dematerialization เป็นกระบวนการที่ย้ายออกจากการใช้เอกสารทางกายภาพเพื่อเก็บรักษาบันทึกทางการเงิน การทำให้เป็นรูปร่างนั้นใช้เครื่องมือเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อติดตามธุรกรรมทางการเงินทุกประเภท ช่วงของเอกสารที่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยแอพพลิเคชั่นซอฟแวร์นั้นรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่บันทึกการบัญชีพื้นฐานจนถึงใบรับรองสต็อก
หนึ่งในข้อดีที่สำคัญของวิธีการนี้ในการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์คือความต้องการเก็บสำเนางบดุลและเอกสารทางบัญชีอื่น ๆ ไม่มีอยู่อีกต่อไป ต้องขอบคุณเทคโนโลยีการสแกนจึงเป็นไปได้ที่จะทำสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารสนับสนุนที่ให้การอ้างอิงสำหรับรายการโฆษณาในบันทึกการบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ ทุกสิ่งสามารถอยู่ได้อย่างง่ายดายบนฮาร์ดไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ เพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายไฟล์สำรองสามารถทำได้ง่ายและเก็บไว้นอกไซต์
นอกเหนือจากเรคคอร์ดทางบัญชีขั้นพื้นฐานแล้วการทำให้มีวัสดุเป็นส่วนประกอบยังทำให้สามารถยกเลิกการเก็บสต็อคจริงได้ด้วย สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของสต็อคสามารถเก็บถาวรเพื่อเรียกคืนได้ง่าย ในกรณีที่ผู้ถือหุ้นต้องการสำเนาของหุ้นอย่างรวดเร็วพวกเขาสามารถเข้าถึงและส่งโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นอีเมลหรือการส่ง FTP ที่ได้รับการป้องกัน
การทำให้เป็น dematerialization ยังทำให้ผู้ที่ได้รับอนุญาตสามารถทำงานกับเอกสารเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน ด้วยวิธีการทำบัญชีทางกายภาพมักจะเป็นเรื่องยากสำหรับคนสองคนในการทำงานกับหนังสือในครั้งเดียว เมื่อกระบวนการบัญชีเป็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหลายคนสามารถทำหน้าที่แตกต่างกันในเวลาเดียวกัน เป็นไปได้ที่ทีมจะสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่โพสต์การชำระเงินที่ได้รับสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาและจัดทำรายงานที่หลากหลายในเวลาเดียวกัน
ไม่ต้องสงสัยเลยว่ากระบวนการทำให้เป็นรูปธรรมนั้นมีประโยชน์ต่อผู้ใช้หลายวิธี การเก็บบันทึกต้องใช้พื้นที่น้อยกว่ามากสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายจากสถานที่ห่างไกลและช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงบัญชีการบัญชีพร้อมกัน ขณะนี้มีแพคเกจซอฟต์แวร์บัญชีและการเงินฟรีที่อิงกับค่าธรรมเนียมซึ่งสามารถช่วยเหลือ บริษัท หรือองค์กรใด ๆ เพื่อให้ได้สถานะที่เป็น dematerialization อย่างง่ายดาย ในกรณีของซอฟต์แวร์บัญชีนอกจากนี้ยังมีผลิตภัณฑ์ออนไลน์ที่อนุญาตให้บุคคลหรือ บริษัท สร้างชุดหนังสือเสมือน โหลดอย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์สำหรับผลิตภัณฑ์บุคคลที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและทำงานกับบันทึกจากสถานที่ใด ๆ ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่
