คำว่าการจัดหาธุรกิจใช้เพื่ออธิบายกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าและบริการสำหรับองค์กรธุรกิจ การจัดซื้อหรือการจัดซื้อเป็นหน้าที่การบริหารที่สำคัญซึ่งใช้การลดต้นทุนและเทคนิคการวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวเพื่อจัดการต้นทุนขาออก สาขาการจัดหาธุรกิจมีจุดสนใจหลักสามประการ: การประมูลการจัดการผู้ขายและการจัดซื้อเชิงกลยุทธ์
ผู้ที่ทำงานในการจัดซื้อจัดจ้างธุรกิจเป็นที่รู้จักในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหา การจัดซื้อมีอยู่สามตำแหน่งงานหลัก: ผู้ซื้อเจ้าหน้าที่จัดซื้อและผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ผู้ซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการการซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ที่เลือก เจ้าหน้าที่จัดซื้อจะจัดการกระบวนการประมูลและการคัดเลือกผู้ขาย ความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อคือการดำเนินงานโดยรวมของแผนกและการเจรจากับซัพพลายเออร์มูลค่าดอลลาร์ขนาดใหญ่
การประกวดราคาเป็นกระบวนการของการเชิญซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพเพื่อตรวจสอบเอกสารข้อกำหนดอย่างละเอียดและส่งการเสนอราคาสำหรับธุรกิจ เอกสารข้อกำหนดประกอบด้วยมูลค่าเงินดอลลาร์และความยาวของสัญญาประเภทของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องการข้อกำหนดด้านคุณภาพและข้อกำหนดของสัญญา คดีแพ่งจำนวนมากขึ้นอยู่กับข้อบกพร่องหรือความลำเอียงที่รับรู้ในกระบวนการประมูล การปฏิบัติตามกระบวนการทางธุรกิจที่เหมาะสมและการสร้างความมั่นใจว่าการประกวดราคาอย่างยุติธรรมและโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญมาก
มีสามเงื่อนไขที่ใช้กันทั่วไปในการจัดหาธุรกิจ: คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) คำขอข้อมูล (RFI) และคำขอใบเสนอราคา (RFQ) ประเภทของการตอบสนองที่ต้องการถูกระบุไว้ในเนื้อความของเอกสารพร้อมกับวันที่และข้อมูลการติดต่อ ทั้งสามคำนี้ใช้เพื่ออธิบายกระบวนการเมื่อผู้ขายได้รับเชิญให้ตอบสนองหรือมีการโพสต์ข้อกำหนดบนเว็บไซต์สาธารณะหรือเครื่องมือจัดซื้อจัดจ้างซึ่งทำให้ซัพพลายเออร์ที่หลากหลายสามารถตอบสนองได้ วันที่มีความสำคัญมากในกระบวนการนี้และการละเว้นกำหนดเวลาหรือขาดหายไปจะไม่รวมการตอบสนองจากการพิจารณา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับใบเสร็จรับเงินพร้อมประทับเวลาและวันที่เพื่อระบุว่าเอกสารได้รับจากแผนกจัดซื้อเมื่อใดเพื่อหลีกเลี่ยงการยกเว้น
การจัดการผู้ขายรวมถึงการทำให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามสัญญาโดยทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการบริการและการแก้ไขข้อพิพาทรวมถึงการจัดการการชำระเงินหรือคำสั่งใด ๆ แม้ว่าความพยายามจะมุ่งเน้นไปที่การประมูลครั้งแรกและการเขียนสัญญาการจัดการผู้ขายเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ได้รับการประหยัดจริง การจัดการที่มีประสิทธิภาพส่งผลให้ต้นทุนการดำเนินงานลดลงบริการที่มีประสิทธิภาพและสถานะการเจรจาต่อรองที่แข็งแกร่งในระหว่างการเจรจารอบถัดไป
การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์เป็นกระบวนการของการจัดซื้อตามแผน ในองค์กรทั่วไปแต่ละแผนกจะส่งการจัดซื้อตามแผนของปีสำหรับงบประมาณหรือแผนกจัดซื้อ พนักงานมองหาสิ่งร่วมหรือโอกาสในการรวมผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน การซื้อที่มีขนาดเล็กเหล่านี้สามารถนำมาประมูลได้ทำให้ซัพพลายเออร์หลายรายมีโอกาสในการจัดหาสินค้าและบริการเหล่านี้ โดยรวมแล้วกระบวนการนี้ส่งผลให้ต้นทุนการจัดซื้อต่อองค์กรลดลง
