จดหมายอัตโนมัติเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ทำให้สามารถประมวลผลจดหมายจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย บริษัท บางแห่งใช้อุปกรณ์และบุคลากรเพื่อจัดการการประมวลผลจดหมายในระดับนี้ในขณะที่ บริษัท อื่น ๆ ใช้ฟังก์ชันเหล่านี้กับผู้ขายที่เน้นการจัดการแคมเปญอีเมลโดยตรงการแจกจ่ายชิ้นส่วนจดหมายไปยังลูกค้าเป็นประจำและโครงการต่อเนื่องอื่น ๆ จุดของจดหมายอัตโนมัติคือการประมวลผลจดหมายอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการกระจายของแต่ละหน่วย
ตัวอย่างหนึ่งของการใช้เมลอัตโนมัติคือการสร้างและการดำเนินการของแคมเปญเมลโดยตรง เพื่อเร่งกระบวนการส่งออกชิ้นส่วนส่งเสริมการขายจำนวนมากเช่นจดหมายหรือไปรษณียบัตรผู้ริเริ่มมักจะใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อที่อยู่จัดเรียงและเตรียมชิ้นส่วนสำหรับการส่งจดหมาย สิ่งเหล่านี้รวมถึงการสแกนจดหมายการสร้างแฟกซ์และข้อความอีเมลที่เป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญและการแจกจ่ายรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้พร้อมกับชิ้นส่วนจดหมายโดยตรง
ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ใช้ในการสร้างป้ายจ่าหน้าจดหมายหรือพิมพ์ชื่อผู้รับและที่อยู่บนชิ้นงานด้วยตนเอง เครื่องคัดแยกช่วยให้สามารถแยกชิ้นส่วนด้วยรหัสไปรษณีย์ซึ่งจะทำให้สามารถใช้อัตราการส่งจดหมายจำนวนมากได้ง่ายขึ้น กลวิธีจดหมายอัตโนมัติจำนวนมากยังใช้เทคโนโลยีการพิมพ์เลเซอร์เพื่อใช้จำนวนไปรษณีย์ที่เหมาะสมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการคัดแยกช่วยให้ชิ้นส่วนพร้อมสำหรับการส่งจดหมายในระยะเวลาอันสั้น
ข้อดีของการส่งจดหมายอัตโนมัติคือสามารถเตรียมและส่งชิ้นส่วนจดหมายได้หลายหมื่นชิ้นในเวลาไม่นานที่จะต้องเตรียมชิ้นส่วนเหล่านั้นด้วยมือ ขึ้นอยู่กับลักษณะของชิ้นจดหมายการใช้เครื่องมืออัตโนมัติจะช่วยให้ธุรกิจสามารถประมวลผลชิ้นส่วนเพิ่มเติมในหนึ่งชั่วโมงกว่าทีมสิบถึงสิบห้าคนสามารถดำเนินการในหลายวันทำการ สิ่งนี้แปลว่าเป็นการประหยัดอย่างมากสำหรับ บริษัท รวมถึงการปลดปล่อยทรัพยากรบุคคลที่มีค่าเพื่อมุ่งเน้นด้านที่สำคัญอื่น ๆ ของการดำเนินงาน
ในขณะที่บาง บริษัท เลือกที่จะสร้างสิ่งอำนวยความสะดวกในการเรียงลำดับจดหมายของตัวเองภายใน บริษัท อื่น ๆ เลือกที่จะใช้ประโยชน์จากบริการอีเมลอัตโนมัติเพื่อจัดการแคมเปญจดหมายโดยตรง บริษัท เหล่านี้หลายแห่งมีรายชื่อลูกค้าเช่นเดียวกับการพิสูจน์เอกสารที่เตรียมไว้สำหรับแคมเปญก่อนหน้า สิ่งนี้ทำให้ลูกค้าสามารถรวบรวมแคมเปญจดหมายโดยตรงใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้องค์ประกอบจากการส่งจดหมายจำนวนมากก่อนหน้านี้โดยมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างน้อย เนื่องจากบริการเหล่านี้หลายแห่งคิดค่าบริการแบบคงที่ต่อชิ้นซึ่งรวมถึงการพิมพ์การพิสูจน์อักษรที่อยู่การใช้ไปรษณีย์และแม้แต่การส่งไปยังที่ทำการไปรษณีย์จึงเป็นเรื่องง่ายมากที่จะคำนวณต้นทุนของโครงการส่งจดหมายในเวลาไม่กี่นาที
ข้อดีอีกอย่างของการใช้บริการจดหมายอัตโนมัติก็คือส่วนลดจำนวนมากเสนอให้ เนื่องจากลูกค้าเลือกที่จะส่งสำเนาชิ้นเดียวกันมากขึ้นอัตราการส่งต่อจดหมายจึงลดลง วิธีนี้ช่วยให้ บริษัท ต่างๆสามารถปรับแต่งค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการโฆษณาทางไปรษณีย์โดยตรงหรือแม้แต่ส่งชิ้นส่วนจดหมายไปยังลูกค้าที่มีอยู่อย่างต่อเนื่อง
