การถอดความธุรกิจเป็นเอกสารที่ให้บันทึกถาวรของสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมทางธุรกิจบางประเภท หลาย บริษัท ต้องการการถอดความแบบนี้สำหรับการประชุมที่หลากหลายรวมถึงนักลงทุนสัมพันธ์หรือการประชุมรายได้หรือเป็นบันทึกของเหตุการณ์ในการประชุมคณะกรรมการหรือกรรมการ สิ่งที่แยกออกจากการบันทึกทางธุรกิจจากรูปแบบอื่น ๆ ของการบันทึกถาวรคือรายละเอียดมักจะอยู่ในรูปแบบของการท่องคำต่อคำของสิ่งที่ถูกกล่าวในที่ประชุมเมื่อเทียบกับการเก็บนาทีที่ย่อและสรุปเหตุการณ์เป็นหลัก
การใช้การถอดความทางธุรกิจพบได้กับการประชุมที่จัดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงการประชุมแบบเห็นหน้าในสถานที่จริงรวมถึงการประชุมที่จัดขึ้นโดยการประชุมทางไกลหรือแม้แต่การประชุมผ่านเว็บ ในทศวรรษที่ผ่านมา transcriptionists ที่ได้รับการฝึกฝนให้ใช้ชวเลขมักจะเตรียมสำเนาของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมเขียนจากนั้นใช้บันทึกย่อเพื่อเตรียมการถอดความแบบเต็มในภายหลัง เมื่อไม่นานมานี้วิธีดังกล่าวต้องการการบันทึกเสียงของเหตุการณ์แล้วใช้การบันทึกนั้นเพื่อเตรียมการถอดความทางธุรกิจที่พิมพ์
นอกเหนือจากการใช้การถอดความทางธุรกิจสำหรับการประชุมระดับสูงพวกเขายังมีประโยชน์ในการสร้างบันทึกถาวรอย่างละเอียดสำหรับกิจกรรมอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการฝ่ายขายในระดับประเทศหรือภูมิภาคอาจเลือกสั่งซื้อใบแสดงผลการประชุมประจำสัปดาห์หรือรายเดือนที่ดำเนินการกับพนักงานขายอื่น ๆ ภายในองค์กร ในทำนองเดียวกันการเตรียมธุรกรรมทางธุรกิจสำหรับการประชุมที่จัดขึ้นโดยสมาชิกของคณะกรรมการโครงการสามารถช่วยในการสร้างบันทึกถาวรของสิ่งที่ถูกกล่าวถึงในการประชุมและในบริบทใด
ในขณะที่หลาย ๆ บริษัท จัดการกระบวนการถอดความทางธุรกิจภายใน แต่ก็เป็นไปได้ที่จะใช้ประโยชน์จากบริการถอดความอิสระเพื่อจัดการกระบวนการ บริษัท โทรคมนาคมหลายแห่งที่ให้บริการการประชุมทางเสียงและทางเว็บยังมีบริการประเภทนี้ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจัดทำขึ้นจากการบันทึกเสียงของการประชุมจากนั้นส่งต่อไปยังผู้ติดต่อที่สำคัญภายในองค์กรของลูกค้า ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะส่งการถอดความในหนึ่งในหลายวิธีที่แตกต่างกันตามความต้องการของลูกค้า การส่งอาจจะอยู่ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แนบมากับอีเมลเอกสารที่โพสต์บนเว็บไซต์ที่ปลอดภัยสำหรับการดึงโดยบุคคลที่มีสิทธิ์ที่ถูกต้องหรือแม้กระทั่งการเตรียมและส่งต่อ CD-R ที่มีไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
ความสำคัญของการถอดความธุรกิจไม่สามารถคุยโวได้ เนื่องจากการถอดเสียงจะมีรายละเอียดที่สมบูรณ์เกี่ยวกับผู้ที่กล่าวว่าในการประชุมรายละเอียดมักจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการสร้างบริบทสำหรับการแถลง สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อใช้การถอดเสียงเพื่อแก้ไขปัญหาที่มีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจรวมถึงประเด็นทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นในบางช่วงหลังจากการประชุมเกิดขึ้น
