บางสิ่งบางอย่างถูกกล่าวว่ามีคุณค่าที่ยั่งยืนเมื่อมันมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์หรือรูปแบบอื่น ๆ ของมูลค่าที่คาดว่าจะได้ดีในอนาคต ในขณะที่เอกสารศิลปะจำนวนมากมีคุณค่าที่ยั่งยืนรวมถึงการจัดแสดงผลงานของศิลปินและวรรณกรรมคำศัพท์นี้มักใช้สำหรับเอกสารทางกฎหมายและธุรกิจ เหตุผลในการเก็บรักษาเอกสารมีความหลากหลาย แต่มักเกี่ยวข้องกับเอกสารที่มีข้อมูลที่ใหม่ปฏิวัติหรือคาดว่าจะมีประโยชน์ในอนาคต โดยเฉลี่ยเอกสารที่มีค่าความคงทนน้อยกว่า 5 เปอร์เซ็นต์ของเอกสารทั้งหมดที่ทำ องค์กรที่รับผิดชอบเอกสารโดยปกติจะไม่กำหนดว่าเอกสารใดมีค่า นี้มักจะถูกทิ้งให้เก็บเอกสารสำคัญ
เอกสารหลายประเภทสามารถกล่าวได้ว่ามีคุณค่ายั่งยืน ในขณะที่คำนี้สามารถใช้สำหรับงานวรรณกรรมและภาพวาดมันเป็นเรื่องปกติที่ใช้สำหรับเอกสารทางธุรกิจและกฎหมาย เอกสารเหล่านี้มักจะถูกเลือกตามความคุ้มค่าหลังจากทำเสร็จแล้ว ผู้เก็บเอกสารมักจะรอเป็นเวลาหลายปีเพื่อดูว่าการยืนยงผลกระทบของพวกเขาคือการพิจารณาว่าเอกสารเหล่านี้มีมูลค่าจดหมายเหตุจริงหรือไม่
เอกสารสามัญจะไม่ถือว่ามีค่ายั่งยืน เฉพาะเอกสารพิเศษเท่านั้นที่ถูกเก็บถาวรอย่างถาวรเพื่อการใช้งานและการวิจัยในภายหลัง มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น แต่มักจะเป็นเพราะเอกสารมีข้อมูลที่ขาดไม่ได้หรือเป็นการปฏิวัติ ตัวอย่างเช่นเอกสารทางกฎหมายที่ให้รายละเอียดการตัดสินของศาลที่เปลี่ยนไปอย่างมากว่าศาลอื่นมองว่าปัญหานั้นจะมีค่ายั่งยืน เอกสารทางกฎหมายเกี่ยวกับคดีในศาลทั่วไปจะไม่ถือว่ามีมูลค่ายาวนาน
มีเอกสารน้อยมากที่ถือว่ามีคุณค่ายั่งยืนเนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่มีรายละเอียดเหตุการณ์ทั่วไปซึ่งในขณะที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจหรือสำนักงานที่ทำเอกสารนั้นไม่เป็นประโยชน์ต่อโลกโดยรวม โดยเฉลี่ยแล้วน้อยกว่า 5 เปอร์เซ็นต์ของเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นถือว่ามีมูลค่าจดหมายเหตุ เอกสารอื่น ๆ อาจถูกเก็บถาวรโดยธุรกิจเป็นเวลาหลายปี แต่มักจะถูกทำลายเมื่อพวกเขาไม่ได้ใช้งานอีกต่อไป แม้ว่าสถานประกอบการจะเก็บเอกสารที่เก็บถาวรอย่างถาวรพวกเขาจะได้รับการพิจารณาว่ามีมูลค่าถาวรหากสถานประกอบการเก็บถาวรเห็นด้วยกับมูลค่าของพวกเขา
ในขณะที่สถานประกอบการที่รับผิดชอบในเอกสารอาจจะสามารถเลือกได้เพื่อความยั่งยืน ผู้เก็บเอกสารมักจะรับผิดชอบในการค้นหาและกำหนดเอกสารที่มีประโยชน์สำหรับอนาคต ทีมเก็บเอกสารมักจะทำการตัดสินใจนี้หลังจากตรวจสอบข้อมูลของเอกสารผลกระทบที่ยั่งยืนและเอกสารเป็นรายแรกที่ให้รายละเอียดข้อมูลที่มีค่าหรือไม่ เอกสารบางอย่างที่ไม่ใช่คนแรกที่รายงานข้อมูลที่มีค่านั้นถูกเก็บถาวร แต่โดยทั่วไปจะไม่ถือว่ามีค่า
