การจัดหาการเสนอราคาเป็นระบบที่ บริษัท ที่ต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการอนุญาตให้ บริษัท หรือบุคคลอื่นส่งข้อเสนอการแข่งขันเพื่อที่จะได้รับสิทธิ์ในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ร้องขอ กระบวนการนี้เรียกว่า "การเสนอราคา" เนื่องจาก บริษัท ต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการกำลังเรียกร้องให้ผู้ให้บริการส่งการเสนอราคาที่ดีที่สุด การจัดหาการเสนอราคามักจะถูกจัดการโดยตัวแทนจัดซื้อสำหรับ บริษัท ที่กำลังมองหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ บุคคลนี้มีอำนาจในการมอบสัญญากับซัพพลายเออร์ของการเสนอราคาที่ชนะ
บริษัท ส่วนใหญ่ที่พึ่งพาผลิตภัณฑ์หรือบริการของบุคคลที่สามมีแผนกจัดซื้อจัดจ้าง บริษัท เหล่านี้รวมถึง บริษัท ที่ต้องการวัตถุดิบในการผลิตผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปเช่น บริษัท ผู้ผลิตหรือผู้ประกอบคอมพิวเตอร์หรือผู้ค้าปลีกเป็นต้น บริษัท ที่ร้องขอการเสนอราคาจะร่างข้อกำหนดของแต่ละการเสนอราคาในเอกสารที่เรียกว่าคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) คำขอสำหรับข้อเสนอจะแสดงขั้นตอนที่ผู้ประมูลต้องปฏิบัติตามเพื่อส่งการเสนอราคา โดยทั่วไปรวมถึงราคาที่ผู้จัดหาจะจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการและเวลาที่จะจัดส่ง
โดยทั่วไปการติดตั้งของรัฐบาลจะใช้ระบบการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อรับการเสนอราคาที่ยุติธรรมหลายประการสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการใด ๆ ที่พวกเขาต้องการ นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีความไม่เหมาะสมเกิดขึ้นในรางวัลของสัญญาใด ๆ ตัวอย่างเช่น United States General Service Administration (GSA) มีหลายแผนกที่ใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้าง GSA มีเว็บไซต์ที่แสดงรายการโอกาสในการติดต่อทั้งหมดและคำแนะนำการเสนอราคาที่เกี่ยวข้อง
ระบบการจัดซื้อจัดจ้างส่วนใหญ่เรียกร้องให้ผู้ชนะราคาต่ำสุด อย่างไรก็ตามบางระบบขึ้นอยู่กับการรวมกันของตัวแปรเช่นเวลาของการส่งมอบโอกาสในการเริ่มต้นของซัพพลายเออร์และเครดิตของซัพพลายเออร์ ในการส่งการเสนอราคาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพจะต้องลงทะเบียนกับ บริษัท ที่ร้องขอข้อเสนอการเสนอราคาและเตรียมการเสนอราคาตามกฎและแนวทางเฉพาะของสัญญา
ผู้ชนะการประมูลจะได้รับแจ้งจากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อและได้รับสัญญาอย่างเป็นทางการ ซัพพลายเออร์จะได้รับเวลาที่แน่นอนในการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ หากผลิตภัณฑ์หรือบริการไม่สามารถส่งมอบตรงเวลาผู้ติดต่ออาจถูกประกาศเป็นโมฆะและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มต้นขึ้นอีกครั้ง ผู้จัดหาที่ไม่สามารถส่งมอบตรงเวลามักจะถูกตัดสิทธิ์จากการส่งการเสนอราคาเพิ่มเติมในสัญญาเดียวกัน
