายที่เขียนถึงนายจ้างในอนาคตของแต่ละบุคคล จดหมายอ้างอิงส่วนใหญ่ช่วยยืนยันรายละเอียดการจ้างงานของพนักงานกับ บริษัท เช่นเดียวกับการเน้นคุณภาพในเชิงบวกของเขา จดหมายธุรกิจประเภทนี้ควรเขียนโดยคนรู้จักมืออาชีพของพนักงานที่คาดหวัง
เมื่อผู้สมัครพยายามรักษาความปลอดภัยงานใหม่แนะนำให้เขามักจะมีจดหมายอ้างอิงการจ้างงานอย่างน้อยหนึ่งฉบับ จดหมายนี้ควรเขียนเป็นจดหมายธุรกิจ ควรพิมพ์ที่อยู่ผู้ส่งและข้อมูลการติดต่อพร้อมวันที่ด้านบน หากทราบที่อยู่ของผู้รับควรพิมพ์ด้านล่างที่อยู่ผู้ส่ง
จดหมายอ้างอิงการจ้างงานควรเขียนเป็นภาษาทางการซึ่งแตกต่างจากจดหมายส่วนตัว ยกตัวอย่างเช่นการแสดงออกของสแลงและอารมณ์ขัน โดยทั่วไปจดหมายประเภทนี้ควรเขียนถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจงที่นายจ้างใหม่ที่มีศักยภาพ หากผู้เขียนจดหมายไม่แน่ใจในชื่อของบุคคลที่ติดต่อเขาควรใช้คำทักทายทั่วไปเช่น“ ผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง”
วัตถุประสงค์หนึ่งของจดหมายอ้างอิงการจ้างงานคือเพื่อยืนยันว่าบุคคลนั้นทำงานให้กับ บริษัท ของผู้เขียนจดหมาย วันที่เฉพาะเจาะจงที่บุคคลที่ทำงานใน บริษัท ควรรวมไว้พร้อมกับตำแหน่งหรือตำแหน่งของเขา จดหมายอ้างอิงการจ้างงานบางฉบับอาจรวมถึงข้อมูลเงินเดือนด้วย
วัตถุประสงค์อีกประการหนึ่งของหนังสืออ้างอิงการจ้างงานคือการเน้นทักษะและจุดแข็งของแต่ละบุคคล ผู้เขียนจดหมายอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับทัศนคติเชิงบวกของผู้สมัครหรือจรรยาบรรณในการทำงานของผู้สมัคร ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงของจุดแข็งของอดีตพนักงานควรรวมไว้ด้วยถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นหากอดีตพนักงานช่วยลดต้นทุนของ บริษัท ควรอธิบายสั้น ๆ ในจดหมายอ้างอิงการจ้างงาน
จดหมายอ้างอิงการจ้างงานไม่ควรเขียนโดยใครก็ได้ แม้ว่าจดหมายอ้างอิงที่เขียนโดยเจ้านายจะเป็นที่น่าประทับใจ แต่จดหมายฉบับหนึ่งที่เขียนโดยเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานก็ใช้ได้เช่นกัน โดยทั่วไปแล้วจะเป็นการดีที่สุดสำหรับจดหมายอ้างอิงการจ้างงานที่เขียนโดยคนที่ผู้สมัครได้ทำงานอย่างใกล้ชิด บุคคลประเภทนี้ควรเขียนจดหมายด้วยผู้ที่มีความเห็นสูง
การขอจดหมายอ้างอิงการจ้างงานนั้นกระทำผ่านทางจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการ ในจดหมายนี้ผู้ถามควรทำให้ชัดเจนว่าเขาเคารพความคิดเห็นของผู้เขียนจดหมายในอนาคตและเพราะเหตุใด เขาอาจต้องการเตือนนักเขียนที่คาดหวังถึงทักษะและความสำเร็จบางอย่างของเขา
