มีปัจจัยหลายอย่างที่ส่งผลต่อการสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดีจากวิธีการใช้สื่อที่ใช้ ลักษณะการสื่อสารที่อาจก่อให้เกิดปัญหาในการทำงาน ได้แก่ ความล้มเหลวในการสื่อสารทั้งหมดการโต้ตอบที่สับสนและการสนทนาทางอารมณ์ โดยรวมแล้วการสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดีเป็นวิธีการใด ๆ ในการโต้ตอบที่เป็นอันตรายต่อ บริษัท และพนักงานและป้องกันไม่ให้พนักงานบรรลุเป้าหมายขององค์กร
การสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดีมักเกิดจากความล้มเหลวในการส่งข้อความตั้งแต่แรก เมื่อพนักงานไม่ได้รับแจ้งรายละเอียดที่ต้องการเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องก็จะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจของ บริษัท ในบางกรณีการสื่อสารที่ไม่ดีอาจเป็นปัญหาด้านความปลอดภัย ขอแนะนำให้มีระบบในสถานที่สำหรับการส่งข้อความสำคัญไปยังผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงการใช้วิธีการสื่อสารที่ถูกต้องส่งข้อความในเวลาที่เหมาะสมและทำให้มั่นใจได้ว่ามีความชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการสื่อสารข้อมูลประเภทใด
การไม่รู้ว่าจะแบ่งปันข้อมูลเมื่อใดหรืออะไรที่เหมาะสมในการแบ่งปันอาจนำไปสู่การสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดี ในขณะที่บางครั้งมันอาจต่อต้านเพื่อเปิดเผยรายละเอียดมากเกินไปเกี่ยวกับภาวะเศรษฐกิจตกต่ำการปลดพนักงานหรือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญใน บริษัท ความลับมากเกินไปสามารถสร้างบรรยากาศของความไม่ไว้วางใจ การเปิดเผยข้อมูลมากพอที่จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นห่วงในขณะที่การปกป้องข้อมูลที่ต้องเก็บเป็นความลับมักจะเป็นการประนีประนอมที่ยอมรับได้
การแทรกแซงที่มากเกินไปในการทำงานของผู้อื่นอาจเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดี การแตะฐานบ่อยเกินไปอาจส่งผลต่อผลผลิตโดยเสียเวลาในการสนทนาที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังสามารถทำให้เพื่อนร่วมงานรู้สึกว่าพวกเขาไม่เชื่อถือในการจัดการความรับผิดชอบของตน การกำหนดเวลาการประชุมปกติหรือการเช็คอินสั้น ๆ สามารถช่วยจัดการความถี่ของการสื่อสารในขณะที่มั่นใจว่าพนักงานมีการโต้ตอบอย่างเพียงพอเช่นกัน
การใช้สื่อที่ไม่ถูกต้องในการเชื่อมต่อเป็นอีกด้านหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจที่ไม่ดี ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมลโทรศัพท์หรือการสนทนาแบบตัวต่อตัวประสิทธิภาพของข้อความมักขึ้นอยู่กับวิธีการส่งข้อความ ตัวอย่างเช่นคำขอขนาดเล็กที่ไม่คำนึงถึงเวลาอาจได้รับการจัดการที่ดีที่สุดกับอีเมล แต่โดยทั่วไปจะไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมในการจัดการกับข้อขัดแย้งหรือคำขอที่มีรายละเอียดมาก มันจะมีประโยชน์ที่จะมีนโยบายของ บริษัท ที่ครอบคลุมพื้นฐานของการใช้สื่อที่แตกต่างกันเหล่านี้ แต่วิธีที่ได้ผลมากที่สุดคือการได้รับความเข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมของ บริษัท และปรับให้เข้ากับรูปแบบนั้น
