การลดข้อมูลเป็นคำที่ใช้กับแนวปฏิบัติทางธุรกิจในการเก็บรวบรวมวิเคราะห์และเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมหาศาลให้เป็นชุดของรายงานสรุป แนวคิดที่อยู่เบื้องหลังกระบวนการลดข้อมูลคือการจัดให้มีรูปแบบที่เรียบง่าย แต่ค่อนข้างง่ายซึ่งสามารถนำไปใช้กับความสะดวกในการตั้งค่าทางธุรกิจ อาจมีการใช้วิธีการที่แตกต่างกันหลายวิธีด้วยการเลือกเทคนิคการลดข้อมูลและระบบขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูลและวิธีการจัดทำรายงานสรุปเหล่านั้นจำเป็นต้องจัดโครงสร้างเพื่อให้สามารถนำเสนอข้อมูลแบบเต็มและครอบคลุมได้
หนึ่งในภารกิจหลักในความพยายามในการลดข้อมูลทุกประเภทคือองค์กรของข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมเพื่อวัตถุประสงค์ บางครั้งส่วนนี้ของกระบวนการมุ่งเน้นไปที่การจัดเรียงลำดับของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดลำดับความสำคัญในลักษณะที่สอดคล้องกันโดยใช้เกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างดีเพื่อช่วยในกิจกรรม ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่เกี่ยวข้องมันไม่แปลกที่จะรวมการปัดเศษของตัวเลขบางอย่างเพื่อให้ข้อมูลง่ายขึ้นในการทำงานในระหว่างการสรุป ในที่สุดการจัดเรียงข้อมูลลงในตารางรายงานเรียงเป็นแนวหรือการติดฉลากหรือการจัดรูปแบบอื่น ๆ อาจมีความจำเป็นเพื่อให้ผู้รับรายงานสามารถติดตามการโลจิสติกส์ของข้อมูลที่ง่ายขึ้นได้อย่างง่ายดาย
ในอดีตกระบวนการของการเข้าถึงข้อมูลที่มีอยู่และจัดลำดับความสำคัญและการจัดระเบียบข้อมูลในรูปแบบที่มีประโยชน์ได้ดำเนินการด้วยตนเอง กระบวนการอาจใช้เวลาเป็นเดือนหรือเป็นปีขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูลที่เกี่ยวข้องและกลุ่มเป้าหมาย ขอบคุณการสร้างแพ็คเกจซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับข้อมูลที่มีรูปแบบหลากหลายทำให้สามารถจัดทำรายงานเป็นวันหรือสัปดาห์ ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่สามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งและช่วยในกระบวนการเรียงลำดับทำให้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้นในการเตรียมข้อมูลที่เรียบง่ายซึ่งมีประโยชน์และเข้าใจง่าย
การใช้วิธีการแก้ไขข้อมูลเพื่อลดความซับซ้อนของข้อมูลสำหรับการนำเสนอลงในรายงานที่อ่านง่ายมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด ระบบลดข้อมูลที่ใช้สามารถช่วยในการจัดทำรายงานประสิทธิภาพและการผลิตที่เป็นประโยชน์ต่อผู้จัดการหรือช่วยฝ่ายขายในการทำความเข้าใจประสิทธิภาพของแคมเปญปัจจุบันหรือขั้นตอนการขายที่ บริษัท ต้องการ การแก้ไขและการเข้ารหัสข้อมูลสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นประโยชน์เมื่อแสดงให้เห็นถึงศักยภาพของการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
