ผู้ประสานงานด้านข้อมูลมีหน้าที่ในการรวบรวมวิเคราะห์ประมวลผลและแจกจ่ายข้อมูลตามนโยบายของ บริษัท หรือองค์กร ในกรณีส่วนใหญ่บุคคลนี้จะไม่รับผิดชอบ แต่เพียงผู้เดียวในการรวบรวมข้อมูล แต่อาจต้องดำเนินการและทำให้สามารถแสดงได้ในรูปแบบที่เป็นมิตรกับผู้อ่าน ดังนั้นคนที่อยู่ในตำแหน่งนี้จะต้องไม่เพียง แต่มีทักษะด้านเทคนิคที่ดี แต่ยังมีความสามารถในการสร้างสรรค์อย่างน้อย
โดยทั่วไปงานจะแบ่งออกเป็นหนึ่งในสองประเภท: ผู้ประสานงานข้อมูลสาธารณะและผู้ประสานงานข้อมูลภายใน บุคคลเดียวกันอาจรับผิดชอบทั้งสองอย่าง แต่ข้อกำหนดของแต่ละคนก็อาจแตกต่างกันอย่างมาก อย่างไรก็ตามในทั้งสองกรณีงานจะต้องใช้ประสบการณ์การประชาสัมพันธ์อย่างมากหรือการฝึกอบรมที่กว้างขวางในสาขานั้น นอกจากนี้ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งดังกล่าวจะต้องเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพและสามารถเชื่อมต่อกับผู้อื่นได้ดี
ผู้ประสานงานด้านข้อมูลสาธารณะคือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับสื่อเป็นหลัก ในบางกรณีผู้ประสานงานนี้จะทำหน้าที่เป็นโฆษกหลักของ บริษัท และอาจเป็นบุคคลที่อ้างถึงบ่อยที่สุดสำหรับ บริษัท ในสื่อ ผู้ประสานงานด้านข้อมูลบางคนทำหน้าที่หลักในการเป็นศูนย์กลางสำหรับสื่อเพื่อให้นักข่าวสามารถนำไปยังแหล่งที่มีความเชี่ยวชาญมากขึ้นหรือมีความรู้โดยตรง บทบาทของผู้ประสานงานไม่ว่าในกรณีใดมักจะถูกกำหนดโดย บริษัท
ผู้ประสานงานข้อมูลภายในก็คาดว่าจะเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพและติดต่อกับผู้อื่นได้ดี แต่อาจไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับองค์กรสื่อภายนอกเลย คนงานที่ทำหน้าที่นี้อาจช่วยรวบรวมรายงานประจำปีจดหมายข่าวของ บริษัท และข้อมูลที่นักลงทุนมักต้องการก่อนตัดสินใจลงทุน ดังนั้นในบางแง่มุมอาจจำเป็นต้องมีทักษะทางเทคนิคที่แตกต่างกันเมื่อเทียบกับผู้ประสานงานข้อมูลสาธารณะ
ผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งเหล่านี้จะต้องระมัดระวังเป็นอย่างมากเมื่อพูดถึงการเผยแพร่ข้อมูล บ่อยครั้งที่ผู้ประสานข้อมูลจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่มีความอ่อนไหวมาก ดังนั้นบุคคลจะต้องตระหนักถึงข้อมูลที่พร้อมที่จะเผยแพร่และข้อมูลใดไม่อยู่เสมอ สิ่งนี้ต้องการความใส่ใจในรายละเอียดและความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ
ผู้ที่กลายเป็นผู้ประสานงานด้านข้อมูลมักมาจากฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือสื่อสารมวลชน ทักษะที่พัฒนาขึ้นในการซื้อขายเหล่านั้นมักจะถ่ายโอนได้ดีมากสำหรับงานนี้ ส่วนใหญ่ยังมีการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการและอย่างน้อยปริญญาตรีแม้ว่าอาจไม่จำเป็นในทุกกรณี เส้นทางการศึกษาระดับปริญญาที่อาจนำไปสู่อาชีพในฐานะผู้ประสานงานข้อมูล ได้แก่ การสื่อสารสื่อสารมวลชนและธุรกิจ
