บันทึกสินค้าคงคลังมีข้อมูลเกี่ยวกับประเภทและปริมาณของหุ้นที่กิจการมีอยู่ ซึ่งรวมถึงสินค้าคงคลังในมือสินค้าคงคลังที่อยู่ในการสั่งซื้อและสินค้าคงคลังที่ถูกระงับสำหรับการทำงานในความคืบหน้า เป็นที่รู้จักกันว่าบันทึกหุ้น
สามารถดูเรคคอร์ดสินค้าคงคลังทั่วไปได้ในไฟล์คู่มือหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ ความซับซ้อนขึ้นอยู่กับขนาดของ บริษัท ความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ที่แปรรูปและปริมาณการผลิต บันทึกสินค้าคงคลังจำนวนมากจะมีคำอธิบายของแต่ละชิ้นและข้อมูลเกี่ยวกับที่ตั้งปริมาณและหมายเลขประจำตัว
ระเบียนสินค้าคงคลังโดยรวมมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการทั้งหมดในสต็อก ไม่รวมเงื่อนไขอื่น ๆ โดยทั่วไปจะเป็นฐานที่สามารถทำบันทึกสินค้าคงคลังประเภทอื่นได้
เรคคอร์ดสินค้าคงคลังอาจบัญชีสินค้าในสต็อกที่จะนำไปผลิตในไม่ช้า สิ่งนี้ช่วยให้ บริษัท มีความคิดเกี่ยวกับเวลาที่จะสั่งซื้อใหม่นอกเหนือจากการติดตามการไหลของวัสดุตามปกติ นอกจากนี้ยังช่วยองค์กรในการกำหนดเปอร์เซ็นต์ของหุ้นที่ใช้งานในเวลาที่กำหนดและว่ามีสินค้าคงคลังว่างมากเกินไป ทำให้สามารถกำหนดจำนวนสต็อกที่ต้องเก็บไว้ได้ง่ายขึ้นและลดต้นทุนในการดูแลรักษาสินค้าคงคลังส่วนเกิน
อีกรายการทั่วไปของบันทึกสินค้าคงคลังเป็นรายการที่มีรายการในการสั่งซื้อ บันทึกนี้ยังสามารถช่วยให้ บริษัท รักษาสต็อกเพียงพอโดยการเปิดเผยว่ามีสินค้าคงคลังเพียงพอหรือไม่เพื่อช่วยให้การผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่น อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการพิจารณาว่ามีการสั่งซื้อสินค้าเพียงพอหรือไม่นอกเหนือจากการกำหนดเวลาสำหรับการส่งมอบที่คาดการณ์ไว้
ระเบียนสินค้าคงคลังจะติดตามการเปลี่ยนแปลงในสินค้าคงคลัง ซึ่งรวมถึงจำนวนสินค้าในมือสินค้าที่นำเข้าและรายการที่ส่งออก แต่ละรายการมีการติดตามและขึ้นอยู่กับระบบรายการอาจจัดเรียงตามประเภท
มีการใช้งานหลายครั้งสำหรับการบันทึกสินค้าคงคลังตั้งแต่การให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเงินรายวันไปจนถึงการจัดทำภาษีรายปี สามารถใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ปรับปรุงประสิทธิภาพด้านต้นทุนของการดำเนินงานและติดตามปริมาณการผลิต ด้วยความเข้าใจว่าแต่ละชิ้นงานมีความเป็นไปได้ที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของการดำเนินงานโดยการจัดเรียงและบำรุงรักษาสต็อกในสถานที่ที่เป็นประโยชน์ต่อการผลิตมากที่สุด บันทึกสินค้าคงคลังยังสามารถช่วยให้ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าคงคลังจะไม่สูญเปล่าถูกขโมยเสียหายหรือทำกำไรอย่างอื่น
